Самозанятый не выдал чек и пропал. Что делать заказчику, чтобы снизить риски в 2025 году

Представьте, что самозанятый выполнил задачу и заказчик перевел оплату. Если исполнитель аннулировал чек и не вернул деньги или просто не выдал чек — это нарушение.

Самозанятый обязан выдавать чек:

• сразу — при получении наличных, получении оплаты по QR-коду, с банковской карты заказчика и другими аналогичными способами;

• не позднее 9 числа следующего месяца — при расчетах по безналу.

Основание — ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Налоговой важно, чтобы вознаграждение исполнителю было задекларировано и с него уплачен налог. Если самозанятый не сформировал чек, его доход считается «неподтвержденным».

При отсутствии чека после оплаты самозанятому:

• Вы не сможете учесть эти затраты в своих расходах (п. 8, 9, 10 ст. 15 закона № 422-ФЗ).

• Если самозанятый не имеет статуса ИП, с выплаты ему вы должны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ (п. 3 ст. 8, пп. 1 п. 1 ст. 419 НК, п. 1 ст. 15 закона № 422-ФЗ).

Размер отчислений с выплат, как при работе с физлицом без статуса плательщика НПД:

Если ваша компания этого не сделает, налоговая вправе доначислить налог самостоятельно, а также назначить штраф в размере 20% от суммы неуплаты и начислить пени за каждый день просрочки (ст. 123 НК).

Формально у плательщика НПД есть право аннулировать любой чек из приложения «Мой налог». Поэтому ситуация, когда исполнитель сначала выдал чек, а затем его отменил, вполне возможна. Но при этом самозанятый должен корректно и своевременно отражать доходы в ФНС.

Аннулирование чека возможно, если исполнитель оформил его с ошибками:

• Указал неверную сумму — завышенную или заниженную.

• Ошибочно выбрал заказчика.

• В ИНН заказчика допустил ошибку. В таком случае расходы не будут признаны для налогообложения. Основание — п. 2 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899.

• В тексте использовал некорректные формулировки, например «зарплата» или «аванс». Такие слова могут вызвать подозрения в наличии трудовых отношений.

• Создал чек случайно из-за некорректного использования приложения «Мой налог».

В этих ситуациях самозанятый обязан аннулировать чек с ошибкой и оформить корректный. Если вы увидели, что самозанятый аннулировал чек, сперва свяжитесь с ним и спросите, в чем дело. Возможно, он просто забыл выслать вам новый чек.

Если самозанятый аннулировал чек, его копия, скорее всего, хранится у заказчика. Для начала стоит проверить ее подлинность: отсканируйте QR-код на чеке. Если документ действителен, вы увидите его на портале ФНС.

Если система выдает ошибку или чека у вас и вовсе не было, действуйте по такому алгоритму:

Иногда проблему можно решить просто. Самозанятый мог забыть перевыставить чек или столкнуться с техническими сложностями — например, из-за перебоев со связью или интернетом. 

В такой ситуации начните с вежливого сообщения:

«Здравствуйте! Оплата услуги была произведена [дата], прошу сформировать и прислать чек согласно требованиям статьи 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Нам необходим чек для корректного учета расходов и подтверждения факта оплаты».

Для убедительности можно сослаться на условия договора, если в нем вы закрепили обязательство самозанятого формировать чеки.

Если дело в ошибке, самозанятый вправе аннулировать неверный чек и выдать новый — с фактической датой расчета. Основание — письмо ФНС от 28.07.2023 № ЗГ-3-20/9902.

Если самозанятый игнорирует просьбы и отказывается формировать чек, стоит подать жалобу в ФНС. Сделать это можно через портал ФНС или по телефону колл-центра 8-800-222-2-222. Такое обращение подтвердит недобросовестное поведение исполнителя и вашу добросовестность как заказчика.

В жалобе нужно указать:

• свои данные как заказчика;

• сведения о самозанятом (Ф.И.О., ИНН);

• дату и сумму оплаты;

• описание ситуации с упоминанием ваших попыток получить чек.

К обращению приложите копии договора, акты, скриншоты переписки и другие документы, подтверждающие факт оказания услуги и оплаты.

Основание — письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213. Налоговая служба прямо рекомендует сообщать о подобных случаях. Для самозанятого это не пройдет без последствий, а бизнес защитится от обвинения в неисполнении обязательств налогового агента.

Если деньги по аннулированному чеку вернулись, нужно скорректировать налоговую базу в порядке, который установлен для вашего режима налогообложения. Основание — письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899.

Когда сотрудничество с самозанятым происходило через посредника, потребуется дополнительный пакет документов — агентский договор, акты оказанных услуг, а также иные бумаги, подтверждающие, что сделка была заключена именно между вами и самозанятым. Основание — письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902.

Если же нет ни повторно выставленного чека, ни копии аннулированного, восстановить его заказчик не может. В этом случае важно собрать максимально полный комплект доказательств фактических расходов: договоры, акты, банковские выписки, переписку с исполнителем.

Важно помнить: запрашивать чек заранее нельзя — его формируют в момент расчета или не позднее 9 числа следующего месяца при безналичных расчетах. Основание — ч. 3 ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Чтобы минимизировать риски в будущем:

• Пересмотрите договоры с самозанятыми. Если в них нет санкций за задержку выдачи или аннулирование чеков — добавьте такие условия.

• Обучайте сотрудников. Те, кто отвечает за работу с самозанятыми, должны знать порядок действий и требования к исполнителям.

• Откажитесь от «ручных» расчетов. Используйте современные системы автоматизации — например, через Qugo удобно проводить индивидуальные или массовые выплаты исполнителям.

• Сотрудничайте с проверенными исполнителями. Надежных самозанятых проще находить через специализированные платформы (например, Qugo), которые сами формируют чеки и закрывающие документы.

Такие меры ускорят подтверждение расходов, даже если есть проблемы с исполнителем.

Платформа Qugo проверяет статус исполнителя как плательщика НПД, берет на себя формирование чеков и перечисление налогов. Благодаря сервису сотрудничество с внештатными специалистами проходит без лишней бюрократии и с минимальными рисками для компании. Все закрывающие документы сохраняются на платформе в электронном виде: это ускоряет учет и исключает претензии со стороны контролирующих органов. Запишитесь на демонстрацию, чтобы оценить возможности сервиса.

Читайте также:

• Реестр контролируемых лиц: может ли в него попасть иностранец-самозанятый и что делать бизнесу.

• Как обжаловать решение о переквалификации договора ГПХ в трудовой.

• Что делать заказчику, если самозанятый сменил данные: фамилию, паспорт, адрес.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFGXpUMN