Разделение по столбцам
Это история про данные, которые пришли «как есть»: например, выгрузка из учётной системы, копипаста из письма или отчёта, результаты распознавания бумажного документа, данные из PDF и т.д. Часто при вставке этих сведений в редактор таблиц в одной ячейке оказывается записано сразу всё подряд, например, магазин, артикул и тип операции, разделённые запятыми. Как результат, данные вроде есть, но что-то сделать с ними, например, отфильтровать или как-то проанализировать — не получится. Выглядеть это может, например, так:
В таких случаях редактор Р7 офис может разложить данные по полочкам. Для чего выделяем наш исходный столбец, заходим во вкладку «Данные» и выбираем «Текст по столбцам». Указываем, чем именно разделены значения — чаще всего это запятая.
Результат, как говорится, налицо.
Но это ещё не всё: наша табличка выглядит не слишком опрятно, некоторые данные не умещаются в видимой части ячеек. Поправить эту неприятность легко: достаточно сделать правый клик мышкой на поле с названиями строк или столбцов, в контекстном меню выбрать пункт «Задать ширину столбца», а далее — «Автоподбор ширины столбца».
Сразу стало лучше:
Фильтруем данные
Когда данные уже приведены в приличный вид, почти всегда возникает следующий вопрос: как из всей этой массы увидеть только то, что нужно прямо сейчас? И здесь на арену выходит такой инструмент как фильтры.
Итак, у нас та же табличка с движением товаров: поступления, списания, возвраты. Нужно посмотреть только поступления за конкретный товар.
Для начала давайте дадим столбцам заголовки. Вставляем пустую строку:
А теперь, проставив заголовки и выделив строку с ними, нажмём кнопку «Фильтр»
В ячейках справа появился значок выпадающего списка. Теперь можно без проблем сделать видимыми только те классы значений, которые нас интересуют в данный момент. Нет, с таблицей как таковой ничего не случится, все данные останутся, эта операция касается только видимости.
В выпадающем меню можно выбрать нужную категорию, задать нужный вариант сортировки (например, если мы хотим сравнить объемы поставок), а также отфильтровать данные по тексту.
Фильтровать данные можно (и часто нужно) по нескольким критериям сразу. Например, мы выбрали только вариант «Поставка» и вместе с тем в другом столбце — вариант товара, «Артикул 102».
В итоге видим только строки, которые нужны.
Удаление дубликатов
Представьте, что вам нужно сформировать список задач по проектам. Часть задач пришла из одного письма, часть — из другого, что-то добавили коллеги в мессенджере. В итоге всё сведено в одну таблицу, и она выглядит примерно так.
В таком виде наша таблица не блещет информативностью: одни и те же задачи повторяются, не вполне очевидно, сколько их на самом деле, сложно понять реальный объём работы. Определённо, надо привести табличку в чувство.
Попробуем удалить дубликаты в столбце «Задача» — останется у нас в результате короткий список задач: подготовить ТЗ, согласовать дизайн и настроить аналитику. Идём на вкладку «Данные», жмём значок «Удалить дубликаты». Выбираем нужный нам столбец, отметив при этом, что в нашей табличке есть заголовки — редактор присвоит эти значения столбцам.
Получилось кратенько, но есть момент: ведь задач по подготовке ТЗ на самом деле было две, для сайта и для мобильного приложения. Так что такой вариант удаления дубликатов нам не совсем подходит.
Если удалять дубликаты по ответственным (возможно, на самом деле крайне безответственным, но точно мы не знаем) сотрудникам, мы опять столкнёмся с неприятностями — ведь у одного из них, Иванова, было две задачи, а по факту в табличке осталась одна.
И лишь поиск дубликатов по всем трём столбцам (то есть, по сути, поиск дублирующихся полных строк) даст нам хороший «очищенный» вариант таблички:
Реклама: АО «Р7», ИНН: 5259019343, erid: 2W5zFJrYfYU
Начать дискуссию