Работа с самозанятыми без рисков в 2026 году: подробное руководство для бизнеса

Самозанятые — это граждане, которые легально ведут самостоятельную деятельность без создания юридического лица и найма сотрудников. Они платят налог на профессиональный доход (НПД) и фиксируют операции в приложении «Мой налог». 

Ставка налога составляет:

• 4% при расчетах с физлицами;

• 6% при расчетах с компаниями или ИП. 

Налоги такие исполнители платят за себя самостоятельно — заказчику не нужно перечислять НДФЛ и страховые взносы.

Режим НПД действует на всей территории России до 31 декабря 2028 года. Использовать его могут как граждане РФ, так и граждане ЕАЭС и Украины.

Самозанятые — это не наемные работники. Они выполняют задачи и несут связанные с этим расходы. Исполнители применяют свои инструменты, планируют время и не следуют внутреннему распорядку компании. Поэтому их привлекают только к деятельности, которая предполагает конкретный, измеримый результат.

К разовым задачам относятся, например, подготовка статьи, создание сайта, запуск рекламной кампании, съемка материалов, разработка программного обеспечения. При длительном сотрудничестве результат тоже должен быть определен заранее: написание десяти статей в месяц, квартальная подготовка отчетности. Важно, чтобы акцент в договоренностях был на конечном продукте, а не на процессе работы.

Если деятельность связана с непрерывным присутствием в офисе и обязанностями, которые невозможно выразить через конкретный результат, лучше оформлять сотрудника по трудовому договору. 

Самозанятые могут работать в таких направлениях:

• ремонт, отделка, дизайн, реставрация;

• услуги доставки, сборки и комплектования товаров;

• работы, связанные с автотранспортом — перевозка грузов, автомойка, автосервис;

• IT-услуги — разработка ПО, администрирование, техническое обслуживание систем;

• услуги индустрии красоты — парикмахерские, косметологические процедуры;

• бытовые услуги — уборка, химчистка, мелкий бытовой ремонт;

• обучение — репетиторство, спортивные тренировки;

• бухгалтерские и юридические консультации;

• производство и продажа собственной продукции;

• фото- и издательские услуги;

• услуги в сфере здоровья и спорта — массаж, диетология;

• работы по благоустройству, переработке отходов и сельскому хозяйству.

Определенные виды деятельности под режим НПД не подходят. Самозанятым запрещено:

• продавать подакцизные товары — алкоголь, табачную продукцию, пиво;

• перепродавать товары или права, кроме личного имущества;

• добывать и продавать полезные ископаемые;

• нанимать сотрудников;

• вести деятельность по договорам поручения и агентирования в интересах третьих лиц, кроме курьеров, которые проводят оплату через кассу заказчика;

• совмещать НПД с другими специальными налоговыми режимами;

• применять НПД для деятельности адвокатов, нотариусов, медиаторов, арбитражных управляющих и иных профессионалов, которые должны платить НДФЛ;

• получать доходы по договорам доверительного управления или простого товарищества.

Кроме перечня запрещенных видов деятельности, в сотрудничестве с плательщиками НПД действует ряд дополнительных ограничений. 

Закон запрещает привлекать к задачам в статусе самозанятого действующего сотрудника или бывшего работника, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Такой запрет закреплен в ст. 6 закона № 422-ФЗ. 

Если нужно заключить договор с человеком, который работает в компании или уволился недавно, его можно оформить как с обычным физлицом без статуса самозанятого. В этом случае заказчик начисляет и уплачивает страховые взносы и НДФЛ.

Нельзя переводить штатных сотрудников в самозанятые. Налоговая легко фиксирует ситуации, когда работник исключен из штата, а затем через короткое время начинает выполнять те же функции уже в качестве плательщика НПД. Такие схемы приводят к доначислению налогов, пеням и штрафам.

ФНС также уделяет внимание признакам массовой постановки на учет. Если сразу несколько бывших сотрудников регистрируются как самозанятые, используют один электронный адрес или одно устройство для выдачи чеков, это могут счесть попыткой подменить трудовые отношения подрядом.

