Внедрение КЭДО: пошаговая инструкция в 2025 году

Одного закона, который бы содержал все правила кадрового электронного документооборота, в России нет. Сферу регулирует ряд нормативных актов, принятых в разные годы. Важно ознакомиться с их положениями, чтобы понимать, как внедрить КЭДО без юридических и правовых рисков. 

• Трудовой кодекс, статьи 22.1–22.3. Регулирует использование электронных документов в трудовых отношениях, разрешает работодателю переходить на КЭДО полностью или частично. Обеспечивает защиту интересов работников.

• Закон № 63-ФЗ. Определяет правила применения электронных подписей и их виды.

• Закон № 152-ФЗ. Устанавливает порядок получения согласия сотрудников на обработку и передачу персональных данных, а также требования к их защите.

• Закон № 377-ФЗ. Содержит изменения в ТК и закрепляет возможность использовать КЭДО на постоянной основе. Определяет порядок перехода компаний на электронный документооборот.

• Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Утверждает требования к составу и формату кадровых документов. 

• Постановление Правительства от 01.07.2022 № 1192. Создает техническую и правовую базу для обмена электронными документами через информационные системы и портал «Госуслуги».

Законодательство разрешает вести КЭДО двумя способами: через портал «Работа России» или стороннюю информационную систему, например, HRlink. Совмещение подходов не запрещено. 

Переход на кадровый ЭДО в 2025 году остается добровольным решением организации. Закон не обязывает работодателей отказываться от бумажного документооборота. Но есть вероятность, что в ближайшие годы использование КЭДО станет обязательным. 

Согласно «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», конечная цель государства — полный отказ от бумаги. Чтобы достичь ее, проводятся различные эксперименты. Например, в июне 2025 года Правительство запустило пилотный проект по внедрению единых стандартов элек­трон­но­го до­кумен­тоо­бо­рота для фе­дераль­ных ми­нис­терств и ве­домств. Учас­тие в нем приняли Мин­при­роды, Мин­пром­торг, Мин­циф­ры и ФНС. 

Эксперты отмечают, что КЭДО может стать обязательным для любых организаций с наемными сотрудниками уже в 2027–2030 годах. Сейчас вы можете организовать переход комфортно — без спешки и вреда внутренним процессам.

Задать вопрос эксперту по внедрению КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Закон позволяет перевести в электронный формат большинство кадровых документов. Например:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения; 

• приказы;

• заявления сотрудников;

• документы по планированию рабочего времени;

• локальные нормативные акты.

Но есть исключения. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда — документы, которыми нельзя обмениваться электронно. Формально вы можете вести их в КЭДО, но обязательно нужно иметь подписанные бумажные оригиналы.

Бумажный документооборот создает для бизнеса две основные проблемы: финансовую и организационную. Финансовая связана с затратами на печать и доставку. Организационная — с отсутствием прозрачных процессов и высокой нагрузкой на кадровых специалистов. КЭДО решает обе: сокращает расходы и упрощает взаимодействие с HR-службой. 

Компании внедряют КЭДО, чтобы:

1. Снизить нагрузку на HR-службу. КЭДО позволяет автоматизировать почти все кадровые процессы — от приема кандидатов до оформления командировок и отпусков. В результате HR-специалисты тратят меньше времени на рутину и могут сосредоточиться на стратегически важных задачах. Например, Changellenge на 20% снизили нагрузку на HR-отдел и бухгалтерию, внедрив КЭДО HRlink.

2. Ускорить процессы. По подсчетам Минэкономразвития, обработка одного цифрового документа отнимает в 4,8 раза меньше времени, чем бумажного. А внедрение КЭДО повышает скорость бизнес-процессов в среднем в 5 раз. Переход на КЭДО помог «ЭР-Телеком» сократить время на подписание документов с 5 дней до 1 часа.

3. Сократить затраты. Компания со штатом 700 человек и текучестью 15% ежегодно тратит на бумажный документооборот около 1,85 млн рублей. Внедрение КЭДО HRlink составит 655 000 рублей в год, а экономия от использования системы — около 1,2 млн рублей. 

Конкретный кейс — в «ЭР-Телеком» сэкономили более 52 миллионов рублей после перевода кадровых процессов в электронный формат. Вы можете рассчитать точную выгоду для своей компании с помощью калькулятора в Telegram-боте.

4. Упростить контроль за подписанием документов. При работе с бумажными документами кадровым специалистам приходится постоянно бегать за сотрудниками и напоминать им о необходимости подписания. В КЭДО этот процесс автоматизирован. Система показывает статусы — «Подписан», «На согласовании», «Ожидает подписи». HR может узнать, на ком завис документ, и отправить напоминание. 

