Кадровый аутсорсинг: выгода аутсорсинга кадровых услуг

Обратите внимание на кадровый аутсорсинг, даже если в компании уже есть отдел персонала. Профессионалы возьмут на себя часть функций, снимут нагрузку со штатных кадровиков, четко организуют бизнес-процессы и смогут оперативно реагировать на изменения в законодательстве.

Кадровый аутсорсинг — полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной организации.

Делегирование функционала актуально как для крупных компаний, так и для малого предпринимательства:

• при повышенной нагрузке, например, при открытии дополнительного филиала, расширении производства, когда буквально «не хватает рук»;

• при низкой нагрузке, когда нет смысла создавать отдельное подразделение или нанимать кадровика в штат.

Разберем причины переходы на кадровый аутсорсинг.

На кадровый аутсорсинг переходят по разным причинам:

• Компания развивается, и свой отдел кадров не справляется с нагрузкой.

• Кадровый специалист нужен временно, например, решить нестандартную задачу.

• У своего кадрового специалиста недостаточно знаний в конкретной области, руководство в нем сомневается.

• Самостоятельно не получается найти надежного специалиста.

Представьте: IT-агентство решает открыть филиал в другом городе или даже несколько филиалов. Возрастает нагрузка на свой кадровый отдел: изучить вакансии, отобрать лучших кандидатов, провести собеседования — все это отнимает много времени. А если в агентстве только один кадровик, то подбор и оформление сотрудников может растянуться неизвестно насколько. 

Кадровый аутсорсинг — это настоящее спасение для развивающихся компаний: сторонние организации подхватят важные задачи и снимут нагрузку с штатных кадровиков. 

Но есть еще аутстаффинг — когда сторонняя организация предоставляет сотрудников «в аренду». Преимущество в том, что «арендующая сторона» получает квалифицированные кадры, а «арендатор» берет на себя административные вопросы.    

А вот еще пример: небольшое маркетинговое агентство с уже сформированным штатом. Расширять отдел специалистов — невыгодно для бизнеса. Ведь это дополнительные зарплаты, обязательства по налоговым отчислениям. Или для решения временной задачи нет смысла нанимать постоянного сотрудника: через месяц отпадет необходимость в сотруднике и придется с ними расстаться.

При кадровом аутсорсинге компания обращается к сторонним специалистам. Они выполняют обязательства по договору в обозначенные сроки. Потом договор можно продлить или заключить новый после перерыва сотрудничества.

При аутстаффинге компания фактически получает нового сотрудника, при этом не расширяя собственный отдел. Руководитель точно так же поручает ему задачи, контролирует результат. После окончания «аренды» сотрудника не нужно увольнять, он возвращается в свою компанию.  

В чем проявляется ненадежность сотрудника? Если компания взяла молодого и неопытного специалиста, то его нужно обучать и долго вводить в курс дела. Руководитель понимает, что специалист перспективный, но прямо сейчас его компетенции вызывают сомнения. Кроме этого, свой специалист может заболеть, взять отпуск, а девушка-сотрудница — уйти в декрет. 

В этом случае снова на помощь приходит кадровый аутсорсинг или аутстаффинг. Руководитель сам выбирает стороннего специалиста, исходя из его опыта, специализации, профессиональных знаний. 

Поиск сотрудника с опытом, да еще и в определенной области — процесс трудозатратный. Уйдет много времени на мониторинг объявлений, «отсеивание» кандидатов, собеседования. Проще обратиться к специализированным организациям, занимающимся аутсорсингом персонала. 

Аутсорсинговые кадровые агентства и аутстафферы оказывают услуги и предоставляют сотрудников, опираясь на запросы клиента. Обычно у них есть эксперты с разной специализацией, но при необходимости они могут быстро найти и привлечь человека с профессиональными знаниями, с учетом пожеланий конкретного бизнеса.

Аутсорсинговые компании располагают специалистами высокой квалификации. Соответственно, работа выполняется быстро, со знанием теории и практики, без ошибок в оформлении документов и нарушения сроков. 

Даже при наличии внутреннего отдела (или штатного специалиста по кадровому делопроизводству) аутсорсинг не теряет своей актуальности:

• Подрядчику можно передать лишь часть функций, это высвободит время от второстепенных задач и послужит хорошей «подмогой», вторым мнением в сложных или конфликтных ситуациях с персоналом.

• Текущая работа не встанет в периоды отпуска или больничного у штатного специалиста, так как есть подрядчик, который возьмет на себя его обязанности.

• Аутсорсинг персонала обеспечивает бесперебойность своей работы, так как выполнение задач не завязано на конкретном сотруднике: компания-аутсорсер имеет целый штат квалифицированных специалистов, специализирующихся на вопросах кадрового делопроизводства.

Сотруднику по трудовому договору нужно платить как минимум МРОТ с региональными коэффициентами. Кроме того, необходимо делать отчисления в налоговую и СФР. 

Если возрастет нагрузка, придется расширять и подразделение: нанимать новых специалистов по кадрам, увеличивать фонд заработной платы. Это не всегда выгодно, особенно в тех случаях, когда количество кадровых задач связано с сезонностью или иными периодическими изменениями.

