Как правильно оформлять документы новым плательщикам НДС в 2026 году

Счёт-фактура — это главный учётный документ по НДС, который подтверждает:

• начисление налога у продавца;

• право на вычет у покупателя.

Выставить счёт-фактуру покупателю нужно в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров или с даты, когда поступил аванс в счёт будущей отгрузки. Нарушать эти сроки нельзя, иначе у покупателя могут возникнуть проблемы с вычетом «входного» НДС.

С 1 апреля 2026 года счета-фактуры нужно заполнять по форме, которая утверждена постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011 с изменениями от 23.01.2026.

До 1 апреля используйте аналогичную форму, рекомендованную письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730.

Счёт-фактуру можно оформлять на бумаге или электронно:

• Бумажный документ заполняйте в двух экземплярах — по одному для себя и для покупателя.

• Электронные счета-фактуры оформляйте, если покупатель согласен и может технически принимать такие документы. При продаже прослеживаемых товаров электронная форма обязательна. Формат электронного счёта-фактуры — в приказе ФНС № ЕД-7-26/970 от 19.12.2023 (ред. от 15.11.2024).

Подробные правила заполнения счетов-фактур смотрите в разделе II приложения № 1 к постановлению № 1137. В документе указывайте:

• В строке 1 — дату и номер счёта-фактуры.

• В строках 2–2б, 6–6б — реквизиты сторон сделки — наименование, адрес, ИНН, КПП.

• В строках 3,4 — данные о грузоотправителе и грузополучателе (наименование, адрес) заполняйте только при отгрузке товаров; если продавец и грузоотправитель — одно лицо, эти строки можно не заполнять.

• В строке 5 — номер и дату платёжного поручения или чека ККТ — заполняйте в авансовом и отгрузочном документе, только если получали аванс от покупателя.

• В строке 5а — номер и дату отгрузочного документа — реквизиты товарной накладной, акта выполненных работ, оказанных услуг или УПД.

• В строке 5б — номер и дату ранее выставленного авансового счёта-фактуры — заполняйте в счёте-фактуре на отгрузку в счёт полученного аванса.

• В строке 7 — код и название валюты должны быть едиными для всех указанных в счёте-фактуре товаров — если в рублях, указывайте «Российский рубль, 643»;

• В строке 8 — идентификатор госконтракта, договора — указывайте, если выставляете документ при поставке в рамках гособоронзаказа, госконтракта.

• В графе 1 — порядковый номер записи.

• В графе 1а — наименование реализуемого товара — указывайте и в авансовых, и в отгрузочных счетах-фактурах.

• В графе 1б — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС — заполняйте только при экспорте в страны ЕАЭС.

• В графах 2, 2а — код и вид единицы измерения по ОКЕИ.

• В графах 3,4 — количество и цену за единицу измерения без НДС — заполните, если указали единицу измерения.

• В графе 5 — стоимость указанного количества без НДС.

• В графе 6 — сумму акциза — если товар не подакцизный, укажите «без акциза».

• В графе 7 — ставку НДС, например, «5%», «22%», «5/105», «22/122».

• В графе 8 — сумму НДС рассчитайте, как произведение графы 5 и графы 7.

• В графе 9 — стоимость отгрузки с учётом налога или сумму предоплаты.

• В графах 10, 10а — страну происхождения — указывайте, если это не РФ.

Для прослеживаемых товаров дополнительно заполните графы 11–14.

Для авансовых счетов-фактур графы 2–6, 10–11 можно не заполнять.

Показатели стоимости и налога отражайте в рублях с копейками без округления.

В счёте-фактуре нельзя допускать существенные ошибки, иначе налоговики откажут в вычете. К таким ошибкам относят:

• неточности в реквизитах продавца или покупателя — ошибки в наименовании, ИНН, адресе;

• несоответствие договору или первичным документам наименований товара;

• неточности в стоимости товаров и суммах НДС;

• неправильно указанную налоговую ставку.

Подписывать счета-фактуры могут руководитель или ИП, главный бухгалтер, другие сотрудники с доверенностью или приказом. ИП дополнительно к подписи указывает свой ОГРНИП.

Основание — п. 1 – 2; 5 ст. 169 НК РФ.

Чтобы обосновать операции, одного счёта-фактуры недостаточно — дополнительно нужно оформить первичные документы:

• договоры с контрагентами (поставки, купли-продажи, оказания услуг и т. д.);

• товарные накладные — при передаче покупателю товарно-материальных ценностей;

• транспортные накладные — подтверждают факт оказания услуг перевозки автотранспортом;

• акты выполненных работ / оказанных услуг;

• платежки / кассовые чеки.

Все эти документы должны соответствовать требованиям:

Если работаете с ЭДО, с 1 января 2026 года нужно подтверждать отгрузку только электронным УПД в действующем формате. Прежние электронные форматы ФНС для товарной накладной и акта выполненных работ отменили. 

Применять УПД не обязательно, если направляете другие неформализованные электронные отгрузочные документы или ведёте бумажный документооборот.

Основание — приказ ФНС № ЕД-7-26/28 от 20.01.2025.

Как бизнесу на УСН работать с НДС: большой разбор от ФНС

Заполните форму, вышлем материалы бесплатно:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

УПД подтверждает, что поставщик отгрузил товары, а покупатель их принял. Документ можно оформить на бумаге или электронно.