1. Удобство для команды. Сотрудники могут подписывать документы онлайн — с телефона или компьютера. Это особенно ценно для компаний с распределенной структурой и гибридным форматом работы. 

Без КЭДО оформление одного документа у сотрудника занимает около 2 часов с учетом поездки в офис. Это время выпадает из рабочего дня, что негативно сказывается на продуктивности. С HRlink весь процесс занимает не больше 2 минут — работник может поставить подпись прямо с телефона, находясь в любом месте. Сотрудники клиентов HRlink подписывают 75% документов в день отправки.

2. Уменьшение ошибок. В бумажных документах могут встречаться опечатки и другие неточности. Иногда сотрудники ошибаются в процессе подписания. Приходится повторно распечатывать документы и многократно все перепроверять.

В HRlink есть готовые шаблоны документов и заявлений, данные сотрудников подставляются автоматически, поэтому ошибиться невозможно. Во время подписания система подсказывает сотруднику, что делать. Он не может поставить подпись не там или пропустить ее. А электронный документ не уйдет в архив, пока не будет подписан. 

3. Быстрое согласование. Когда согласование документов состоит из нескольких этапов и включает разных участников, кадровому специалисту приходится вручную контролировать каждый шаг. С КЭДО он может создать гибкий маршрут и добавить в него всех согласующих. Документ будет автоматически двигаться по цепочке. А кадровый специалист всегда сможет проверить в системе его статус и при необходимости отправить напоминание о подписании. 

В HRlink доступны гибкие маршруты документов и заявлений, которые позволяют автоматизировать подписание несколькими согласующими. Кадровые специалисты могут самостоятельно создавать и редактировать маршруты под процессы компании. 

4. Документы всегда под рукой. Все кадровые файлы хранятся в защищенной системе. HR-специалист может быстро найти нужный документ. Например, в HRlink есть удобные фильтры, которые упрощают поиск. Для повышения безопасности доступ к документам можно разграничить: HR видит весь архив, руководитель — только документы своего подразделения, сотрудник — свой личный комплект.

Сотрудники устраиваются на работу, ходят в отпуска, переводятся в другие отделы или увольняются. Каждое действие имеет регламент и сопровождается подготовкой документов. КЭДО делает этот процесс простым и прозрачным. Рассмотрим, как все работает на примере планирования отпусков в HRlink.

Сотрудник переходит в раздел «График отпусков» и нажимает на кнопку «Мой отпуск».

В открывшемся окне нажимает кнопку «Добавить отпуск» и указывает период отсутствия во встроенном календаре. 

После распределения всех дней основного и дополнительного отпуска нажимает «Сохранить».

Процесс полностью автоматизирован. Сотруднику не нужно посещать отдел кадров, а HR-специалисту — отвлекаться от своих задач, чтобы разобраться с бумажными заявлениями. 

Подготовительная работа помогает сделать переход на КЭДО бесшовным и управляемым. 

1. Решите, какие процессы переводить в электронный формат. Переходить на кадровый электронный документооборот удобно поэтапно. Можно начать с оцифровки самых трудоемких процессов: найма, оформления отпусков, подачи заявлений. 

Перенос массовых документов позволит быстро увидеть результат: меньше бумаги, меньше ошибок, быстрее согласования. Когда сотрудники привыкнут к новому формату, можно подключать более сложные процессы.

2. Оцените затраты на внедрение и выгоду от перехода. В большинстве случаев бизнесу выгоднее перейти с бумажного документооборота на систему КЭДО. Но бывают исключения. Прежде чем запускать проект, важно просчитать экономический эффект. Для этого определите текущие затраты на ведение бумажного кадрового документооборота. А затем — потенциальные расходы на внедрение КЭДО. 

Стоимость КЭДО складывается из лицензии кадрового специалиста и лицензий сотрудников. Некоторые компании берут дополнительную плату за внедрение и последующее сопровождение — в HRlink это бесплатно. 

3. Проанализируйте техническую инфраструктуру. Определите системы, которые используются в компании. Важно, чтобы платформа КЭДО поддерживала с ними интеграции. 

4. Поймите, какие возможности КЭДО вам важны. Изучите решения, которые представлены на рынке, и сравните их по функциональности и удобству интерфейса. Можете воспользоваться чек-листом проверки вендоров, где собраны ключевые характеристики, на которые важно обратить внимание.

Получить чек-лист проверки вендоров

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Такой подход позволит оценить, действительно ли КЭДО нужен вашей организации. А также выбрать решение, которое будет помогать кадровым специалистам. 

1. Сформируйте рабочую группу. Назначьте ответственного за проект — кто будет курировать внедрение и взаимодействовать с командой поставщика КЭДО. Определите остальных участников рабочей группы. В нее можно включить представителей HR, IT, службы безопасности и других отделов. 

2. Составьте дорожную карту. Разбейте внедрение на этапы и определите ответственных. Укажите сроки реализации и оформите информацию в виде графика. Так удобнее отслеживать прогресс.

3. Проведите аудит кадровых процессов. Составьте список всех кадровых документов и отметьте, какие из них используются чаще всего, например, заявления на отпуск. Оцените узкие места — где документы теряются, дублируются или согласование занимает слишком много времени. Аудит поможет составить карту кадровых процессов и выбрать приоритетные документы для перехода в КЭДО. Это позволит внедрять систему постепенно и без сбоев.

4. Протестируйте решение на пилотной группе. Если в компании больше тысячи сотрудников, внедрение КЭДО начинают с лояльной части команды. А уже затем масштабируют на всех. Такой подход помогает выявить и устранить узкие места. 

5. Проведите обучение. Любые изменения в работе вызывают стресс, поэтому важно заранее подготовить команды и объяснить, как пользоваться новым инструментом.

6. Масштабируйте систему. По окончании пилотного проекта начинайте массово приглашать сотрудников в систему КЭДО. Первое время у них могут возникать технические вопросы, поэтому важно предоставить им контакты службы поддержки. В HRlink за каждым клиентом закрепляется личный менеджер, который помогает быстро решать любые сложности.

Согласно статье 22.1 ТК, работодатель может вести кадровый электронный документооборот с работником только с его согласия. Без согласия электронные приказы и заявления не будут иметь юридической силы. А работник сможет оспорить любые действия работодателя.

Однако существуют случаи, когда можно обойтись без согласия:

• у сотрудника отсутствует трудовой стаж до 31 декабря 2021 года;

• сотрудник устраивается на дистанционную работу.

Получить гайд о подготовке документов к переходу на КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Скачать гайд

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Чтобы подписывать документы онлайн, сотрудникам требуются электронные подписи. Обеспечить ими команду — задача работодателя. 

• Простая электронная подпись — самый доступный способ подтверждения личности. Подпись формируется с помощью логина и пароля, кода из СМС, push-уведомления или подтверждения в личном кабинете сотрудника. 

Пример использования: кадровый специалист отправляет кандидату на подписание согласие на обработку персональных данных с помощью простой электронной подписи. Это можно сделать через Start Link — сервис онлайн-трудоустройства. 

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая создается с использованием криптографических средств. Подходит для большинства внутренних документов компании. Позволяет идентифицировать подписанта и защищает бумаги от фальсификации.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись — это самый надежный вид подписи, который создается с использованием криптографических средств и сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно 63-ФЗ, КЭП приравнена к собственноручной подписи. Обычно ее используют руководители. 

Не все в команде могут позитивно отреагировать на внедрение КЭДО. Заставить работников дать согласие — нельзя. Переводить в электронный формат только лояльную часть коллектива — невыгодно. Полноценной оптимизации не получится, а у кадрового специалиста в перспективе начнет дергаться глаз.

Важно убедить сотрудников перейти на КЭДО. Для этого нужно понимать их страхи и отрабатывать возражения. А также объяснять изменения не с позиции «так надо», а через личную пользу для них. Например, с помощью системы КЭДО они смогут быстро заказать нужную справку или отправить заявление на отпуск на согласование. Больше не придется тратить личное время и силы на посещение отдела кадров.

Получить гайд о том, как преодолеть сопротивления возрастных сотрудников

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Скачать гайд

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Продолжительность внедрения зависит от:

• Размера компании. Чем больше в организации подразделений и сотрудников, тем дольше длится настройка сервиса и обучение.

• Сложности бизнес-процессов. Если они включают множество согласований, потребуется больше времени на их анализ и перевод в цифровой формат.

• Интеграций. Сроки увеличиваются, если необходима сложная интеграция с учетными системами.

Небольшие компании со 100 сотрудниками обычно закладывают на переход около трех месяцев. В практике HRlink больше чем в 50% случаев проект завершался раньше запланированного срока. Например, интернет-издание «Лайфхакер» перевело 130 сотрудников на КЭДО всего за две недели. В организациях численностью до 8000 человек внедрение КЭДО занимает в среднем шесть–восемь месяцев. В крупных компаниях до 20 000 сотрудников процесс может длиться до года. Но иногда получается и быстрее. Например, «ЭР-Телеком» справились за полгода.

Если у вас есть вопросы по внедрению, команда HRlink готова оперативно подключиться. Мы поможем оценить выгоду от перехода, подготовим аргументы для защиты проекта перед руководителем и многое другое.

Задать вопрос эксперту по внедрению КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFGTARKe