Форма 6-НДФЛ за 2025 год: пошаговая инструкция по заполнению для бухгалтера

Сдача 6-НДФЛ за 2025 год — один из самых ответственных этапов работы бухгалтера в начале 2026 года. ФНС усиливает контроль: новые соотношения, автоматическая аналитика по выплатам, многочисленные запросы пояснений и документов, доначисления при камеральных проверках.

Сделали для вас подробную инструкцию — как заполнить форму 6-НДФЛ с учетом всех изменений в НК РФ и сложных ситуаций: отпускные, больничные, дивиденды, материальная выгода, особенностей при работе с ИП, самозанятыми и ГПХ.

Когда и по какой форме нужно сдать 6-НДФЛ за 2025 год

6-НДФЛ за 2025 год нужно сдавать по форме, утвержденной приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ в редакции от 09.01.2024. Сдать расчет нужно не позднее 25 февраля 2026 года (ст. 230 НК).

В состав отчета входят: титульный лист, раздел 1, раздел 2, справка 2-НДФЛ.

В 6-НДФЛ нужно отразить:

• Зарплату и премии;

• Отпускные, включая выплаты за отпуска, которые оплачены в 2025 году;

• Больничные пособия за счет работодателя, которые оплачены в 2025 году;

• Выплаты при увольнении работников, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.

• Материальную помощь (в общем случае свыше 4 000 руб., при рождении ребенка — свыше 50 000 руб. в год), кроме полностью необлагаемых выплат;

• Стоимость подарков работникам свыше 4 000 руб. в год;

• Вознаграждения физлицам по договорам ГПХ;

• Другие выплаты, облагаемые НДФЛ.

Какие выплаты не нужно отражать в 6-НДФЛ:

• начисленные в течение 2025 года, но начисленные физлицам в 2026 году,

• полностью необлагаемые НДФЛ (например, матпомощь работнику, которая не превысила 4 000 руб. в год, суточные в пределах норм и т. п.);

• налог с которых получатель дохода уплачивает сам (ИП, самозанятые, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы);

• выданные налоговым резидентам иностранных государств, но не облагаемые налогом в России в соответствии с международными соглашениями.

Как заполнить титульный лист 6-НДФЛ за 2025 год

На титульном листе 6-НДФЛ необходимо указать: реквизиты (ИНН, КПП, телефон), номер корректировки, отчетный период, место представления, наименование организации/ИП, код ОКТМО, а также подписант (представитель).

Как заполнить первый раздел 6-НДФЛ: доходы, вычеты и налог

Заполнять необходимо по каждому КБК отдельно:

Как указать доходы в натуральной форме в строках второго раздела

Что важно знать ИП-работодателям об уменьшении налогов на страховые взносы

Индивидуальным предпринимателям, которые составляют отчетность за сотрудников, необходимо принять во внимание, что страховые взносы исчисляются не со всей суммы дохода полученного физическими лицами, а только с подлежащих обложению в соответствии со ст. 422 НК РФ.

База для исчисления страховых взносов и НДФЛ может различаться.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Чтобы заполнить справку 2-НДФЛ правильно, нужно сгруппировать доход в зависимости от ставки налога и КБК.

Под какую ставку определить доход смотрим по перечню

Основные доходы:

• от 2,4 млн рублей в год — 13%;

• от 2,4 до 5 млн рублей в год — 15%;

• от 5 до 20 млн рублей в год — 18%;

• от 20 до 50 млн рублей в год — 20%;

• более 50 млн рублей в год — 22%.

Дивиденды, ценные бумаги, проценты по вкладам, продажа недвижимости:

• до 2,4 млн рублей — 13%;

• свыше 2,4 млн рублей — 15%.

Для доходов, связанных с участием в СВО, районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях:

• до 5 млн рублей в год — 13%;

• свыше 5 млн рублей в год — 15%.

Вычеты указываются во вкладке по конкретному КБК.

Контрольные соотношения для 6-НДФЛ за 2025 год

Система СБИС проводит проверку в соответствии с контрольными соотношениями и показателями предыдущих периодов, начиная с 1 января.

Некоторые контрольные соотношения для 6-НДФЛ:

Между полями 020–024 и 030–032 первого раздела — НДФЛ к возврату не должен быть больше налога, который нужно перечислить. При проверке данного соотношения нужно брать в расчет три месяца отчетного периода.

Между полями «Налоговая база», «Общая сумма дохода» второго раздела и суммы вычетов. Сумма в поле «Налоговая база» второго раздела справки должна быть равна разнице между доходами и вычетами.

Доход во втором разделе справки с суммой всех полей приложения к справке. Должно выполняться контрольное соотношение: поле «Общая сумма дохода» раздела 2 = Сумма всех полей «Сумма дохода» приложения к справке.

Как рассчитывать выплаты для работников и составлять по ним отчетность в 2026 году

С 2026 года изменился размер МРОТ, нужно пересчитать зарплаты и пособия для сотрудников, НДФЛ и страховые взносы, также надо обратить внимание на отчетность для СФР и налоговой — многие формы будут обновлены. Чтобы вы избежали проблем и ошибок в расчетах и начислениях в 2026 году, мы обновили наш курс профпереподготовки «Бухгалтер по зарплате» и добавили самую актуальную информацию налоговой реформы-2026.

Вы научитесь рассчитывать зарплату, отпускные, больничные и налоги, сможете законно оптимизировать налоговую нагрузку, грамотно составлять отчетность, вести учет мигрантов и оформлять согласия на сбор персданных.

После обучения вы получите диплом о профессиональной переподготовке на 256 ак. часов.

Цена курса со скидкой 70%: 9 559 ₽ вместо 31 700 ₽. Осталось 3 места по этой цене.

Записаться

Больше курсов повышения квалификации по акции в каталоге «Клерка».