Личная продуктивность: как бухгалтеру перестать печатать и сканировать документы по 10 раз в день

Распечатать отчет, отнести на подпись, отсканировать, переслать контрагенту. И так 10 раз до обеда. Бухгалтера в бумажном плену держат привычка, требования руководителя или даже страх перед «цифрой». В этой статье покажем 4 приема, которые сберегут вам часы и нервы. 

У многих утро начинается одинаково: директор забежал на 5 минут, черкнул пару листов и умчался на встречу. Или бухгалтер подстраивает весь свой день под график руководителя, теряет время на ожидание и повторные визиты.

А теперь представьте другой сценарий. Вы пишете шефу: «Иван Иванович, скидываю документ. Вы сможете ознакомиться и подписать его дистанционно в любой момент — это займет всего пару минут. Если нужна будет мокрая печать, я доделаю, либо сразу заверим КЭП». Вы не ломаете привычки шефа, а даете ему удобный инструмент.

Отправляете файл на почту, директор открывает его на ноутбуке и ставит квалифицированную электронную подпись прямо в программе. Чтобы это работало, нужно скачать средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Чаще всего применяется КриптоПро CSP.

Далее на помощь придет PDF-редактор. В PDF Commander, к примеру, достаточно нажать кнопку «Подписать». Весь процесс занимает меньше минуты, а документ приобретает юридическую силу, если у вас установлен сертификат. 

попробуйте бесплатно PDF Commander

Программа PDF Сommander позволяет делать изменения в документе за пару минут. Вносите корректировки в текст, добавляйте новые элементы и удаляйте лишние.

скачать бесплатно

Бухгалтеру остается только проверить статус подписи и отправить готовый файл контрагенту.

Контрагент скинул на почту фото договора, снятое на телефон, или прислал скан накладной в формате JPG. Чтобы конвертировать его в PDF, бухгалтер распечатывает картинку и сканирует копию с нужными настройками. 

Но можно поступить иначе. Достаточно открыть изображение в PDF-редакторе и сконвертировать его в нужный формат. В PDF Commander это делается так: нажимаете «Объединить в PDF», выбираете файлы JPG или PNG, и программа собирает из них многостраничный документ. Можно выстроить их в правильном порядке, улучшить и сохранить единым файлом.

Клиент прислал скан акта, но страница отсканировалась криво. Или фото документа сделано при плохом освещении, и часть символов просто не читается. Передавать такой файл дальше по цепочке неловко, а просить контрагента переделать скан означает терять время и проверять чужое терпение.

Эти проблемы можно решить в редакторе. В PDF Commander есть автоматическое выравнивание страниц: программа определяет угол наклона и выправляет его самостоятельно. А если из скана нужно вытащить текст, чтобы скопировать реквизиты или вставить данные в 1С, выручает встроенный модуль OCR. Он распознает символы даже на не самых четких изображениях и превращает картинку в редактируемый документ.

Одна и та же форма, те же поля, только цифры и даты каждый раз новые. Логичный выход: собрать идеальную заготовку один раз и потом подставлять в нее свежие данные. 

В PDF Commander это работает так: вы открываете нужный бланк, удаляете переменные данные и сохраняете чистый шаблон на компьютере. В следующий раз просто открываете его, вписываете актуальные суммы и реквизиты, сохраняете под новым именем. Оригинал заготовки остается нетронутым.

Еще в программе можно создать интерактивную форму: расставить на странице поля для ввода текста, даты, галочки выбора. Получается что-то вроде анкеты, где остается только кликнуть в нужную ячейку и вписать значение. Такую форму удобно отправить и коллегам: им не придется разбираться, что именно и куда вносить.

PDF-редактор закрывает задачи с документами, но продуктивность складывается из мелочей. Есть еще 3 инструмента, которые помогут организовать рабочий день.

• LeaderTask. Доступно на iOS, Android, Windows и macOS. Российский планировщик с досками задач, календарем и цветовой маркировкой. Бухгалтеру пригодится разделение дел по проектам и повторяющиеся задачи: настроили напоминание о сдаче НДС единожды, дальше оно всплывает само. 

• Qwen. Бесплатная нейросеть, работает из России. Описываете ситуацию и получаете черновик напоминания об оплате. Помимо писем, Qwen помогает переформулировать канцелярит из разъяснений Минфина на понятный язык или набросать пояснение для налоговой.

• Помидорковый таймер. Работает по стандартному принципу: 25 минут сосредоточенной работы, потом пятиминутка отдыха. После четырех циклов перерыв подлиннее. Для бухгалтера это способ разбить рутинные задачи на короткие управляемые отрезки и не перегореть к вечеру. 

Все 4 приема из статьи внедряются быстро. Не потребуется перестраивать бухгалтерию или согласовывать с IT-отделом. 

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFK39Xms