В 2026 году, с учетом налоговой реформы, инфляции и удорожания софта, «дешевый» штатный специалист может обходиться компании в сумму, сопоставимую с бюджетом небольшого отдела.
Специалисты «Мегаконсалт» предлагают взять калькулятор и посчитать, сколько на самом деле стоит «свой человек» в офисе, и сравнить это с альтернативами.
Айсберг расходов: что вы видите и что платите
Возьмем для примера усредненного бухгалтера для малого предприятия (ООО на УСН с НДС или ОСНО). Допустим, вы договорились на зарплату 80 000 рублей «на руки» (net). Это средняя температура по больнице для квалифицированного специалиста в регионах-миллионниках, в Москве цифра будет выше на 30–40%.
1. Зарплата и налоги (ФОТ)
Чтобы сотрудник получил на карту 80 000 рублей, вы должны начислить ему больше (с учетом НДФЛ).
Начисление (Gross): 80 000 / 0,87 = 91 954 рубля.
НДФЛ (13%): 11 954 рубля (платите вы как налоговый агент).
Теперь самое интересное — страховые взносы. Даже если вы МСП и имеете право на пониженный тариф (15% с суммы выше МРОТ), в 2026 году нагрузка остается существенной.
Взносы (30% + 15%): составят примерно 20 000–22 000 рублей в месяц (зависит от точного размера МРОТ в 2026 году).
Взносы на травматизм (0,2%): ~184 рубля.
Итого в месяц: около 114 000 рублей. Уже на 34 000 больше, чем вы планировали. Но это только начало.
2. Рабочее место и «коммуналка»
Бухгалтер не может работать в пустоте. Ему нужен стол, стул, хороший монитор (лучше два) и быстрый ноутбук.
Аренда: 5–7 кв. м офиса. При ставке 1500 руб./кв. м — это 7 500–10 500 рублей в месяц.
Амортизация техники: ноутбук за 80 000 рублей живет 3 года. Это ~2 200 рублей в месяц.
Канцелярия и быт: бумага, тонер, вода, чай, печенье. Еще минимум 1 500 рублей.
Плюс к чеку: ~12 000 рублей в месяц.
3. Программное обеспечение (ПО) — «золотая» цифра
В 2026 году вести учет в Excel невозможно. Налоговая требует электронный документооборот (ЭДО), маркировку и онлайн-отчетность.
1С:Бухгалтерия: подписка ИТС (обновления) + облако или лицензия. Около 3 500 рублей в мес.
Сервис сдачи отчетности (СБИС/Контур/Такском): тарифы растут, закладываем ~1 500 рублей в мес. (в пересчете на год).
Справочно-правовые системы: бухгалтер должен читать законы, чтобы вас не оштрафовали. Доступ к «Гаранту» или «Консультанту» — от 5 000 рублей в мес.
ЭДО: отправка документов контрагентам платная.
Плюс к чеку: ~10 000 рублей в месяц. И это без учета услуг системного администратора, который будет все это настраивать.
4. Человеческий фактор: отпуска и болезни
Штатный сотрудник — живой человек. По Трудовому кодексу вы обязаны оплатить ему 28 дней отпуска. В этот месяц вы платите:
Отпускные бухгалтеру (он отдыхает).
Зарплату тому, кто его замещает (или рискуете остановкой платежей).
Болезни, декреты, отгулы «за свой счет» — это простои, которые стоят денег. А если бухгалтер решит уволиться перед сдачей годового отчета? Расходы на HR-агентство или ваше время на поиск нового сотрудника (поиск занимает от 1 до 3 месяцев) — это потеря еще 50–100 тысяч рублей разово.
5. Обучение
Налоговая реформа 2025–2026 годов перекроила систему. НДС на упрощенке, новые ставки налога на прибыль, прогрессивный НДФЛ. Если ваш бухгалтер не посещает семинары и курсы повышения квалификации, он принесет вам штрафы.
Бюджет на обучение: минимум 20 000 рублей в год (~1 700 в месяц).
