Кто такие фрилансеры с точки зрения закона
В действующем законодательстве понятия «фрилансер» нет. На практике так называют внештатного исполнителя, который берет отдельные заказы и работает не в штате компании.
Фрилансер отличается от штатного работника тем, что сам определяет, когда и как выполнять задачу, не подчиняется внутреннему распорядку заказчика и не пользуется его рабочими ресурсами.
Отношения строятся не по модели «работник–работодатель», а по принципу «заказчик–исполнитель» — так же, как между двумя компаниями.
Основные признаки фрилансера:
не связан офисом и графиком;
сам организует свое время и рабочие инструменты;
получает оплату за конкретный результат, а не фиксированную зарплату;
сотрудничает с разными клиентами, без постоянных обязательств перед одним.
Когда привлекают фрилансеров
Внешних исполнителей обычно привлекают в таких случаях:
✅ Разовые услуги. Если нужно, например, обновить фирменный стиль или подготовить несколько иллюстраций, выгоднее заключить с дизайнером договор на конкретный объем задач, чем брать его в штат.
✅ Нерегулярные проекты. Запуск рекламной кампании или написание статьи — задачи, которые могут понадобиться компании периодически. Их удобно поручать внештатникам.
✅ Узкая специализация. Для юридической проверки договора, консультации по налогам или настройки сайта можно пригласить эксперта на один проект. Это дешевле и быстрее, чем содержать такого специалиста в штате.
В Telegram-канале мы публикуем лайфхаки, новости и все самое важное о сотрудничестве с внештатными исполнителями. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Формы сотрудничества: самозанятый, ИП или физлицо
Фрилансер может выполнять задачи как самозанятый, индивидуальный предприниматель или обычное физическое лицо. От выбранного варианта зависят налоги, документы и обязанности заказчика.
1. Самозанятый (плательщик НПД). Это один из самых популярных форматов для фрилансеров. Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход — 4% с дохода от физлиц и 6% с дохода от компаний и ИП.
Заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. После оплаты исполнитель обязан выдать чек через приложение «Мой налог». Чек — главный документ, подтверждающий, что все оформлено законно и расходы можно учитывать при расчете налога.
У самозанятых есть ограничения:
годовой доход не выше 2,4 млн руб.;
нельзя нанимать сотрудников;
нельзя заниматься видами деятельности, запрещенными для НПД (например, перепродажа чужих товаров).
2. ИП на НПД. Предприниматель может применять налог на профессиональный доход. Для заказчика условия такие же, как при работе с обычным самозанятым: чек из приложения «Мой налог» — основное подтверждение оплаты, налоги платит исполнитель.
При этом сохраняются ограничения: лимит дохода 2,4 млн руб. в год и запрет на наем сотрудников по трудовому договору.
3. ИП на УСН, патенте или общем режиме. В этом случае предприниматель сам платит налоги по его налоговому режиму и несет ответственность за отчетность. Заказчик освобожден от уплаты НДФЛ и взносов, но должен убедиться, что услуга соответствует кодам ОКВЭД по видам деятельности ИП.
4. Физическое лицо без специального налогового статуса. Этот вариант используют редко. С физлицом заключают договор ГПХ, например подряда или оказания услуг. В этом случае компания становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ по прогрессивной шкале (13% до 2,4 млн руб., 15–22 % с суммы превышения), а также начисляет страховые взносы.
Что важно знать, если фрилансер — нерезидент
Нерезидентом считается человек, который проводит в России менее 183 дней в течение года, независимо от гражданства. Для бизнеса это частая ситуация: нередко фрилансеры работают дистанционно и живут за пределами страны.
Компания удерживает НДФЛ только с доходов, полученных исполнителем без статуса ИП и самозанятого в РФ (ст. 209 НК). К ним относятся, например:
оплата за работы, выполненные на территории России;
вознаграждение за услуги или работы для российских заказчиков;
дивиденды и проценты, выплаченные российской компанией.
Налог для нерезидентов считайте по ставке 30%.
Важно — такая ставка действительна для фрилансеров. Для сотрудников-нерезидентов действуют стандартные ставки.
Если фрилансер выполняет задание за границей и получает оплату от зарубежного источника, такие доходы не облагаются НДФЛ в России. В этом случае порядок налогообложения определяется законами страны, где фактически выполнена задача (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК).
Как оформить договор с фрилансером
Чтобы избежать споров и претензий со стороны налоговой или трудовой инспекции, отношения с фрилансером нужно закрепить документально. Подойдет договор гражданско-правового характера (ГПХ) — на выполнение работ или оказание услуг.
Пункт договора | Что прописать |
Предмет и результат | Четко описать задачу и ожидаемый итог — например, отчет, готовый макет, рекламная кампания, сайт. Указать, в каком виде принимается результат: файлы, ссылка, документ, отчет |
Сроки выполнения | Установить дату начала и окончания, при необходимости — этапы. Это подтверждает сдельный характер сотрудничества |
Стоимость и порядок оплаты | Указать сумму или принцип расчета (предоплата, по этапам, после выполнения задачи). Отразить сроки и форму оплаты |
Порядок приемки | Прописать, что после завершения работы стороны подписывают акт выполненных работ или акт оказанных услуг. Он подтверждает, что у заказчика нет претензий к выполненному заданию |
Ответственность сторон | Исполнитель отвечает за качество и сроки, заказчик — за оплату. Можно предусмотреть штрафы при нарушениях. Укажите, что самозанятый исполнитель должен выдавать чек и уведомлять заказчика при утрате статуса. Это снимает риски доначислений НДФЛ и взносов. |
Конфиденциальность | Добавить пункт о неразглашении, если фрилансер получает доступ к внутренним данным или клиентской информации. |
Как платить фрилансеру и оформлять документы
Способ расчетов зависит от того, какой статус у исполнителя.
✔️ Если исполнитель — самозанятый. Оплату можно перевести на банковскую карту, выдать наличными или через платформу, где фрилансер зарегистрирован как плательщик НПД. После получения денег исполнитель формирует чек в приложении «Мой налог» и отправляет его заказчику. Чек — основной документ, подтверждающий законность сделки.
При безналичной оплате его нужно сформировать не позднее 9-го числа следующего месяца. При наличной оплате, переводе на карту или платеже с электронного кошелька — в момент получения средств.
✔️ Если исполнитель — ИП на НПД. Вознаграждение также можно перевести безналичным способом или выдать наличными. При оплате наличными действует ограничение — до 100 000 руб. по одному договору. Превышение лимита грозит штрафом: для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб., для компаний — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).
✔️ Если исполнитель — ИП на другом режиме. С ИП можно рассчитаться наличными (в рамках того же лимита — 100 000 руб. на один договор) или безналом — на расчетный счет в банке.
✔️ Если исполнитель — физическое лицо. Оплатить работу можно наличными или переводом на карту, счет или электронный кошелек. При этом заказчик удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы.
Как избежать переквалификации в трудовые отношения
Главный риск при работе с фрилансерами — когда налоговая или государственная инспекция труда решают, что на самом деле это скрытый сотрудник, а не подрядчик. В этом случае компанию обязывают оформить трудовой договор, начислить взносы и штрафы.
Когда есть риск признания отношений трудовыми:
Исполнитель работает постоянно и выполняет типовые обязанности штатных сотрудников.
Выплаты происходят регулярно — дважды в месяц или одинаковыми суммами.
В договоре указаны «должность», «рабочее место» или «график работы».
Фрилансер подчиняется внутренним правилам компании.
Чтобы снизить риск переквалификации отношений с фрилансером:
Привлекайте исполнителей только для задач с конкретным результатом, когда важен итог, а не постоянная трудовая функция.
В договоре описывайте результат, а не процесс выполнения задач.
В договоре прописывайте обязанность самозанятого уведомить об утрате статуса плательщика НПД и ответственность за неуведомление.
Устанавливайте четкие сроки и фиксированную оплату за задание, без регулярных «зарплатных» выплат.
Не используйте трудовую лексику — «должность», «зарплата», «премия», «командировка».
Храните все договоры, акты, чеки и переписку — они подтверждают сдельный характер сотрудничества.
Проверяйте, что самозанятый исполнитель не был сотрудником компании в течение последних двух лет.
Подписывайте акт оказанных услуг после завершения задания.
Проверяйте корректность чеков самозанятых (ИНН, сумма, описание результата).
Не оформляйте командировки — поездки фрилансер оплачивает сам и включает в стоимость работ.
Чтобы избежать ошибок в оформлении и не тратить время на проверку статусов самозанятых, удобно использовать специальные платформы для взаимодействия с исполнителями. Qugo автоматизирует все ключевые процессы:
проверяет актуальный статус самозанятого и уведомляет, если он потерял право работать на НПД;
оформляет все необходимые документы с фрилансером в электронном виде;
принимает оплату и автоматически формирует чеки плательщиков НПД;
хранит все документы в одном месте, чтобы их можно было предъявить при проверке.
Через Qugo можно безопасно взаимодействовать с самозанятыми и фрилансерами любого профиля. Платформа позволяет компании сосредоточиться на задачах бизнеса и не опасаться рисков переквалификации гражданско-правового сотрудничества в трудовые отношения.
Читайте также:
Самозанятые смогут получать оплачиваемый больничный с 2026 года: кто платит, размер выплаты, условия.
Бухгалтерский учет при расчетах с самозанятыми: документы, счета, проводки.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса:
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFFwmntY
Начать дискуссию