Как правильно сотрудничать с иностранными исполнителями: оформление, документы и выплаты

Сотрудничество с иностранцами помогает бизнесу справляться с нехваткой рабочей силы и привлекать специалистов с уникальным опытом. Российское законодательство не запрещает такой формат работы: его порядок закреплен, например, в законе №115-ФЗ от 25.07.2002 «О правовом положении иностранных граждан в РФ» (далее — закон 115-ФЗ). Однако онбординг мигрантов и организация выплат требуют соблюдения дополнительных правил, связанных с миграционным и валютным контролем. В случае нарушений компанию могут ждать крупные штрафы — вплоть до 1 млн руб. за каждого исполнителя или приостановление деятельности до 90 суток (ст. 18.15 КоАП).

Заказчики, которые работают с иностранными гражданами, обязаны уплачивать за них НДФЛ. Нерезидент берет налог на себя только в отдельных случаях, например когда его конечным заказчиком выступает физлицо, с которым и заключен договор. Размер налога и другие условия сотрудничества с иностранцами могут различаться в зависимости от их гражданства и времени, которое мигранты проводят в России.

Если иностранец находится в России не менее 183 дней в течение 12 следующих друг за другом месяцев, он признается налоговым резидентом (п. 2 ст. 207 НК) и должен платить со всех полученных доходов НДФЛ по прогрессивной шкале:

• 13% — с дохода до 2,4 млн руб.;

• 15% — в пределах 2,4–5 млн руб.;

• 18% — в пределах 5–20 млн руб.;

• 20% — в пределах 20–50 млн руб.;

• 22% — на доход, превышающий 50 млн руб.

Нерезиденты, проводящие в стране меньше 183 дней, платят НДФЛ только с дохода, полученного в России. Обычно налог составляет 13–22%, но к нему может добавляться дополнительная фиксированная сумма (п. 3, п. 3.1 ст. 224 НК). Ряд доходов нерезидентов облагается по ставке 30%. Ее точный размер зависит от величины и вида дохода.

Для посещения России большинству иностранцев необходима виза, исключение составляют граждане стран ЕАЭС (Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении), а также Азербайджана, Абхазии, Южной Осетии, Молдовы, Таджикистана, Украины и Узбекистана. Однако срок пребывания в стране ограничен даже для «безвизовых» гостей. Как правило, он составляет не более 90 дней в год, однако может быть продлен на срок действия разрешения на работу (п. 1, п. 5 ст. 5 закона 115-ФЗ).

Компания может привлечь к внештатной работе иностранного исполнителя в одном из трех форматов:

• По договору ГПХ. Закон не ограничивает сотрудничество с иностранцами, не получившими никакого специального статуса.

• В роли самозанятого. Получить этот статус могут граждане стран ЕАЭС и Украины. Сотрудничать с самозанятым-иностранцем удобно по краткосрочным и разовым проектам. Важно учитывать, что для таких исполнителей существует ограничение по видам деятельности. Например, самозанятый не может оказывать адвокатские услуги и торговать подакцизными товарами. Ограничение по доходу в год — 2,4 млн руб.

• В качестве ИП. Иностранцев-предпринимателей удобно привлекать для масштабных долгосрочных проектов: этот статус подразумевает больше возможностей по видам деятельности и сумме гонораров.

Подробности о разных форматах сотрудничества с иностранцем собрали в таблице:

Массовые выплаты физическим лицам

Безналичные расчеты и электронный документооборот с исполнителями

Подключиться

Не все иностранные граждане могут работать в России. Чтобы законно вести трудовую деятельность, потребуется один из перечисленных документов:

• Разрешение на работу. Необходимо иностранцу, приехавшему в Россию по визе.

• Патент. Нужен исполнителям, прибывшим в безвизовом порядке не из стран ЕАЭС. Например, гражданам Абхазии, Азербайджана, Молдовы, Таджикистана и Узбекистана.

