Что такое ЭДО и в чем его основные преимущества
ЭДО — система, предназначенная для обмена электронными документами и обработки документации в «безбумажном» формате. Для ведения ЭДО используются специальные сервисы. Они позволяют создавать, согласовывать и подписывать документы, обмениваться ими как внутри компании, так и с контрагентами и контролирующими органами, а также организовать архив.
Еще сервисы ЭДО, помимо базовых функций, часто предлагают дополнительные опции, например, автоматическую маршрутизацию входящей и исходящей документации или интеграцию ЭДО с учетной системой. И это также является одним из аргументов за переход на цифровые документы: у классического бумажного документооборота альтернативных возможностей нет.
Сравнение электронного и бумажного документооборота по ключевым критериям
Параметр | Электронный документооборот | Бумажный документооборот |
Скорость обработки документов | Высокий уровень автоматизации обеспечивает моментальный обмен документами, сокращаются сроки подготовки, согласования и подписания. | Согласование и подписание документов может занимать до нескольких недель. |
Надежность | Современные системы ЭДО обеспечивают высокий уровень безопасности данных. Электронные документы надежно защищены от несанкционированного доступа, а резервное копирование исключает риск их уничтожения. | Невозможно полностью исключить риски повреждения и уничтожения документации. Также бумажные документы гораздо чаще теряются. |
Стоимость | Затраты на внедрение и обслуживание системы ЭДО окупаются за счет оптимизации бизнес-процессов и повышения производительности труда, а также экономии на бумаге, распечатывании и доставке документов. | Бумажный документооборот предполагает затраты на бумагу, технику и расходные материалы, а также на ведение архива. Если в компании много удаленных сотрудников, контрагентов и клиентов, которые находятся в других городах, расходы на доставку документации могут быть достаточно существенными. |
Юридическая значимость | При соблюдении требований законодательства по своей юридической силе электронные документы аналогичны бумажным и признаются госорганами и судами в качестве доказательств. | Бумажные документы традиционно признаются госструктурами и судами в качестве доказательств, но для признания их юридически значимыми также должны обладать рядом характеристик. |
Прозрачность и контроль | ЭДО обеспечивает возможность отслеживать все этапы «жизни» документа и своевременно выявлять и пресекать любые попытки несанкционированного внесения изменений. | Отследить путь движения бумажного документа сложно, особенно в больших компаниях. |
Простота доступа | Электронные документы доступны в любой момент и в большинстве случаев вне зависимости от местонахождения пользователей. | Для получения доступа к бумажным документам необходимо физическое присутствие. |
Даже беглого сравнения достаточно, чтобы понять: электронный документооборот — неизбежное будущее бизнеса. И адаптироваться к цифровизации следует как можно скорее независимо от сферы деятельности компании. Вопреки распространенному мнению, что ЭДО подходит, только если вы обмениваетесь документами с юрлицами, «безбумажный» документооборот с клиентами-физлицами также возможен. Для этого созданы специальные сервисы, например, ОкиДоки.
ОкиДоки позволяет подписывать договоры и другие документы без бумаг и оформления квалифицированной электронной подписи, что особенно важно для клиентов-физлиц. При этом документы обладают юридической значимостью (для подписания клиент использует простую электронную подпись), а сам процесс занимает несколько минут. С ОкиДоки можно создавать практически любые документы — от договоров и актов до смет и расписок.
Пошаговая инструкция по переходу на ЭДО
Шаг 1. Предварительная подготовка
Цель этапа: проанализировать текущую ситуацию и сформулировать цели перехода на ЭДО.
Что сделать:
Изучить существующий в компании документооборот и составить перечень документов, которые предстоит перевести в электронный формат.
Сформулировать цели и задачи внедрения ЭДО, например, экономия времени и ресурсов, повышение прозрачности, упрощение взаимодействия с контрагентами, обеспечение безопасности данных.
Определить, какие процессы предстоит оптимизировать в связи с переходом на ЭДО.
Также на этом этапе следует уточнить у контрагентов, используют ли они электронный документооборот.
Шаг 2. Выбор типа системы и оператора ЭДО
Цель этапа: определиться с типом системы — это может быть типовое или персональное решение — и выбрать оператора ЭДО, то есть компанию, которая предоставляет доступ к системе и обеспечивает передачу документов между участниками документооборота.
Что сделать:
На основе анализа существующего в компании документооборота в первую очередь выбрать тип системы. Типовые решения подходят для микробизнеса, а также для представителей малого и среднего бизнеса. Крупным компаниям, особенно при наличии филиалов, чаще требуются индивидуальные решения.
Изучить предложения операторов ЭДО: сейчас на рынке есть достаточно много систем, поэтому подобрать подходящий вариант можно практически под любые бизнес-задачи. Среди основных критериев выбора системы ЭДО — функциональность, надежность, удобство интерфейса, безопасность и стоимость. Также обратите внимание на наличие роуминга, то есть возможности обмена документами с клиентами других операторов и доступность интеграции с другими системами.
Выбрать подходящий тариф. Здесь следует ориентироваться на количество исходящих документов, лимиты, количество аккаунтов и входящие в тариф дополнительные опции.
Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП
Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса
Шаг 3. Подготовка к внедрению системы ЭДО
Цель этапа: настроить доступ к системе для всех пользователей и процессы обмена документами.
Что сделать:
Подготовить рабочие места для сотрудников: при необходимости установить программное обеспечение, создать аккаунты, определить уровни доступа.
Решить вопрос с электронной подписью (ЭП). Уточните у своего оператора ЭДО, какая электронная подпись используется для подписания документов в системе и нужно ли заниматься ее выпуском самостоятельно (многие сервисы предоставляют услуги по выпуску ЭП).
Также необходимо выяснить, какая подпись нужна клиентам (если в системе используется простая электронная подпись, никакие дополнительные действия совершать не потребуется).
Встроить ЭДО в другие системы при наличии возможности интеграции.
Настроить процессы обмена документами (включая маршрутизацию).
Шаг 4. Тестирование системы ЭДО
Цель этапа: убедиться в работоспособности системы и ее способности решать поставленные задачи.
Что сделать:
Выполнить тестовый обмен документами, протестировать различные опции.
Проверить корректность интеграции и способность системы справляться с нагрузками.
Проанализировать, как внедрение системы повлияет на текущие бизнес-процессы, и при необходимости внести изменения.
Шаг 5. Подготовка сотрудников к работе с ЭДО
Цель этапа: создать условия для беспроблемного перехода на ЭДО и упростить адаптацию сотрудников к работе в новых условиях.
Что сделать:
Разработать регламент работы в системе ЭДО, назначить ответственных лиц и создать (или запросить у оператора) учебные материалы.
Провести обучение сотрудников, в том числе тренировочные сессии.
Работу с ЭДО рекомендуется начинать постепенно. Чтобы избежать проблем на старте, сначала в электронный формат переводят несложные процессы.
Шаг 6. Подключение контрагентов и старт полноценной работы в системе ЭДО
Цель этапа: подключить контрагентов для начала обмена электронными документами и завершить внедрение системы ЭДО.
Что сделать:
Внести изменения в учетную политику: прописать способ обмена по ЭДО, перечень документов, которые будут передаваться в электронном виде, виды используемых электронных подписей, зафиксировать перечень сотрудников, имеющих доступ к ЭДО.
Отправить приглашения контрагентам в системе ЭДО и заключить соглашения об использовании электронного документооборота. Максимальный эффект от внедрения ЭДО бизнес ощущает в том случае, если к нему подключено как можно больше партнеров.
Какие сложности могут возникнуть
Сопротивление сотрудников. Многим сотрудникам комфортнее продолжать работать в привычном формате, чем изучать что-то новое, и этот момент нужно учитывать. Чтобы снизить уровень стресса, покажите коллективу ценность ЭДО. Организуйте обучение и обеспечьте возможность в любой момент получить консультацию у специалиста по всем непонятным вопросам.
Слабая организованность. Формальное отношение к подготовительному этапу приводит к дублированию маршрутов согласования и включению в процессы лишних элементов. В результате эффективность ЭДО снижается.
Нежелание контрагентов переходить на ЭДО. Переход на внешний ЭДО зависит не только от вас, но и от ваших контрагентов, и если они продолжают работать с бумагами, внедрение электронного документооборота не имеет смысла. Но это решаемая проблема: многие сервисы предлагают наладить электронное взаимодействие (отправят приглашение, расскажут о преимуществах, помогут с переходом).
А если ваш бизнес работает с клиентами-физлицами, то организовать удобное удаленное подписание документов будет еще проще. С сервисом ОкиДоки клиенту не нужно скачивать приложение, получать ЭП, отдельно проходить регистрацию — подписание документа происходит в одно действие. Как это работает:
Берете готовый шаблон или загружаете свой.
Заполняете документ актуальными данными и отправляете ссылку клиенту.
Клиент подписывает документ буквально за пару минут.
Получаете уведомление на почту о том, что документ подписан.
При этом договоры имеют такую же юридическую силу, как и бумажные: все документы подписываются простой электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ.
Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП
Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса
Реклама: ООО «ОкиДоки», ИНН 6330100935, erid: 2W5zFJ1khv8
Начать дискуссию