Как помогли юристу избавиться от десятков папок на рабочем столе и сократили время работы с документами в 12 раз
В DataDoc обратился юридический консультант, назовем его Евгений, который занимается сопровождением деятельности лизинговой компании. В его работе много шаблонов документов, множество папок с договорами. Евгений отметил, что ему трудно ориентироваться в этом огромном массиве файлов, и он тратит большую часть своего времени на управление документооборотом и проверку заполнения шаблонов.
Сейчас на моем рабочем столе фактически папка в папке с еще одной папкой разных документов под каждый случай. Конечно, это неудобно.
Я ищу что-то, что поможет мне быстро вводить переменные части договоров. В идеале, чтобы данные распространялись на несколько документов для одного контрагента. И при всем этом документы хранились в каком-то удобном для пользования виде, чтобы не я один мог в них легко разобраться.
Мы сразу поняли, что сможем помочь Евгению и автоматизируем ему подготовку документов для работы. Кроме этого, у нас в сервисе есть возможность создавать привычные ему папки.
На тот момент мы еще не знали, что будем полезны Евгению, гораздо больше, чем нам казалось. Рассказываем, как автоматизировали документооборот юридическому консультанту и сэкономили ему время для новых клиентов.
Почему конструктор документов, а не CRM
На первой встрече с нашими клиентами мы всегда узнаем, как уже организован документооборот, какие есть задачи и придумываем с учетом запроса архитектуру автоматизации документооборота.
Изначально Евгений искал решение среди популярных CRM-платформ. Он сходил на несколько встреч и понял, что ни одно программное обеспечение не решает все его задачи. Проблема заключалась в несовпадении приоритетов: CRM-системы ориентированы на контроль продаж, а Евгению было нужна автоматизация процессов работы с документацией. Ему была нужна не CRM, а полноценный конструктор документов, способный полностью заменить ручное заполнение шаблонов.
Юристу был нужен инструмент для упрощения документооборота:
Я работаю с разными документами. Конечно главное в работе компаний — это договоры. Но, есть еще досудебные претензии и судебные иски, и их тоже немало. Ни один сервис так или иначе, не удовлетворяет работу с таким родом документов.
Евгений понял, что лучшим решением для него будет конструктор деловых бумаг. Так он сможет самостоятельно все настроить, расставить в шаблоне переменные для удобного и быстрого формирования на его основе итоговых документов.
В DataDoc юрист сможет настроить все необходимые шаблоны любых документов и автоматизировать каждый вид по разработанной ему удобной форме самостоятельно.
А мы с юристами в части формирования документов никогда не спорим, наша задача упростить специалистам всю рутинную работу и свести операционную деятельность к минимуму.
Конструктор документов и свободное пользование
Обычно специалисты DataDoc помогают перенести и настроить шаблоны клиентов в аккаунте. Для этого достаточно просто отправить шаблон менеджеру DataDoc или загрузить сразу его после регистрации. Но Евгений хотел делать все сам, ему важно экономить время на коммуникациях со сторонними специалистами.
Такая возможность у нас тоже есть. В конструкторе DataDoc все интуитивно понятно, и мы готовы обучить формированию документов буквально за 15 минут. А если помощь все-таки понадобится, то нашему клиенту всегда доступна опция перенести и настроить в системе новые шаблоны силами отдела внедрения сервиса абсолютно бесплатно на любом из тарифов.
Формируем рабочее пространство в DataDoc:
Шаг 1. Евгений создал аккаунт в DataDoc, это заняло меньше одной минуты и рабочее пространство под все его задачи с документами с этого момента уже готово к работе.
Шаг 2: Далее он единожды настроил необходимые шаблоны сам, а после неограниченное количество раз создает на их основе документы. Покажем на примере бухгалтерской справки по приобретению транспортного средства.
Для того, чтобы создать документ достаточно заполнить поля в форме и данные автоматически скопируются в нужном формате.
Для ускорения процесса заполнения в форме есть “умные переменные”. Они подсказывают пользователю или заполняют поля автоматически на основе уже введенных данных:
Ограничители для корректного ввода данных. Каждое поле определенного типа и при их заполнении, форма просто не даст совершить ошибки. Например, при заполнении поля “email” вы не забудете @, а в номере телефона точно укажите все цифры.
Подсказки и выпадающие списки. DataDoc интегрирован с внешними справочниками, а также имеет собственные базы. Поэтому вам не придется заполнять вручную полный адрес или наименование органа, выдавшего паспорт. Достаточно будет ввести первые символы и форма предложит перечень выбора с максимальной точностью.
Автозаполнение данных. Можно указать код подразделения, и тогда место выдачи заполняется автоматически, а данные о юридическом лице подтягиваются из ЕГРЮЛ. Аналогично автоматически из справочника заполнятся банковские реквизиты на основе БИК или наименования банка.
В результате: за несколько секунд Евгений ввел необходимые данные для всех документов с конкретным лицом.
Шаг 3: В DataDoc можно создавать собственные переменные при настройке шаблона. В текущем нашем примере переменные данные — это все сведения о транспорте.
Сервис подскажет что требуется ввести, а сами подсказки задаются на этапе настройки шаблона: что вводить, в какие ячейки и в какой форме.
Подобные уникальные части переменных данных в документах можно настроить в DataDoc в любом объеме.
Шаг 5: Евгению нужно сортировать документы по самым разным задачам, и он уже привык работать с папками. В нашем сервисе вообще нет никаких ограничений по количеству папок и документов, поэтому можно выстраивать удобное “дерево” хранения шаблонов, если их много.
В папках лежат настроенные шаблоны. Задача папок структурировать шаблоны, если их много и разграничить доступ, если есть отделы. У Евгения отделов пока нет, но в скором времени у него появится младший юрист в лизинговой компании и ограничение доступа будет кстати.
В личном кабинете также формируется справочник контрагентов. Если вы создали документ с Ивановым Ильей Петровичем, то его данные записались в справочник контрагентов. Далее, при формирование нового документа по шаблону выбираете из карточки данные Иванова Ильи Петровича, и они автоматически подставляются в шаблон.
На выходе вы получаете документы в pdf формате. Прямо из личного кабинета сможете отправлять их в печать и отдавать на подпись.
Евгений, другие компании и DataDoc
Евгений пришел за автоматизацией документов для лизинговой компании, но оказалось у специалиста в юридическом сопровождении есть еще небольшое производство и одно ИП. DataDoc и тут стал спасением для Евгения.
Универсальность сервиса DataDoc позволила ему автоматизировать документы для всех. Евгений создал под каждый проект отдельную папку и использует одно рабочее пространство для сопровождения сразу нескольких юридических лиц.
Для формирования конкретного документа потребуется лишь выбрать нужный шаблон и контрагента. На создание бухгалтерской справки из нашего примера при таком способе уходит менее 3 секунд, так как данные уже есть в справочнике. А если контрагент новый, можно легко создать с ним документ. С помощью умных переменных и вопросно-ответной формы создания вы потратите не более 30 секунд. При этом сам контрагент автоматически добавится в справочник.
DataDoc и промежуточные результаты
Кейс Евгения о том, как DataDoc упрощает документооборот юристам и бухгалтерам вне зависимости в какой сфере они работают и сколько сопровождают юридических лиц. На каждом созданном документе с помощью автоматизированных шаблонов Евгений экономил время. При этом не терял структуру документооборота и не нарушал упорядоченность всех документов.
В средних цифрах нам удалось высвободить время юриста из операционной деятельности и сократить время на рутинное заполнение документов в 12 раз.
Благодаря DataDoc Евгений смог быстро ввести в курс дела нового сотрудника — младшего юриста, и передать ему часть обязательств по формированию шаблонных документов в лизинговой компании в его руки. А на себя брал задачи с нешаблонными решениями.
С конструктором DataDoc специалисты, юристы, бухгалтера, собственники малого и среднего бизнеса и другие пользователи конструктора, перестают тратить рабочее время на рутинную работу заполнения бумажек. А качество формирования документов при этом станет только безупречным.
Евгений добавил в форму четвёртое юридическое лицо, а значит появилась возможность взять на сопровождение еще одну компанию.
Ознакомьтесь с тарифами и попробуйте бесплатно конструктор умных документов в работе↴
Попробуйте DataDoc
Зарегистрируйтесь в DataDoc, и мы бесплатно настроим ваши шаблоны в сервисе на 7 дней. Протестируйте конструктор умных документов на своих реальных рабочих задачах.
Реклама: ООО «УМНЫЕ ДОКУМЕНТЫ», ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFHhi1PX
Комментарии
2Половиеа статьи описание, что думал ЕВГЕНИЙ. ЕСТЬ ДР РАБОЧИЕ ИНСТРУМЕНТЫ, В 1С КОМПЛЕКСНАЯ, ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ПРОДАЖНИКАМИ, С 2000ГГ
Вы правы, другие инструменты правда есть.
В вашем примере 1С действительно очень удобен штатным продажникам, особенно, если компания крупная.
Но Евгений - юрист, работает в нескольких небольших компаниях. У него просто другой тип запроса, ему была нужна автоматизация документооборота для своего удобства.
И такую задачу конструктор документов DataDoc решает также для бухгалтеров на аутсорсинге, собственников малого и среднего бизнеса, внештатных экспертов, в том числе юридических консультантов.