• Разрешение на временное проживание (РВП). Выдается на срок до трех лет и позволяет иностранцу вести трудовую деятельность в России. При наличии такого документа патент и дополнительное разрешение на работу не нужны.

• Вид на жительство (ВНЖ). С ним иностранец также может жить и работать в России без дополнительных разрешений. Однако нужно ежегодно уведомлять МВД о своем нахождении в стране.

Чтобы получить патент, иностранцу необходимо в течение 30 дней со дня въезда в Россию предоставить в МВД заявление о выдаче патента, паспорт, миграционную карту и другие документы (ст. 13.3 закона 115-ФЗ). Также потребуется внести авансовый платеж по НДФЛ на весь срок его действия — от 1 до 12 месяцев. Сумма будет зависеть от региона. После истечения действия патента его потребуется переоформить на новый срок. 

Доход иностранцев с патентом облагается НДФЛ по прогрессивной ставке (13–22%). Компания, которая работает с иностранцем с патентом, может при удержании НДФЛ учитывать авансовый платеж и вычитать его из суммы налога. 

При этом важно следить за тем, чтобы все иностранцы работали по указанной в патенте специальности и вовремя продлевали документ. В противном случае работодателя могут оштрафовать (ст. 18.15 КоАП):

• Руководителя компании — на 25–50 тыс. руб.

• ИП или организацию — на 250–800 тыс. руб. либо запретить деятельность на срок от 14 до 90 суток.

В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях штрафы выше:

• Для руководителей фирм — 35–70 тыс. руб.

• Для ИП и организаций — 400 тыс. — 1 млн руб. или запрет деятельности на срок от 14 до 90 суток. 

При составлении договора с иностранным исполнителем, следует указать номер патента, дату выдачи и срок действия, а также разрешенный вид деятельности. Например, в разделе «Стороны договора» можно прописать:

Для въезда в Россию гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии потребуется только внутренний или заграничный паспорт. Иностранец, приехавший, чтобы работать, должен встать на учет в течение 30 дней. 

Гражданам ЕАЭС не нужны патент или специальное разрешение на работу в России. Как и россияне, они могут регистрироваться в качестве самозанятых и платить налог на профессиональных доход — 6% при работе с компаниями.

• Загранпаспорт. Иностранцы, которым разрешено пересекать границу с Россией без загранпаспорта, могут предъявить внутренний.

• Право на нахождение в РФ. Выяснить, может ли иностранец находиться в России, можно в ГУВМ МВД или через Госуслуги. 

• Миграционная карта и виза. Проверить визу иностранца, прибывшего в Россию в визовом порядке, можно на сайте МИД. Для подтверждения подлинности миграционной карты потребуется подать заявление в миграционную службу или воспользоваться сервисом «Проверка действительности приглашений на въезд в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства» на сайте МВД.

• Регистрация по месту пребывания. Проверить можно в отделении ГУВМ МВД — лично или по телефону.

• Разрешительные документы. Патент, разрешение на работу, ВНЖ или РВП. Проверка доступна на сайте МВД и Госуслуг.

• ИНН. Следует запросить у будущего сотрудника свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Удостовериться в его действительности можно на сайте ФНС.

• СНИЛС или выписка АДИ-РЕГ. Без них работодатель не сможет отчислять обязательные страховые взносы за сотрудника. Проверить подлинность документов можно через сервис Социального фонда.

Договор с самозанятым иностранцем почти не отличается от того, который компания может заключить с гражданином России. Дополнительно потребуется указать только информацию о патенте или разрешении на работу (при необходимости), а также прописать, что действия сторон согласуются с российским правом и все споры между ними будут решаться по российским законам.

В договоре следует также указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), после получения денег обязан формировать чеки в приложении «Мой налог» и передавать их заказчику. Кроме того, важно прописать, что исполнитель обязан сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого и обязуется не аннулировать чеки. Обозначьте ответственность самозанятого за несвоевременное уведомление о потере статуса и аннулирование чека.

В договоре с самозанятым вне зависимости от его гражданства важно избегать условий, которые могли бы привлечь внимание ФНС. К ним относятся:

• Обязательное рабочее место.

• Конкретные часы работы;.

• Одинаковые услуги в течение всего срока договора.

• Одинаковый размер и периодичность выплат.

• Требование носить форму;.

• Выплаты за процесс, а не за результат оказания услуги.

• Подчинение конкретному руководителю.

• Необходимость использовать материалы, инструменты, оборудование заказчика.

• Обязательное соблюдение требований локальных нормативных документов.

Чтобы снизить риск переквалификации отношений в трудовые, следует отказаться от трудовой лексики в документах. В таблице показываем, на что можно заменить трудовые термины.

Уведомлять МВД нужно о каждом самозанятом иностранце, с которым сотрудничает компания, даже если у него есть патент или ВНЖ. На это отводится три рабочих дня начиная со следующего после подписания договора. При заключении дополнительного соглашения к договору с самозанятым иностранцем уведомлять МВД не требуется, зато при расторжении договора процедуру придется повторить.

Компанию, которая не направила уведомление о заключении или расторжении договора с иностранным гражданином в срок, ждет штраф — 400–800 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 дней. В Москве, Санкт‑Петербурге, Московской и Ленинградской областях максимальный штраф может составить 1 млн руб. (п. 3 ст. 18.15 КоАП).

Максимальный штраф за просрочку уведомления в МВД — 1 млн руб.

Для уведомления МВД следует использовать специальную форму: для заключения и расторжения договора сформированы разные шаблоны. В нем необходимо указать основные данные о компании и сведения об исполнителе, в том числе его паспортные данные, разрешение на работу или патент. Заполненную форму нужно отправить в территориальное отделение МВД — лично, заказным письмом или через «Госуслуги».

Выплачивать вознаграждение самозанятому иностранцу можно на карту российского банка, карту третьего лица или наличными. Исключение составляют валютные нерезиденты, к которым относятся в том числе иностранцы, не имеющие ВНЖ или имеющие его, но проживающие в стране непостоянно. Согласно части 2 статьи 14 закона о валютном регулировании (закон 173-ФЗ), расплачиваться с ними можно только безналично.

Еще одно условие при сотрудничестве с мигрантом: если сумма сделки превышает 200 тыс. руб., в банк нужно отправить копию договора для валютного контроля.

В остальном сотрудничество с самозанятым иностранцем мало отличается от работы с гражданами РФ. Так, после получения каждой выплаты подрядчик должен формировать чек для подтверждения дохода в приложении «Мой налог» и отправлять его заказчику. В противном случае заказчик вправе направить жалобу в ФНС. Если доход самозанятого превысит 2,4 млн руб. в год, статус будет утерян.

Сотрудничество с самозанятыми позволяет компании оптимизировать расходы, активно масштабировать бизнес и быстро находить исполнителей в условиях дефицита кадров, в том числе на сезонные работы. Но возникают и сложности:

• Дополнительный документооборот. Для подписания бумаг приходится приглашать каждого исполнителя в офис. Другой способ — отправлять документы почтой, что увеличивает риск их потери.

• Риски штрафов. Чтобы избежать их, бухгалтеру приходится проверять статусы исполнителей по базам, собирать чеки: хранить их в архиве и отслеживать аннулирования.

• Необходимость быстро проводить массовые выплаты. Платежки проводятся вручную, и чем больше их скапливается — тем выше риск ошибок. 

Решить все эти проблемы помогает Jump.Finance. Документы хранятся в сервисе и подписываются с помощью простой электронной подписи. Там же можно проверить статус и лимит дохода самозанятого исполнителя. Акт выполненных работ формируется автоматически, а после его подписания сервис сразу проводит выплату. Когда средства переведены, Jump.Finance собирает чеки и присылает уведомление в случае их аннулирования. 

Массовые выплаты физическим лицам

Безналичные расчеты и электронный документооборот с исполнителями

Подключиться

Реклама: ООО «Джаст Лук», ИНН 5406678646, erid: 2W5zFJz8HLk