Еще одно ограничение — самозанятый может получать не более 2,4 млн рублей в год. Если превысить этот лимит, исполнитель теряет право на применение НПД, а значит, заказчик становится по отношению к нему налоговым агентом. Налоговому агенту нужно перечислять за исполнителя НДФЛ и страховые взносы в бюджет.

Чтобы сотрудничество с плательщиком НПД не вызвало вопросов у ФНС и ГИТ, важно соблюдать базовые правила: проверять статус исполнителя, правильно заключать договор, корректно оформлять оплату и своевременно получать подтверждающие документы. 

Проверка статуса — обязательная часть работы с плательщиками НПД. Ее нужно проводить не только при заключении договора, но и перед каждой выплатой. Проверка снижает риски некорректных расчетов и позволяет избежать доначислений налогов, если исполнитель потерял право на применение НПД или превысил лимит дохода.

Есть несколько способов проверки статуса.

1. Справка из приложения «Мой налог». Исполнитель формирует справку в электронном виде и отправляет заказчику. Она подтверждает, что человек зарегистрирован как плательщик НПД на определенную дату. Этот способ подходит для разовых задач и небольшого количества исполнителей. Важно проверять, что дата в документе совпадает с датой выплаты.

2. Проверка через сервис ФНС. На сайте налоговой доступен бесплатный онлайн-сервис. Достаточно указать ИНН самозанятого и дату запроса, после чего система покажет актуальные данные. Метод подходит для точечных проверок, но при большом количестве исполнителей трудозатратен.

3. Автоматизированная проверка через платформу. Платформы, например Qugo, выполняют проверку статуса автоматически. Система контролирует актуальность данных и предупреждает заказчика, если исполнитель потерял статус самозанятого или превысил лимит дохода. Это удобно, когда компания работает с несколькими исполнителями одновременно.

С самозанятым нужно заключать гражданско-правовой договор. Документ фиксирует условия выполнения услуги, объем и стоимость работ, сроки и порядок расчетов. Также документ определяет результат, который должен быть передан заказчику.

Чтобы исключить риски переквалификации, важно использовать только гражданско-правовую терминологию, например «заказчик», «исполнитель», «выплаты», а не «работодатель», «сотрудник», «зарплата», «премия».       

С самозанятыми можно заключать разные виды гражданско-правовых договоров. Тип зависит от характера задачи и результата, который требуется заказчику. Каждый вид договора имеет свои нюансы. Главное — перед подписанием проверить, что условия соответствуют требованиям применения НПД и не создают рисков переквалификации отношений.

Приведем примеры особенностей отдельных видов договоров:

• Договор подряда или оказания услуг. Если планируете компенсировать расходы самозанятого (топливо, закупку материалов, аренду оборудования), эти суммы должны быть прямо указаны в договоре. Самозанятый обязан выдать чек на всю сумму — вознаграждение плюс компенсации. Если компенсации не отражены в договоре и чеке, заказчику придется удерживать НДФЛ с этих выплат.

• Договор аренды. Самозанятый вправе сдавать только жилую недвижимость. Сдача коммерческих помещений или апартаментов под запретом. Ограничений для аренды движимого имущества нет.

• Посреднические и агентские договоры. Самозанятый не может выступать посредником от имени заказчика. Разрешена только обратная схема — когда заказчик действует как агент и реализует товары исполнителя. Исключение — доставка. Самозанятый может быть курьером, принимать оплату от покупателей и пробивать чеки через онлайн-кассу заказчика.

• Договор перевозки. Заключить договор перевозки с самозанятым нельзя, если у него нет статуса индивидуального предпринимателя. По закону перевозчиком может быть только юридическое лицо или ИП, поэтому такая деятельность в статусе НПД запрещена.

Далее — базовые условия, которые должны быть закреплены в договоре ГПХ.