Бухгалтерия на ваших условиях
Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства
Финальный подсчет: сколько стоит «свой» бухгалтер
Сведем все ежемесячные расходы в таблицу, чтобы увидеть реальную картину.
Статья расходов | Сумма в месяц (руб.) | Комментарий |
Зарплата «на руки» | 80 000 | То, о чем договорились |
Налоги (НДФЛ + взносы) | ~34 000 | Скрытая часть айсберга |
Рабочее место | ~12 000 | Аренда, техника, расходники |
ПО и сервисы | ~10 000 | 1С, СБИС, СПС, ЭДО |
HR-риски и обучение | ~5 000 | Резерв на отпуска, поиск, курсы |
Итого | ~141 000 | Реальная стоимость |
Вывод: сотрудник с зарплатой 80 000 рублей на самом деле обходится компании почти в два раза дороже — в 141 000 рублей ежемесячно. В год это 1 692 000 рублей.
И это при условии, что он не ошибается. Если штатный бухгалтер пропустит срок сдачи декларации, штраф заплатит компания. Взыскать убытки с сотрудника по ТК практически невозможно (максимум — один оклад).
Альтернатива: экономика аутсорсинга
Теперь сравним эти цифры с профессиональным бухгалтерским аутсорсингом. Почему это дешевле? Аутсорсинговая компания работает по принципу «шеринга» (совместного использования). Один мощный сервер 1С, одна дорогая подписка на «Консультант Плюс» и один главный методолог делятся на нескольких клиентов. Вы платите только за объем выполненных операций, а не за часы присутствия в офисе.
Сравнение штата и аутсорсинга
Критерий | Штатный бухгалтер | Аутсорсинг |
Стоимость в месяц | ~141 000 руб. (фиксировано) | от 15 000 до 60 000 руб. (зависит от активности) |
Налоги с ФОТ | Платите вы (до 30%) | Включены в тариф, вы не платите налоги за бухгалтера |
ПО и 1С | Покупаете и обновляете вы | Предоставляет аутсорсер бесплатно |
Ответственность | Ограничена окладом (ТК) | Полная материальная. Прописана в договоре и застрахована |
Бесперебойность | Болеет, уходит в отпуск, увольняется | Работает всегда (взаимозаменяемая команда) |
Квалификация | Знает только то, с чем сталкивался | Коллективный разум: эксперты по разным отраслям |
Когда аутсорсинг выгоднее
Малый и средний бизнес. Если у вас до 50–100 операций в месяц, держать штат бессмысленно дорого.
Сезонный бизнес. На аутсорсинге вы платите меньше, когда продаж нет. Штатному бухгалтеру нужно платить оклад всегда.
Стартапы. Не нужно тратить 200 000 рублей на закупку техники и софта на старте.
Когда нужен штат
Штатный бухгалтер или финансовый директор необходим, когда:
У вас крупное производство со сложным учетом себестоимости.
Нужен человек «под рукой» для оперативного ввода первичной документации (хотя и здесь можно нанять дешевого оператора, а функции главбуха отдать на аутсорс).
Бухгалтерия на ваших условиях
Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства
Резюме
2026 год требует от бизнеса жесткой оптимизации. Содержать штатного бухгалтера становится роскошью, доступной не всем. Если ваша цель — не просто «иметь бухгалтера под боком», а получать качественный профессиоанльный учет, вовремя сданные отчеты и экономию бюджета, имеет смысл рассмотреть передачу бухгалтерии профессионалам.
Посчитайте свою выгоду. Стоимость тарифа аутсорсинга для вашей компании, скорее всего, будет в 3–4 раза ниже, чем реальные расходы на штатного сотрудника. А сэкономленный миллион рублей в год точно найдется куда вложить.
Хотите узнать точную стоимость обслуживания вашей компании? Закажите бесплатный расчет стоимости аутсорсинга в «Мегаконсалт». Мы проанализируем количество ваших документов и предложим тариф, который сэкономит ваш бюджет.
Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFFv4Qw2
Начать дискуссию