УПД можно использовать в двух вариантах:

• одновременно как счёт-фактуру и первичный документ — акт, товарную накладную и т. д. (указываем статус «1»);

• только как первичный документ (указываем статус «2»), при этом придётся составлять отдельный счёт-фактуру.

Не нужно оформлять УПД, когда не требуется первичный документ. Если получили аванс от покупателя, выдайте ему авансовый счёт-фактуру, а УПД составьте при отгрузке.

Выдавать УПД покупателям нужно с учётом сроков счетов-фактур и первичных документов. То есть, если товарную накладную выдают в день отгрузки, а счёт-фактуру — в течение пяти дней с даты отгрузки, выписать УПД нужно в более ранний срок, который действует для накладной — в день отгрузки.

Бумажную форму УПД утвердила налоговая в письме № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 (приложение № 1). Её нужно самостоятельно актуализировать с учётом бланка счёта-фактуры, добавив необходимые строки и графы. 

Если работаете с прослеживаемыми товарами, дополните УПД графами 12–14.

Электронный формат УПД смотрите в приказе ФНС № ЕД-7-26/970 от 19.12.2023 (ред. от 15.11.2024).

Что учесть при заполнении УПД:

Покупатель должен заполнить свою часть УПД — строки, которые касаются приёмки товара (работ, услуг).

Обязательные регистры по НДС — книга продаж и книга покупок. Они включают данные для заполнения декларация по НДС и расчёта налога.

В книге продаж регистрируют все авансовые и отгрузочные счета-фактуры и УПД, которые выставили покупателям в течение квартала.

При продаже физлицам (не ИП и не самозанятым) счета-фактуры не нужны. Но по таким операциям в конце месяца или квартала можно составить бухгалтерскую справку с суммами и зарегистрировать её в книге продаж.

По итогам квартала данные из книги продаж переносят в раздел 9 декларации по НДС — это налог начисленный.

Книгу покупок заполняют данными с учётом действующей ставки НДС.

Если применяете ставку 22% (10%, 0%) — регистрируйте счета-фактуры, УПД, полученные от поставщиков. Указанный в них НДС, который вы уплатили поставщику, заявляйте к вычету.

Если применяете ставку 22% (10%, 0%) или специальную ставку 5% (7%) — регистрируйте выданные авансовые счета-фактуры, чтобы принять налог к вычету:

• при отгрузке в счёт полученного аванса;

• при возврате аванса, если расторгли договор или изменили его условия;

• при снижении цены отгруженных товаров;

• при возврате товара от покупателя (корректировочный счёт-фактура).

По итогам квартала сведения из книги покупок переносят в раздел 8 декларации по НДС — это налог, заявленный к вычету.

Формы книг продаж и покупок есть в письме ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730. Как и форму счёта-фактуры, их применяют до 1 апреля 2026 года, а далее будут действовать формы из постановления Правительства № 1137.

Это регистр для раздельного учёта у ИП и компаний, которые выполняют функции:

• налоговых агентов по НДС;

• посредников, заключивших агентский договор или комиссии;

• застройщиков, привлекающих подрядчиков;

• экспедиторов.

В журнале фиксируют все полученные и выданные в рамках посреднических операций транзитные счета-фактуры и УПД со статусом «1».  Сами посредники не учитывают у себя такой НДС и не могут получать по нему вычет, но заплатить налог они обязаны.

Форму журнала утвердило постановление № 1137 от 26.12.2011 (приложение № 3), с 1 апреля будет применяться редакция от 23.01.2026.

Журнал включает две части:

• 1 — выставленные счета-фактуры при посреднических операциях;

• 2 — полученные счета-фактуры при посреднических операциях.

Вести журнал можно на бумаге или электронно. 

Ежеквартально электронный журнал учёта передают в ИФНС — не позже 20 числа месяца после отчётного квартала.

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

• Заполняйте документы с учётом действующих правил оформления. Ошибки могут стать причиной отказа в вычете.

• При отгрузке можно выдавать покупателям УПД — функции счёта-фактуры и первички помогают упростить документооборот и сэкономить время.

• Факт операции подтверждайте первичными документами — актами, накладными. Одного счёта-фактуры для этого недостаточно.

• Своевременно регистрируйте счета-фактуры и УПД в регистрах — книгах продаж и покупок, а посредники — ещё и в журнале учёта счетов-фактур. 

• Книги продаж обязательны при любой ставке налога. Книги покупок заполняют все налогоплательщики со ставкой 22%, а бизнес на ставках 5% и 7% регистрирует в книге покупок авансовые счета-фактуры, чтобы избежать двойного налогообложения.

• Если продаёте товары, работы, услуги физлицам, вместо счетов-фактур фиксируйте в книге продаж сводный документ на общую сумму.

Правильно рассчитывайте налоги и сдавайте отчётность с первого раза с помощью сервиса готовых решений Бюро «Моё дело». Все готовые решения разработаны с учётом реального опыта — они включают нормативное обоснование, корреспонденцию счетов и разъяснения налоговых последствий. Получите онлайн-консультацию экспертов по самым спорным вопросам учёта и права.

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFKAMXNQ