Кадровый учет

Как провести оптимизацию кадров в компании: чек-лист

Грамотная организация работы персонала — один из ключевых факторов успеха бизнеса. Зачастую именно в кадровой системе обнаруживаются пробелы, из-за которых страдает эффективность работы целой компании или ее подразделений.
Как провести оптимизацию кадров в компании: чек-лист
Иллюстрация: cottonbro/pexels

В этой статье мы хотим поделиться этапами кадровой оптимизации, которые мы проводим для наших заказчиков. Берите на заметку и применяйте к своему бизнесу.

Проведите предварительный аудит

Аудит включает в себя оценку состояния кадровой системы, а также охраны труда в компании, по результатам которой подготавливается отчёт и разрабатывается план мероприятий.

Специалисты Lexintel всегда ставят перед собой задачу не просто ввести в действие ту или иную систему работы с персоналом (например, аутстаффинг), но изначально грамотно подобрать наиболее эффективное решение для конкретной ситуации. Работа с клиентом обязательно начинается с предварительного аудита.

Проводите аудит регулярно, чтобы вся кадровая документация оставалась в порядке. Не забывайте уделять особое внимание тому, как оформлены иностранные сотрудники в компании, если таковые имеются.

Напоминаем, что неправильно оформленный иностранный сотрудник может стоить работодателю от 400 тысяч до 1 миллиона рублей штрафа.

Оцените нагрузку на бухгалтерию и кадровый отдел

Мы часто встречаем ситуации, когда в компании всё кадровое делопроизводство сброшено на бухгалтерию, а в некоторых случаях и вовсе — на одного бухгалтера. Если численность сотрудников небольшая, это не критично.

Однако во многих случаях гораздо эффективнее будет передать данный вопрос кадровому отделу или специализированной компании, которая возьмёт на себя все задачи ведения кадров.

Излишняя нагрузка на бухгалтера увеличивает риски ошибок, которые могут приводить к штрафам и нежелательным проверкам компании со стороны гос. органов.

Особенно важно иметь в компании отдельного специалиста по кадровому делопроизводству, если в штате трудятся иностранные сотрудники. Но имейте в виду, что найм специалиста или создание целого кадрового отдела тоже накладывает на компанию дополнительные издержки.

Об этом подробно мы уже писали здесь.

Внедрите программное обеспечение и автоматизируйте процессы

Упростить кадровое делопроизводство можно с помощью современных технологий, а также благодаря грамотному подходу к менеджменту бизнес-процессов.

Мы уже рассказывали об этом в этой статье.

Вкратце, мы рекомендуем проверить существующие бизнес-процессы на соответствие принципу «необходимости и достаточности», то есть провести аудит и избавиться от всего лишнего и устаревшего; затем заняться усовершенствованием тех процессов, которые остались после отсечения лишнего; а затем автоматизировать процессы с помощью современного ПО.

Например, в Lexintel мы используем уникальное программное обеспечение, специально разработанное нашими специалистами, чтобы наиболее эффективно отслеживать актуальность таких аспектов, как сроки действия разрешений на работу иностранных сотрудников, сроки действия их паспортов, медицинские страховки и т. д. Это позволяет нам своевременно пролонгировать важные документы, исключая штрафы и санкции для наших заказчиков.

Подготовьтесь заранее к любым кадровым ситуациям

Проверьте:

  • актуальны ли в вашей компании документы по охране труда;
  • соблюдается ли ТК (кто следит за обновлениями в законодательстве, кто несёт ответственность за соблюдение актуальных норм и правил, не нарушаются ли права работников и работодателя);
  • готовы ли вы к решению трудовых споров и оформлению несчастных случаев на производстве;
  • актуальна ли документация, которая может понадобиться вам при проверках со стороны гос. органов.

Если в ходе аудита было выявлено, что какой-то из этих важных вопросов проседает, обязательно займитесь им. Не полагайтесь на «авось», а заблаговременно подготовьтесь к любым ситуациям, которые могут возникнуть в сфере кадров вашей компании.

Чтобы не тратить время и силы на оптимизацию кадрового делопроизводства, можно обратиться к специалистам Lexintel. Мы предлагаем услуги по проведению кадрового и миграционного аудита, организации охраны труда, удалённой бухгалтерии и кадровому делопроизводству, а также готовы взять на себя все вопросы оптимизации кадров «под ключ»!

Сотрудничество с Lexintel позволяет заказчику сконцентрироваться на важных глобальных и текущих вопросах компании, не отвлекаясь на кадровую рутину. Решайте вопросы бизнеса, а персонал мы возьмём на себя!

Современные решения для бизнеса

Специалисты Lexintel будут рады проконсультировать вас

Запись на бесплатную консультацию: +7 (495) 899-01-58

Или оставьте свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Пенсии

В пенсионный стаж войдет период военной службы в новых регионах

Тем, кто проходил военную службу в новых регионах до их объединения с Россией, засчитают этот период в стаж для формирования пенсии.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Ответственность бухгалтера: материальная, административная, уголовная, субсидиарная. Кто отвечает за нарушения после увольнения главбуха? + Памятка для скачивания

Ответственность главного бухгалтера за неправильное ведение бухгалтерского учета может распространяться не только на период работы, но и выходить за его пределы. Новому главбуху тоже не стоит расслабляться, если не заметить вовремя ошибку предшественника, отвечать за нее придется самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Законопроекты

🥂 На летних верандах разрешили продавать алкогольные напитки

Госдума приняла законопроект, который разрешает продавать алкоголь на открытых сезонных верандах.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Борьба с киберпреступлениями выйдет на новый уровень

Замглавы Минцифры Александр Шойтов рассказал о планах в сфере информационной безопасности.

У ИП не может быть только патент, всегда за углом прячется еще одна система налогообложения. «Ночной бухгалтер» № 1686

Некоторые начинающие предприниматели, когда регистрируют ИП (особенно через посредников) и выбирают себе патентную систему, считают, что применят только ее, однако это не так. Из-за такой ошибки ИП может попасть на крупные доначисления, причем за весь год сразу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Инвестиции

Брокеры начнут обмениваться информацией о расходах инвесторов

Чтобы налоги с инвестиций рассчитывались корректно, брокеры будут обмениваться информацией с другими участниками рынка по заявлению инвестора.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Ведение бизнеса

Власти будут компенсировать до половины затрат за переход на российское «тяжелое» ПО

Правительство запустит новый инструмент поддержки для организаций, которые станут применять так называемое тяжелое российское программное обеспечение.

Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года

Одно уведомление в мае бухгалтеры уже сдали по сроку 03.05.2024. Не позднее 27 мая нужно сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года
Кадры

Всех педагогов хотят освободить от лишней бумажной работы

В России уже работает закон, который сократил бюрократическую нагрузку на учителей, но только школ.

Товарно-транспортная накладная (ТТН): форма, заполнение, образец

В составе документов на отгрузку товара присутствует несколько видов бумаг. Состав зависит от способа реализации, прописанного в договоре поставки. Товарно-транспортную накладную в 2023-2024  году заполняют компании, которые доставляют груз покупателю. Это могут быть специализированные организации, занимающиеся перевозками, продавцы и производители товара, покупатели, использующие свой или арендованный транспорт.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Наиболее распространенные ситуации налогового дробления. Как нельзя делить бизнес, с примерами из судебной практики

Приведу в данной статье наиболее типичные (а в чем-то даже одиозные) примеры подобной схемы дробления.

Личные финансы

Почему мы теряем деньги вместо того, чтобы их приумножать

По данным НАФИ, 27% россиян младше 24 лет не ведут учет трат и не планируют свой бюджет. При этом москвичи показывают средний уровень финансовой грамотности, набирая 6,9 баллов из 10. Разбираемся, какие финансовые ошибки чаще всего совершают потребители и как этого избежать.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: шенгенская виза подорожает, Lada можно купить на Wildberries, получение кешбэка стало схемой

Подготовили обзор главных событий дня — 21 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Маркетплейсы

Как на УСН учитывать удержания маркетплейса из дохода за проданный товар

Сейчас многие предприниматели продают свои товары на маркетплейсах. Это электронные площадки для продажи товаров в интернете. Например, Озон, Вайлдберриз и др. ФНС разъяснила, как продавцу на УСН считать доход при удержании маркетплейсом суммы своего вознаграждения из выручки продавца.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Комплексная проверка юридического лица

Проверка юридического лица — это важный этап при сотрудничестве с другой компанией, подписании каких-либо документов, а так же Покупка Предприятия. Подтверждение его легальности и финансового статуса поможет избежать потенциальных неприятных ситуаций в будущем, а так же снижает риски.

Ведение бизнеса

Трафик торгового центра и торговой точки: как подсчитать, и зачем это делать

Выбирая ТЦ для открытия розничного магазина, важно оценить его трафик — сколько людей приходят за покупками, и есть ли среди них потенциальные клиенты. Стоит ли верить тем данным, которые предоставляют арендаторам ТЦ, как самостоятельно оценить трафик центра и торговой точки, проанализировать полученную информацию и использовать ее для повышения продаж.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Цифра дня. Про трудоголиков

Почти треть россиян называют себя трудоголиками.

Цифра дня. Про трудоголиков
Реклама

Роскомнадзор сделает сдачу отчетности и получение токенов для интернет-рекламы более удобными

Изменения позволят сделать более удобным и доступным процесс сдачи отчетности и присвоения токенов и идентификатора рекламы. Роскомнадзор подготовил проект приказа для рекламодателей.

5 главных ошибок в кадровых документах работодателя

Проблемы с кадровым делопроизводством может привести к серьезным последствиям.

Интересные материалы

Банки

Формула успеха: как понимание региональной специфики и гибкие бизнес-процессы помогают бизнесу расти и процветать 

В 2024 году Агророс Банку исполняется 30 лет. За это время он превратился из скромного провинциального банка в крупную региональную организацию, отвечающую всем требованиям финансового рынка.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру