Как оформить карточку предприятия: правила оформления, образец и бланк

Карточка предприятия — это сведения об организации или ИП. Ее предоставляют в начале делового знакомства, при заключении сделок, для подтверждения добросовестности и в других случаях. 

Карточка — это внутренний документ компании. В учетной политике ее отражать не нужно. Данные из карточки также используют для налоговой и бухгалтерской отчетности.   

В карточке собраны основные сведения о компании: реквизиты, контактные данные, банковская информация, сведения о руководстве и другие данные. 

Призаключении договора, выставлении счета или начале делового сотрудничества партнеры просят предоставить карточку предприятия. Под рукой все необходимые сведения — контрагенты могут внести их в свою учетную систему для быстрой обработки форм и платежей. Из карточки контрагенты могут узнать, применяет ли партнер НДС и какой режим налогообложения использует.

Приподаче сведений в налоговую, СФР или другие государственные органы, организациям часто нужно прикладывать карточку компании. Особенно актуально это при регистрации, смене данных, оформлении пособий или участии в государственных закупках. Карточка сокращает чиновникам время на идентификацию компании и снижает вероятность ошибок. 

Карточка полезна и внутри компании. Ее используют бухгалтерия, отдел кадров, юристы и менеджеры по продажам — как шаблон или справочник. С помощью карточки организации удобно быстро передать реквизиты партнеру, заполнить договор или счет. Карточку часто прикладывают к договорам, используют при подготовке тендерных заявок и в корпоративной переписке. 

Законодательство не обязывает компании обмениваться карточками — это лишь элемент делового этикета. Несмотря на то что предоставление карточки — дело добровольное, она имеет юридическую силу. В ней прописывают важные сведения:

• Ответственные лица ООО или ИП — это косвенно подтверждает, что у этих сотрудников есть право подписывать документы от лица компании.

• Адрес для направления корреспонденции — при доставке документации указанный адрес суды признают надлежащим.

Сам факт предоставления карточки подтверждает намерение контрагента заключить сделку. Предоставление недостоверных сведений может привести к серьезным последствиям.

Карточка выполняет сразу несколько важный функций — структурирует информацию об организации и ускоряет взаимодействие с партнерами. 

Информация в карточке разбита на логические блоки. Строгого шаблона нет — каждая организация может добавлять свои разделы в образец карточки, если считает это необходимым.

• Полное и сокращенное наименование организации. Сокращенное название указывают в том случае, если оно отражено в учредительной документации. 

• Организационно-правовая форма — ООО, ИП.

• Дата регистрации компании.

• ФИО руководителя с указанием должности.

• Контактные данные — адрес электронной почты, номер телефона, официальный сайт.

• Юридический адрес компании.

• Фактический адрес.

• ИНН, КПП, ОГРН.

• Сведения о налоговом режиме — ОСНО, УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН, НПД.

• ОКПО, ОКВЭД, и другие коды из ЕГРЮЛ / ЕГРИП.

• Наименование обслуживающего банка.

• БИК.

• Расчетный и корреспондентский счета.

• КБК.

• ФИО и должность главного бухгалтера.

• Основной и дополнительные коды ОКВЭД.

• Основные направления работы — например, оптовая торговля, IT-услуги, производство.

• Лицензии (указывают строительные организации, ЧОПы, страховые компании, магазины при торговле алкоголем и табаком).

• При необходимости — список ключевых продуктов или услуг.

Карточку можно оформить на листе А4 с печатью и подписью руководителя. В идеале — использовать фирменный бланк организации со штампом, это подчеркнет статус компании и укрепит доверие контрагента.

Скачать шаблон карточки предприятия для ООО.

ИП, как и ООО, оформляют карточку в соответствии с общепринятыми правилами — на фирменном бланке или листе А4. Обязательны печать (при наличии) и подпись собственника. Карточка ИП имеет особенности — например, в ней не нужно отражать КПП (этого реквизита нет у ИП) и имя руководителя (ИП действует самостоятельно).

Скачать шаблон карточки предприятия для ИП.

Некоторые предприятия разрабатывают бланк карточки для своих контрагентов — поставщиков, покупателей, заказчиков, инвесторов. Это не образец карточки, а шаблон с разделами, которые должен заполнить клиент.

Карточка выгодна обеим сторонам:

1. Предприятие разрабатывает бланк в соответствии со своими внутренними стандартами. Все сведения о клиентах оформлены по единой форме.

2. Клиенту не нужно думать, какая информация интересует компанию. Достаточно заполнить разделы в карточке.

Карточку для клиентов используют компании и ИП с большой клиентской базой — например, производители, интернет-магазины, мастерские и т.д. ФНС может запросить информацию о контрагентах, а при расхождении данных — провести выездную проверку. Наличие карты говорит о том, что компания проявила должную осмотрительность.

Карточку обычно подписывает руководитель компании — гендиректор, директор или ИП. Если карточку оформляет и передает другое лицо (бухгалтер, юрист, менеджер), то необходима доверенность, подтверждающая его полномочия. В этом случае в карточке указывают ФИО и должность подписанта, а также данные доверенности.

Стоит отметить, что подписывать карточку необязательно. Но подпись руководителя или уполномоченного лица придаст бумаге статус и укажет на лицо, ответственное за достоверность сведений.

Закон не требует обязательного нотариального заверения карточки предприятия. Но на практике бумагу заверяют подписью руководителя и печатью организации (если она используется), чтобы подтвердить подлинность сведений при передаче карточки третьим лицам — контрагентам, банкам, госструктурам.

Если организация работает без печати, достаточно подписи руководителя или иного уполномоченного лица. В некоторых случаях к карточке прикладывают доверенность, подтверждающую полномочия подписанта.

Карточку запрашивают для уточнения информации о компании и заключения сделок. Запросить карточку могут:

• контрагенты — чтобы внести данные в свою систему и оформлять документацию без ошибок;

• банки — при открытии расчетного счета или предоставлении финансовых услуг;

• государственные органы — при участии в закупках, проверках, аккредитации;

• бухгалтеры и специалисты отдела кадров — при подготовке отчетов, договоров и т. д.

Запрос карты — это стандартная деловая практика. 

1. Поддерживайте карточку в актуальном состоянии. При смене адреса, реквизитов, руководителя или банка сразу обновляйте данные в карточке и направляйте партнерам новую версию.

2. Заверяйте карточку. Подпись уполномоченного лица подтверждает подлинность сведений. Печать повышает доверие к бумаге. 

3. Храните шаблон (образец) карточки в удобном формате. Например, в формате .docx, чтобы при необходимости быстро внести изменения и отправить файл по запросу.

4. Используйте единый бланк карточки внутри компании — это упростит документооборот и сократит время на подготовку бумаг. 

5. Проверяйте карточки контрагентов. Используйте их карточки как базу, но всегда сверяйте ИНН, ОГРН и юридический адрес с данными из открытых источников — это поможет избежать рисков.

Компания КСК ГРУПП оказывает услуги по направлениям аудит, консалтинг, финансы, автоматизация бизнеса, консультации. Помогаем бизнесу на любом этапе — от выполнения локальной задачи до реализации проекта «под ключ». Ознакомьтесь с перечнем всех услуг.

Читайте также:

• Программа производственного контроля: когда и кем должна составляться.

• Что такое краудсорсинг и его польза для бизнеса.

• Что такое рыночная капитализация компании и как ее рассчитать.

Проведем бесплатную консультацию и защитим от доначисления налогов

Оценим корректность налоговых отчислений

Запишитесь на консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АУДИТ КОМПЛЕКС», ИНН 7727287800, erid: 2W5zFJ1adEx