Увольнение сотрудника — это важный процесс, который требует соблюдения множества формальностей и правил. Независимо от причины увольнения, будь то собственное желание сотрудника, сокращение штата или уход в декрет, необходимо действовать строго в рамках закона и внутренних регламентов компании.
Мы подготовили для вас подробный чек-лист, который поможет вам справиться с этой задачей быстро и без лишних хлопот.
Когда нужен этот чек-лист
Чек-лист пригодится в нескольких случаях:
Если сотрудник решил уволиться по собственному желанию.
При сокращении штата.
В случае нарушения трудового договора со стороны сотрудника.
При уходе сотрудника в декретный отпуск (часть шагов будет аналогичной).
Бухгалтерия для бизнеса от КУБ2Б
Это удобная и недорогая альтернатива штатному бухгалтеру:
Не нужно нанимать бухгалтера;
Платежки и счета делаем за 5 минут;
Команда из 5 профессионалов работают на ваш бизнес;
Минимизируем налоги;
Возьмем на себя общение с налоговой и банком.
Шаг 1. Получение заявления на увольнение
Исполнитель: HR-специалист.
Первым шагом является получение письменного заявления от сотрудника. Этот документ необходим для начала процедуры увольнения. В заявлении должны быть указаны дата последнего рабочего дня и причина увольнения. После получения заявления его передают бухгалтерии для дальнейших расчетов.
Шаг 2. Подготовка приказа на увольнение
Исполнитель: HR-специалист.
На основе заявления готовится приказ об увольнении. Приказ должен быть подписан руководителем компании и передан сотруднику для ознакомления. Необходимо также зафиксировать трек-номер приказа и сохранить его копию.
Шаг 3. Передача текущих задач
Исполнитель: Руководитель сотрудника.
Перед тем как сотрудник уйдет, ему нужно передать все свои текущие задачи и проекты заместителю или другому ответственному лицу. Руководитель должен убедиться, что вся необходимая информация передана и доступна новым сотрудникам.
Шаг 4. Блокировка почтового ящика
Исполнитель: ИТ-специалист.
После уведомления об увольнении ИТ-отдел должен заблокировать рабочий почтовый ящик сотрудника. Все непрочитанные письма можно переслать руководителю или коллегам, чтобы важные сообщения не были потеряны. Также необходимо удалить все фильтры, настроенные в почте.
Финансовый аутсорсинг от «КУБ2Б»
Мы построили уникальную экосистему из программного обеспечения, которую встраиваем в ваш бизнес и настраиваем безупречный, актуальный и современный финансовый учет в организации
Шаг 5. Удаление из корпоративных систем
Исполнители: HR-специалист, ИТ-специалист.
Следующий шаг — удаление сотрудника из всех корпоративных систем и приложений. Вот основные действия:
Удаление из корпоративных чатов в мессенджерах.
Отключение доступа к телефонии (включая настройку распределения вызовов и SIP-карточки).
Проверка отсутствия доступа ко всем корпоративным аккаунтам, а также хранилищу данных и CRM-системе.
Смена всех паролей от сервисов, которыми пользовался сотрудник.
Шаг 6. Прием материальных ценностей
Исполнитель: ИТ-специалист.
Если сотрудник использовал оборудование компании (ноутбук, телефон, ключи от офиса и т.д.), он обязан вернуть эти вещи перед своим уходом. ИТ-специалист проверяет наличие всего оборудования и фиксирует его возврат.
Шаг 7. Внесение изменений в организационную структуру
Исполнитель: Генеральный директор.
После увольнения сотрудника необходимо обновить организационную структуру компании. Возможно, потребуется назначить нового ответственного за определенные функции или изменить состав команды.
Шаг 8. Финансовые расчеты
Исполнитель: Бухгалтерия.
Бухгалтерия производит окончательные расчеты с сотрудником, включая выплату заработной платы, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты. Также отправляют расчетный листок на электронную почту сотрудника.
Шаг 9. Формирование отчетности
Исполнитель: Бухгалтерия.
Бухгалтерия оформляет следующие документы:
Приказ на увольнение с приложенным заявлением.
Справка 2-НДФЛ, ЕФС-1 подраздел 1.2, раздел 3 РСВ, СТД-Р (для электронной трудовой книжки).
Запись об увольнении в трудовой книжке (с подписью генерального директора и печатью компании).
Журнал учета трудовых книжек, где сотрудник ставит подпись о получении своей книжки.
Шаг 10. Закрытие доступа к корпоративной информации
Исполнитель: ИТ-специалист.
Заключительный этап — полное закрытие доступа сотрудника ко всей корпоративной информации. Это включает в себя отзыв сертификатов удаленного доступа, отключение подписи НЭП и блокировку личного кабинета КЭДО (при наличии).
Обезопасьте свой бизнес от ненадежной бухгалтерии
Скачайте список вопросов, которые помогут вам оценить профессионализм бухгалтерской службы
Заполните форму и мы вышлем вам чек-лист на почту
Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFGq4M6x
Комментарии
2перешла в эту статью из "новостей" март 2025, а статья старая... 182-н, СЗВ_Стаж, СЗВ-ТД, 2-ндфл сотруднику... Мало того, все время упоминаются "корпоративные" доступы, чаты, IT и HR отделы, а почему-то запись в трудовую книжку и журнал учета трудовых книжек Бухгалтерия должна делать... Так себе "чек-лист"
Спасибо за бдительность! Поправили! У нас в аутсорсинге, вопросами трудовых книжек занимается отдел бухгалтерии, так как ведем для клиентов бухгалтерию, налоги, зарплаты и кадры под ключ, но не занимаемся аутсорсингом HR в плане найма, адаптации, удержания кадров и HR бренда, поэтому уместно оставили это дело бухгалтеру по зарплате и кадрам, такой бизнес процесс=)