Сложности согласования счетов в компании
В компаниях согласование счетов обычно входит в обязанности финансового директора. Но далеко не всегда такая должность есть в штате, и зачастую эта задача ложится на главного бухгалтера. Главбуху приходится не только внимательно проверять поступающие документы, но и оценивать остаток средств в бюджете, а также определять приоритет платежей: что оплачивать в первую очередь, что можно отложить на потом.
В процессе согласования возникает несколько сложностей.
Во-первых, счета часто приходят по разным каналам: на почту, через мессенджеры или даже в распечатанном виде. Это увеличивает риск потерять важный документ.
Во-вторых, решения нужно принимать оперативно — оценивать, хватает ли денег на счету, соответствует ли платеж бюджету, почему этот счет приоритетнее других.
Зачастую приходится выбирать между разными оплатами: бюджет ограничен, поэтому важно правильно расставить приоритеты.
Если затягивать с согласованием счетов, можно столкнуться с неприятными последствиями:
Возникают задержки в оплате поставщикам, появляются риски срыва договоренностей, ухудшения отношений.
Когда компания теряет доверие со стороны контрагентов, это негативно влияет на репутацию.
Можно не успеть воспользоваться скидками, получить пени или упустить выгодные предложения.
Быстрая и качественная работа по согласованию счетов — это не просто бюрократическая формальность. Чем быстрее и прозрачнее проходит этот процесс, тем ниже риск потерь документов, финансовых убытков, конфликтов с контрагентами, угрозы репутации.
Как организовать согласование счетов в компании
Чтобы согласование расходов в компании было прозрачным и контролируемым, нужно выстроить дисциплину в этом процессе. Для этого сотрудник вместе со счетом должен предоставлять информацию:
об инициаторе, чтобы всегда можно было обратиться за разъяснениями по деталям;
о том, насколько срочно нужно провести этот платеж, чтобы правильно распределять внимание и ресурсы;
сколько конкретно требуется выделить средств — это помогает избежать неожиданного кассового разрыва и грамотно спланировать траты;
почему этот счет нужно оплатить, чем это важно для бизнеса.
Но в компаниях, где согласующих больше двух человек, традиционное ручное согласование нередко приводит к путанице, задержкам и потере контроля.
В такой ситуации стоит задуматься о внедрении специального сервиса или цифровой системы. Такой инструмент автоматизирует процесс, сам передает счета по заранее заданному маршруту согласования и упрощает контроль на каждом этапе. Это делает работу со счетом намного более прозрачным и быстрым.
Простая система для согласования документов
Забудьте об ошибках в согласовании документов и ускорьте процессы в компании всего за несколько дней
Как автоматизация упрощает согласование счетов
Основная задача автоматизации — избавить главбуха и других согласующих от рутины, а также путаницы в бумагах, чатах и почтах. Сервис превращает процесс согласования счетов в структурированный цикл, позволяет принимать решения буквально за несколько минут, а не дней.
Например, автоматизация с помощью системы «Листоход» закрывает сразу несколько болевых точек:
Четкая схема согласования. Вы настраиваете маршрут согласования — кто и в какой последовательности должен согласовать счет. Не нужно вручную пересылать документы по электронной почте или в мессенджерах, не приходится выяснять, у кого сейчас счет «завис».
Удобные поля. Можно добавить к карточке документа любые важные реквизиты — номер и дату договора, срок оплаты, комментарии по бюджету. Вся информация будет у главного бухгалтера под рукой, ничего не потеряется.
Прозрачность. Каждый видит текущий статус счета — кто согласовал, кто задержал прохождение, какие доработки нужны. Больше не возникает вопросов «на каком этапе счет», «кто должен согласовать сейчас».
Гибкость маршрутов. Для разных ситуаций предусмотрена своя схема. Если счет нужно оперативно согласовать нескольким руководителям — выбирайте параллельный маршрут, когда сотрудники видят документ одновременно. Если важна строгая цепочка согласующих — используйте последовательное согласование. Тогда счет будет проходить через каждого участника по очереди.
Шаблоны маршрутов. Можно настроить маршрут один раз и использовать для подобных счетов в будущем. Это экономит время и снижает риск ошибок.
С внедрением системы «Листоход» согласование счетов уходит из чатов, электронной почты, распечаток и превращается в единую понятную систему. Вся цепочка прохождения документа становится прозрачной. Вы тратите меньше времени на рутину — и быстрее принимаете финансовые решения.
Как настроить маршруты согласования
Чтобы система работала эффективно, нужно настроить маршруты согласования счета. Если они заданы правильно, каждый документ проходит свой путь максимально быстро и без ошибок, а все участники процесса знают, кто за что отвечает.
Перед тем как приступить к настройке маршрутов согласования счетов в системе «Листоход» или любой другой, нужно четко проработать ряд важных нюансов. Для этого распишите ответы на вопросы:
Нужно ли разделять маршруты для разных типов расходов (закупки, аренда, услуги, командировки и др.)?
Какие сотрудники и из каких подразделений могут запускать процесс согласования?
Какие должности и конкретные лица обязательно участвуют в согласовании (руководители отделов, юрист, бухгалтер и т. д.)?
Нужно ли соблюдать строгую последовательность (например, сначала начальник отдела, потом главный бухгалтер) или допускается параллельное согласование?
Какие реквизиты и поля должны быть заполнены до перехода к следующему согласующему (сумма, назначение платежа, договор, дата)?
Кто принимает финальное решение по оплате?
Должны ли к счету быть приложены договоры, акты, коммерческие предложения, дополнения и служебные записки?
Какие каналы оповещений удобно использовать (email, уведомления в системе)?
Ответив на эти вопросы, вы сможете быстро и без сложных интеграций настроить удобный маршрут согласования счетов в системе и начать работать в новом режиме уже за 1–2 дня.
Дополнительные возможности сервиса для главного бухгалтера
Система «Листоход» не только помогает организовать удобное согласование счетов, но и предоставляет главному бухгалтеру дополнительные полезные функции.
Уведомления на почту.
Можно получать оперативные оповещения о статусе согласования счетов. «Листоход» отправляет сообщения не только внутри сервиса, но и на электронную почту.
Даже если главный бухгалтер не заходил в систему, важное уведомление не пройдет мимо.
Управление счетами с любого устройства в любое время.
Работать с системой «Листоход» удобно и в офисе, и вне его. Интерфейс сервиса адаптирован для смартфонов и планшетов — можно вынести иконку системы на главный экран телефона.
Даже в командировке согласующий может просмотреть документы и одобрить нужный счет. Благодаря этому процесс согласования всегда под контролем.
«Листоход» — простая система для согласования документов. Мгновенные уведомления, удобные маршруты и понятный статус каждого этапа позволяют забыть о потерянных счетах и долгих согласованиях. Ускорьте процессы и минимизируйте ошибки — настройте «Листоход» всего за несколько дней и сразу начинайте работать быстрее.
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGJJ89W
Начать дискуссию