Для небольших и разовых услуг на сумму до 10 000 рублей письменный договор необязателен. Например, стрижка, разовая консультация или обучение могут быть оказаны без оформления бумажного соглашения, если стороны обсудили все заранее и расчет проходит сразу.

Оплата услуг самозанятого должна быть оформлена так, чтобы у банка и налоговой не возникало вопросов о характере отношений. Оптимальный вариант — безналичный перевод по реквизитам исполнителя с корректным назначением платежа.

При этом нужно учесть, что банки внимательно анализируют операции, связанные с выплатами физическим лицам. Чтобы транзакцию не приостановили, корректно оформляйте платежные поручения. При необходимости будьте готовы предоставить договор, задания или акты, подтверждающие характер сотрудничества.

При заполнении платежного поручения нужно указать:

• «Вид операции» — код 01.

• «Назначение платежа кодовое» — код 1 (для корректного определения типа дохода).

• «Очередность платежа» — код 5.

• Подробное назначение платежа, например: «Оплата самозанятому за услугу по интеграции CRM-системы заказчика и программы 1С:Бухгалтерия по договору № 1 от 01.09.2025».

Эти детали помогают банку правильно классифицировать транзакцию и снижают вероятность дополнительных запросов.

Оплата наличными, переводом на карту или электронный кошелек тоже возможна. При оплате наличными есть ограничение по сумме, если самозанятый — ИП: не более 100 000 руб. по одному договору (указание ЦБ № 5348-У).

Чек — обязательный документ, который подтверждает оплату услуг самозанятому и фиксирует доход, с которого он уплачивает НПД. Требование выдавать чек установлено ст. 14 закона № 422-ФЗ.

Сроки выдачи:

• При оплате наличными или с помощью электронных платежных средств исполнитель должен выдать чек сразу после получения денег.

• При безналичном переводе на счет исполнителя чек нужно получить до 9-го числа следующего месяца.

Исполнитель может направить чек заказчику в электронном виде, сформировав его через приложение «Мой налог». Распечатывать документ не требуется — электронный формат имеет юридическую силу.

Для компании чек — ключевое основание для учета расходов. Без него уменьшить налоговую базу нельзя — это прямо указано в ст. 15 закона № 422-ФЗ.

Исполнитель сам вносит важные данные в чек, поэтому при получении документа заказчику важно проверять:

• Свой ИНН. Ошибка усложнит подтверждение расходов.

• Сумму. Она должна совпадать с договором и включать всю оплату без вычета налога.

• Наименование услуги. Фиксируют результат, а не процесс (например, «разработка макета», а не «работа дизайнера»).

Проверять чек нужно дважды:

1. Сразу после получения, чтобы исполнитель мог быстро аннулировать ошибочный документ.

2. Перед сдачей отчетности, чтобы исключить расхождения и проверить, что документ не аннулирован.

Аннулировать чек законно можно только в двух случаях:

• исправление ошибки с последующей выдачей нового чека;

• возврат средств заказчику.

Заказчик при этом не выполняет никаких действий — аннулирование оформляет сам исполнитель.

Если самозанятый аннулирует чек неправомерно (например, чтобы не платить налог), расходы все равно можно подтвердить. Для этого в налоговую предоставляют чек, договор, акт и подтверждение оплаты. ФНС проводит проверку исполнителя и подтверждает правомерность учета расходов (письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@).

Еще один важный момент — оформить акт оказанных услуг. Хотя выдача акта необязательна, этот документ важен для подтверждения результата работы и защиты интересов сторон. Акт помогает:

• фиксировать объем и качество выполненной работы;

• избежать споров при приемке услуг;

• подтвердить факт выполнения работ, если чек был аннулирован;

• упорядочить внутренний учет, когда нужно распределить затраты по статьям.

Акт можно оформлять на бумаге или в электронной форме. При работе с большим количеством исполнителей удобнее использовать электронный документооборот. Так заказчик и исполнитель могут подписать документы быстро, даже если находятся в разных городах. 

Сотрудничество с самозанятыми остается удобным форматом для бизнеса, но в 2026 году сохраняются требования и индикаторы, на которые обращают внимание контролирующие органы. Чтобы избежать лишнего внимания со стороны ФНС, ГИТ и банков, нужно учитывать основные риски.

ФНС и ГИТ фиксируют возможную подмену трудовых отношений, если работа самозанятых по форме и содержанию напоминает работу сотрудников. При этом контролирующие органы оценивают совокупность факторов, включая регулярность выплат, длительность сотрудничества и зависимость исполнителя от одного заказчика.

Минтруд также планирует уточнить индикатор риска для проверок ГИТ. Планируется, чтобы риск срабатывал, если компания сотрудничает более чем с 35 физлицами и ИП на НПД, у которых:

• среднемесячный доход от компании не ниже 35 000 руб.;

• длительность сотрудничества более трех месяцев;

• доля дохода от этой компании 75% и выше.

Чтобы снизить риски, нужно:

• не включать исполнителя в оргструктуру компании и поручать задачи с измеримым и конкретным результатом;

• фиксировать в договоре результат, а не процесс работы;

• избегать трудовой терминологии: «работник», «зарплата», «отпуск»;

• исключить трудовые условия: график, подчиненность, рабочее место, инструкции;

• оформлять акты по каждому результату;

• избегать массовой регистрации исполнителей сразу перед началом сотрудничества.

В таком случае договор считается как оформленный с обычным физлицом, а компания обязана платить НДФЛ и взносы.

Как избежать риска:

• проверять, что с даты увольнения прошло не менее двух лет;

• не переводить работников в статус плательщиков НПД.

Если исполнитель потерял статус плательщика НПД и он не ИП, заказчик должен удерживать НДФЛ и платить взносы.

Как избежать:

• проверять статус самозанятого перед каждой оплатой;

• при утрате статуса приостанавливать расчеты до оформления ИП или обновления условий договора.

Без чека нельзя подтвердить расходы, а ошибки в сумме, ИНН или названии услуги приведут к спорам с ФНС.

Как избежать:

• получать чек на каждую оплату;

• проверять данные сразу;

• хранить чеки в электронном виде;

• при ошибке просить исполнителя аннулировать чек и выдать новый.

Банк может приостановить операции, если видит регулярные переводы физическим лицам на личные счета без признаков уплаты налогов и без документов, подтверждающих, что переводы связаны с услугами по договору ГПХ.

При недостатке средств на счете банк замораживает операции до полного исполнения требования. 

Как избежать:

• проверять статус плательщика НПД перед каждой выплатой;

• проводить оплату строго по реквизитам;

• указывать детальное назначение платежа;

• хранить договоры, акты, чеки, чтобы их можно было при необходимости предоставить банку.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Нарушение ограничений закона № 422-ФЗ приводит к спорам и налоговым доначислениям.

Чтобы избежать риска, проверяйте, что деятельность входит в перечень разрешенных. Не привлекайте исполнителей на НПД к агентским сделкам, лицензируемой деятельности, а также к перевозкам, если самозанятые не зарегистрированы как ИП.

Без подтверждающих документов сложно доказать факт оказания услуг и подтвердить ее объем, если возникнут споры между сторонами.

Как избежать:

• фиксировать задания и сроки в переписке;

• оформлять акты по каждой задаче;

• хранить закрывающие документы вместе с чеками.

Чтобы минимизировать юридические и налоговые риски, выстраивайте сотрудничество с самозанятыми по единым правилам: проверяйте статус, фиксируйте результаты в документах, правильно оформляйте выплаты и запрашивайте чеки. Упростить эти процессы помогает платформа Qugo — сервис автоматизирует проверку статуса плательщика НПД, подписание договоров и актов, формирование чеков и обеспечивает хранение документов.

Читайте также:

• Самозанятый превысил лимит по доходу 2,4 млн рублей: как провести платеж.

• Какие услуги самозанятых под полным запретом и какие ведут к рискам: шпаргалка для заказчика.

• Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить сотрудничество с другим ИП и избежать налоговых ловушек.

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFK97xet