Например, компания открывает новый объект. Кадровику необходимо укомплектовать для него штат, оформить документы, известить госорганы. Как только филиал начнет обособленную жизнь, объем работы у специалиста сократится, но зарплата останется прежней. 

На такие точечные задачи целесообразно не нанимать нового человека, а привлекать аутсорс.

Еще один «тонкий» момент: привлеченный специалист не связан личными, дружескими отношениями с коллективом компании.

Это значит, что любые конфликтные ситуации, которые требуют не только профессиональных знаний, но и беспристрастности, будут решены наилучшим образом в интересах бизнеса. 

По договору аутсорсинга привлеченным специалистам в сфере кадрового делопроизводства можно передать:

• разработку проектов трудовых договоров, приказов и прочей кадровой документации;

• разработку и составление локальных нормативных актов,  должностных инструкций;

• заполнение документов, например, личных карточек, соглашений, приложений к трудовым договорам;

• разработку графиков посменной работы, графиков отпусков;

• подбор персонала, поиск и собеседования;

• обработку персональных данных работников и соискателей (с согласия физлиц);

• решение кадровых задач с иностранными работниками;

• подготовку копий документов, справок по запросам работников;

• сопровождение дисциплинарных расследований и др.

Обратите внимание: аутсорсинговая компания не вправе заполнять и хранить трудовые книжки. Обязанность по ведению и учету строго закреплена за работодателем (ст. 66 ТК, постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69). Для полной передачи кадрового делопроизводства профессиональному подрядчику, воспользуйтесь аутстаффингом. 

Как выбрать поставщика по оказанию услуг кадрового учета и по каким критериям:

1. Определитесь с форматом сотрудничества. Что вам выгоднее — кадровый аутсорсинг или аутстаффинг. В первом случае вы поручаете задачу, и компания выполняет ее от А до Я. Во втором — вы «арендуете» сотрудника, и сами контролируете его работу, как это происходит с штатными сотрудниками.  

2. Изучите информацию о компании. Кадровый учет — это не только работа с документами по оформлению отпусков, зарплате, больничным. Но и взаимодействие с контрольными органами, аудит кадрового учета на предприятии. Ориентируйтесь на релевантный опыт поставщика услуг кадрового аутсорсинга. 

3. Почитайте отзывы о компании. Изучите комментарии прошлых клиентов и место компании в рейтингах. 

4. Уточните методы взаимодействия. Опытные поставщики работают в общей системе, чтобы клиент мог отслеживать результаты работы по кадровому учету. Спросите про конфиденциальность — как компания работает с персональными данными, кто из сотрудников будет иметь доступ к базам.

Кроме этого, внимательно читайте договор. В нем должны быть не только перечень услуг и цены, но и действия компании в случае внезапных проверок, информация о покрытии страховых рисков

Многие компании смущает юридическая обособленность привлеченного специалиста по кадровому делопроизводству.

Возникает вопрос: как контролировать эффективность работы аутсорсеров, выстраивать коммуникации, соблюдать субординацию «руководитель-подчиненный», если фактически это не свой работник, а внештатный специалист?

Специалисты Lexintel рекомендуют следующее:

1. Урегулируйте все спорные моменты еще на этапе подписания договора на оказание услуг. С самого начала четко закрепите круг обязанностей, зоны ответственности, критерии оценки качества выполненной работы, санкции за нарушения.

2. Определите, кто из внутренних работников будет контролировать действия аутсорсеров. Это может быть начальник отдела кадров, исполнительный или генеральный директор. Важно отслеживать, чтобы работа исполнителей соответствовала заранее достигнутым договоренностям и давала ожидаемый результат.

3. Получайте обратную связь от представителя аутсорсера. Специалисты Lexintel регулярно поддерживают связь со своими заказчиками, предоставляют отчеты и обеспечивают полную прозрачность сотрудничества.

Только законные решения для оптимизации кадров: от аутсорсинга персонала до индивидуальных бизнес-схем. Почти 20 лет на рынке услуг аутсорсинга и аутстаффинга.

Консультация бесплатно! Звоните: +7 (495) 252-10-09.

Перечислим главное:

1. Кадровый аутсорсинг — полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной организации.

2. Аутстаффинг персонала — это предоставление сотрудников в «аренду» с учетом пожеланий клиента и специфики его бизнеса.

3. Причины перехода на кадровый аутсорсинг — разгрузка отдела кадров при расширении бизнеса, текучесть кадров, необходимость быстро найти опытного специалиста.

4. Услуги кадрового аутсорсинга — разработка кадровой документации, создание внутренних регламентов, ведение делопроизводства, графиков и учетных таблиц, оформление справок и т.д.

5. Как контролировать работу аутсорсера — подробно прописать услуги в договоре, назначить ответственного, регулярно поддерживать связь с аутсорсером.

Современные решения для бизнеса

Специалисты Lexintel будут рады проконсультировать вас

Запись на бесплатную консультацию: +7 (495) 899-01-58

Или оставьте свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Паритет Консалтинг», ИНН: 7718643681, erid: LjN8KPupC