Особенности оформления дистанционной работы

Расскажем, как правильно оформить дистанционную работу, какие при этом есть риски и способы их предотвращения. Также из этой статьи узнаете, как работодателю компенсировать расходы, которые понес сотрудник в связи с осуществлением работы дистанционно.
Особенности оформления дистанционной работы
Иллюстрация: СберРешения

По общему правилу перевод работника на дистанционную работу оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Исключением является только случай введения дистанционной работы по инициативе работодателя, о котором мы писали в этой статье (в этом случае требуется ЛНА).

Тем не менее, если в компании значительная часть работников переведена на дистант, мы рекомендуем принять соответствующий ЛНА, регулирующий труд дистанционных работников. Принятие такого ЛНА сэкономит время и силы при необходимости внесения каких-либо изменений в правила осуществления дистанционной работы.

При принятии положения о дистанционной работе не забудьте ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК) с помощью подписания листа ознакомления, журнала ознакомления или в иной форме. Если работник не будет ознакомлен с ЛНА, компанию могут оштрафовать на сумму в размере от 30 до 50 тыс. руб. (ч.1 ст. 5.27 КоАП), а также возникнут сложности с привлечением работника к дисциплинарной ответственности за нарушение правил работы на дистанте.

КЭДО при дистанционной работе

Дистанционная работа по трудовому договору может быть полностью построена на электронном взаимодействии работника и работодателя путем обмена любыми документами (ст. 312.3 ТК).

Статья 312.3 ТК разрешает при дистанционной работе перевести все документальное взаимодействие с работником в электронную форму.

В этом смысле электронное взаимодействие с дистанционными работниками значительно проще ввести, чем со всеми остальными — достаточно только включить все необходимые условия в дополнительное соглашение. Обмен в электронной форме возможен любыми документами.

Следует отметить, что упрощенная форма обмена электронными документами распространяется только на дистанционных работников.

По общему же правилу для введения электронного документооборота работодателю необходимо уведомить работника о факте введения КЭДО, принять отдельный ЛНА, получить согласие работника.

При этом в электронные документы нельзя перевести трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Место работы дистанционного работника

В последнее время особенно актуальным стал вопрос о том, что будет, если дистанционный работник уехал в другой город или страну, отличную от места его работы, и при этом «забыл» предупредить об этом своего работодателя.

Важно! Дистанционного работника можно направить в служебную командировку для выполнения служебного поручения в местности (на территории), отличной от местности (территории) выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК). Например, командировкой будет признана служебная поездка дистанционного работника в головную организацию, расположенную за пределами административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1, от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1, письмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Например, что будет, если в трудовом договоре указано место работы г. Москва, а фактически в рабочее время работник находился в г. Рязани?

Роструд отвечает, что в таком случае работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушение условий трудового договора (Апелляционное определение СК по гражданским делам Мурманского областного суда от 23.05.2019 по делу № 33-1584/2019). Более того, трудовой договор может быть расторгнут с таким работником при изменении места выполнения им трудовой функции, если это влечет невозможность выполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ст. 312.8 ТК). Например, если в этом месте отсутствует Интернет.

Обратите внимание, что на практике под местом работы понимается населенный пункт, в котором фактически находится работник. Указание более подробного адреса является уже условием трудового договора о рабочем месте (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Указывать полный адрес не рекомендуется, так как при его изменении придется вносить изменения в трудовой договор.

Дистанционная работа за пределами РФ

Возможность удаленной работы за границей по трудовому договору с российским работодателем в целом является спорным.

Минтруд довольно часто пишет о невозможности заключения трудового договора с дистанционным работником, который трудится за пределами РФ (письма Минтруда от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811, от 27.07.2016 № 17-3/В-292, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578, от 07.08.2015 № 17-3/В-410), и рекомендует заключать договор ГПХ. Объясняется данная позиция тем, что:

  1. трудовое законодательство распространяется только на территорию РФ;

  2. работодатель не может выполнить свои обязанности в сфере охраны труда.

Спойлер: это не все риски, однако наличие рисков не равно невозможность.

Московский ГИТ не столь категоричен и отмечает, что трудовым законодательством не урегулирован вопрос о работающем за пределами РФ дистанционном работнике (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 14.05.2021 № 77/7-13019-21-ОБ/10-17963-ОБ/18-1356).

При этом с точки зрения налогового права Минфин и ФНС считают возможным заключение с дистанционным работником трудового договора о работе последнего за пределами РФ (письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 18.07.2019 № 03-04-06/53227 и ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@). Их позиция подкрепляется судебной практикой (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа в постановлении от 24.12.2020 № Ф08-10403/2020 по делу № А20-4914/2019, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.06.2020 № 33-8432/2020 по делу № 2-5677/201).

В таком случае, по мнению Минфина, наступают лишь определенные последствия: если работник потеряет статус налогового резидента, ставка НДФЛ для него повысится (письма от 01.08.2018 № 03-04-06/54321, от 08.05.2019 № 03-04-05/33559, определение Московского областного суда от 28.09.2020 по делу № 33-24474/2020).

С 2024 года вступили в силу особые правила налогообложения доходов дистанционных сотрудников за рубежом. Подробнее мы расскажем об этом в статье на тему «Релокация работника», следите за нашими публикациями.

Итак, какие же существуют риски в случае дистанционной работы за пределами РФ:

1. Высокие риски:

Риск

Комментарий

1

Невозможность направления документов работнику на подпись (в случае отсутствия сведений о фактическом местонахождении) или длительность процесса подписания (в случае обмена оригиналами)

Данный риск существует и при дистанционной работе на территории РФ.

2

Сложности с доказыванием факта прогула и последующим увольнением на этом основании

Данный риск существует и при дистанционной работе на территории РФ.

3

Возможны сложности с отправкой в командировку, а также значительное увеличение стоимости командировки (по сравнению с работниками в России)

Т.к. компания оплачивает стоимость билетов и время в пути из места работы

до места командировки.

4

Сложности с НДФЛ

Доход в виде вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей за пределами России относится к доходам от источников за пределами России (п. 6 ч. 3 ст. 208 НК).

Это означает, что доход такого дистанционного работника будет облагаться НДФЛ только до тех пор, пока работник не утратит статус налогового резидента России.

Такой дистанционный работник с момента указания в качестве места работы города за пределами России будет исчислять, декларировать и уплачивать НДФЛ самостоятельно (без участия работодателя) (п. 3 ч. 1 ст. 228 НК, письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 08.05.2019 № 03-04-05/33559). Сначала в России, а с момента утраты статуса налогового резидента — в государстве пребывания (где находится место работы).

Рекомендуем в трудовом договоре зафиксировать населенный пункт в иностранном государстве в качестве места работы (или хотя бы просто само иностранное государство / указание на работу за пределами РФ).

Если договором предусмотрено место работы в России, налоговые органы могут оспорить статус доходов как полученных от источников за пределами России, и применить следующие общие правила, предусмотренные для доходов от источников в России:

  • при установлении места работы в пределах России, налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории России;

  • при этом окончательный налоговый статус налогоплательщика, определяющий порядок налогообложения его доходов, полученных за налоговый период, определяется по его итогам.

При этом компания не лишается права доказывать иными способами факт осуществления дистанционной работы не с территории РФ.

Таким образом, если по итогам налогового периода работник организации теряет статус налогового резидента (находился в России менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев), суммы НДФЛ, удержанные работодателем с его доходов в данном налоговом периоде по ставке 13%, пересчитываются по ставке в размере 30% с зачетом ранее удержанных по ставкам 13% и 15% суммы НДФЛ (письмо Минфина от 27.09.2019 № 03-04-05/74504, письмо ФНС от 13.08.2021 № СД-4-11/11455@).

Во избежание привлечения к ответственности рекомендуем документально закреплять место работы такого работника за пределами России.

Примечание: Данный пункт стал не актуален с 2024 года ввиду изменения правил налогообложения доходов дистанционных сотрудников за рубежом. Подробнее мы расскажем об этом в статье на тему «Релокация работника», следите за нашими публикациями.

5

Сложности с оплатой больничного

Скорее всего, документы, выданные иностранными медицинскими организациями, смогут подтвердить нетрудоспособность работника (при условии предоставления перевода) (принять данные документы от работника для подтверждения уважительности причин отсутствия на работе можно без прохождения формальностей в виде легализации/апостиля и нотариального перевода. Требования к документации остаются на усмотрение работодателя) и будут надлежащим основанием для отсутствия на работе.

Однако подтвержденная таким образом временная нетрудоспособность не может быть оплачена. Пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается на основании электронного листка нетрудоспособности (далее — «ЭЛН»), размещенного в информационной системе «Соцстрах» (п. 16 Правил получения Фондом социального страхования РФ сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010 (далее – «Правила»), п. 7 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении Условий и порядка формирования больничных листов в форме электронного документа и выдачи больничных листков в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации»). По решению врачебной комиссии документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, выданные на территории иностранного государства, могут быть заменены ЭЛН. Для этого вам необходимо провести процедуру легализации или апостиля, а также предоставить нотариально заверенный перевод (п. 7 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении Условий и порядка формирования больничных листов в форме электронного документа и выдачи больничных листков в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации»).

Соответственно, если работник не приезжает в Россию для оформления ЭЛН или не выдает никому в РФ доверенность на совершение соответствующих действий, больничный не открывается и не оплачивается.

Однако работодатель не вправе уволить работника за прогул в связи с наличием уважительной причины отсутствия на работе.

6

Невозможность организации охраны труда (в частности, невозможность обеспечить расследование и учет несчастных случаев)

Работодатель должен вести учет и расследовать несчастные случаи на производстве, указанные в ст. 227 ТК. Расследованию в установленном порядке подлежат в том числе события, в результате которых потерпевшие получили телесные повреждения в рабочее время на территории работодателя или в ином месте работы (абз. 3 ст. 227 ТК). Между тем, когда работник находится за пределами России, выполнение этой обязанности затруднено или требует больших затрат (например, при содействии работника можно составить акты и созвать комиссию, но истребовать медицинскую справку из иностранной медицинской организации сложно).

Страхователь обязан сообщить страховщику о несчастном случае на производстве в течение 24 часов с момента его наступления (п. 6 ч. 2 ст. 17 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – «ФЗ № 125»). Основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания является акт о несчастном случае, акт по делу о профессиональном заболевании или решение суда, а также ЭЛН (часть 1 ст. 15 ФЗ № 125, п. 16, 24 Правил). Соответственно, при отсутствии ЭЛН оснований для выплаты пособия по временной нетрудоспособности нет.

2. Низкие риски:

Риск

Комментарий

Возможны претензии со стороны ГИТ, так как, согласно позиции Минтруда, дистанционная работа за пределами РФ невозможна, поэтому возможно привлечение компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Риск низкий, так как в настоящее время такой практики нет, а кроме того существует запрет на проведение контрольных мероприятий в данный момент (т.е. ГИТ не может проводить аудит компании при отсутствии определенных исключительных условий).

Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Используйте часы команды юристов и методологов для внедрения дистанционного труда и других режимов рабочего времени.

Компенсация расходов, понесенных в связи с осуществлением работы дистанционно

Еще одним довольно сложным вопросом, возникающим при взаимодействии с дистанционным работником, является компенсация его расходов.

Здесь надо отметить, что вид и размер компенсации работника зависит от основания его работы на дистанте.

Если дистант введен по соглашению сторон, то работодатель имеет два варианта действий:

  • он обеспечивает работника оборудованием и иными средствами, необходимым для дистанционной работы

  • он выплачивает компенсацию за использование работником своего или арендованного оборудования, а также возмещает расходы, связанные с использованием этого оборудования (ст. 312.6 ТК).

Если же дистанционная работа введена по инициативе работодателя, то работодатель обязан (312.9 ТК):

  • обеспечить работника оборудованием, необходимым для дистанционной работы ИЛИ выплатить компенсацию за использование работником своего или арендованного оборудования, а также возместить расходы, связанные с использованием такого оборудования;

  • возместить иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции;

То есть возместить работнику расходы за потраченный интернет-трафик и электроэнергию нужно в двух случаях:

  1. если дистанционная работа по соглашению сторон, и компания не обеспечила работника оборудованием для работы;

  2. если дистанционная работа по инициативе работодателя (во всех случаях, независимо от факта обеспечения оборудованием).

Определение содержания компенсаций важно по причине того, что эти суммы можно вывести из-под налогообложения НДФЛ, а также учесть их в составе расходов для целей налога на прибыль. Но Минфин требует, чтобы размер возмещения соответствовал затратам, которые работник фактически понес в связи с использованием личных ценностей при выполнении работы (письмо Минфина от 12.03.2021 № 03-03-06/1/17362). Поэтому работодатель должен иметь копии документов, подтверждающих:

  • приобретение или аренду работником оборудования либо иных средств;

  • факт возникновения у работника расходов при использовании этих активов в служебных целях;

  • конкретный размер возникших расходов.

Подтверждением расходов по оплате услуг связи и служебного характера телефонных переговоров работника является детализированный отчет сотового оператора (постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2009 № Ф09-2210/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 № А56-10568/2005).

В судебной практике встречается подход, согласно которому работодатель не должен предоставлять работнику оборудование или компенсировать его стоимость, если работник не попросил об этом перед уходом на дистант.

Кейс. В период нерабочих дней 2020 года работник был переведен на дистанционный режим работы. Работая из дома, он использовал свои личный ноутбук, оплачивал услуги Интернет-провайдера и приобрел письменный стол. Требование работника о компенсации понесенных расходов работодатель не удовлетворил. В этой связи работник обратился в суд.

Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции указал, что трудовым договором компенсация соответствующих расходов не предусмотрена, кроме того, работник мог обратиться к работодателю с просьбой о выдаче ноутбука и письменного стола, что он не сделал. Суд апелляционной инстанции поддержал выводы суда первой инстанции (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 15.02.2021 по делу № 33-1105/2021).

Юристы СберРешений:

  • Консультируют в отношении оформления дистанционного труда

  • Готовят документы для дистанционного труда

  • Оказывают налоговое сопровождение для работников и работодателей

  • Сопровождают судебные и досудебные трудовые споры

Обратитесь к профессионалам по возникшему у вас вопросу, если есть сомнения в верности и актуальности документов.

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8K99AA

Как увеличить охват своего блога на Клерке

Если вы хотите продвинуть свой материал в Трибуне, то теперь это легко сделать.

Как увеличить охват своего блога на Клерке

Начать дискуссию

Какие налоги платит бизнес при сотрудничестве с внештатниками

В зависимости от налогового статуса внештатного исполнителя у компании-заказчика могут возникать обязанности по уплате налогов. 

Какие налоги платит бизнес при сотрудничестве с внештатниками

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Госдума так и не определилась со ставкой налога на прибыль

По вопросу о справедливом распределении налогового бремени в сторону тех, у кого более высокие корпоративные доходы, Госдума отметила наличие крайне противоположных подходов к решению.

В КПРФ предложили закрепить в новом ТК 6-часовой рабочий день

В КПРФ считают, что действующий Трудовой кодекс был разработан и принят в начале 2000-х годов, 20 лет подвергался переделкам, которые его только ухудшали, так что «лечить» его поправками бесполезно.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Деньги, полученные от другого физлица безвозмездно, НДФЛ не облагаются

Поступления на счет физического лица, например, в качестве оплаты проданного имущества или, например, в качестве вознаграждения за оказанные услуги, признаются доходом такого физического лица, подлежащим обложению НДФЛ в установленном порядке.

Ошибки прошлых периодов можно учесть в текущей декларации по налогу на прибыль

Если невозможно определить период совершения ошибок, то перерасчет налоговой базы и суммы налога на прибыль производится за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки.

Поставка товара из Москвы в Байконур облагается НДС 20%

Реализация товаров с территории РФ в Байконур – это не экспорт. Территория города Байконура в целях налогообложения косвенными налогами признается территорией РФ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

😧 Госдума предложила изменения в НК по УСН. «И это называется амнистия по дроблению....» — недоумевают у нас в ВК

Комитет Госдумы по бюджету и налогам утвердил рекомендации по итогам парламентских слушаний, посвященных совершенствованию налогового законодательства РФ. В том числе по УСН.

Отчитываться в центры занятости работодатели могут не только через «Работу России»

Размещать информацию о вакансиях, сокращении штата, введении неполного рабочего времени, объявлении простоя, переводе на дистанционку работодатели могут размещать не только на портале «Работа России», но и на других ресурсах.

Себестоимость работ по бухгалтерскому обслуживанию

Продолжаем серию статей про ценообразование бухгалтерских услуг. В прошлой части мы поговорили о нормировании трудозатрат на типовые бухгалтерские операции. Теперь нам предстоит более подробно остановиться на вопросе расчета себестоимости работ по бухгалтерскому обслуживанию.

Себестоимость работ по бухгалтерскому обслуживанию

🎉 Скидки к лету готовы! До 31 мая курсы по учету на маркетплейсах, ВЭД, финмоделированию и бухгалтерии с нуля по 4 290 рублей!

До лета меньше недели — проведите это время с пользой! До 31 мая вы можете купить флагманские онлайн-курсы «Клерка» всего за 4 290 рублей!

Счетная палата недовольна Минфином из-за условий бюджетного кредитования регионов

Аудиторы заявили, что действия Минфина привели к нецелевому расходу средств федерального бюджета.

УСН

Доля в ООО не мешает ИП применять УСН

Перечень налогоплательщиков, которые не вправе применять УСН, содержится в п. 3 ст. 346.12 НК. ИП, которые приобретают долю в уставном капитале организации, в этот перечень не включены.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Календарь вебинаров для бухгалтера в июне 2024. Выбирайте и смотрите!

Будьте в курсе последних изменений в законодательстве! Выбирайте из 9 вебинаров интересные именно вам и записывайтесь. Забирайте в закладки календарь вебинаров для бухгалтера, которые пройдут в июне 2024. Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ.

Календарь вебинаров для бухгалтера в июне 2024. Выбирайте и смотрите!
Банки

Турецкие банки будут принимать больше платежей из России

Турция может расширить список товаров, расчеты по которым будут проходить в местных банках.

Когда электронный документ можно учесть для налога на прибыль

Все расходы должны соответствовать общим требованиям: обоснованность, документальная подтвержденность, связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Для льготной ставки налога на прибыль IT-компания должна использовать свои программы из российского реестра

Условие для применения ставки налога на прибыль 0% аккредитованной IT-компанией – доля профильных доходов от 70%. Доходы считают методом начисления.

Общество

СДЭК не может восстановить прием и выдачу посылок уже третий день

Одна из крупнейших в России логистических компаний не может восстановить прием и выдачу посылок уже третий день.

В спорах о незаконном увольнении суд не должен опираться только на служебное расследование работодателя

При вынесении решений о незаконном увольнении суды должны самостоятельно установить, действительно ли сотрудник нарушил свои должностные обязанности и по его ли вине это произошло.

🎉 Скидки к лету готовы! До 31 мая курсы по учету на маркетплейсах, ВЭД, финмоделированию и бухгалтерии с нуля по 4 290 рублей!

До лета меньше недели — проведите это время с пользой! До 31 мая вы можете купить флагманские онлайн-курсы «Клерка» всего за 4 290 рублей!

🎉 Скидки к лету готовы! До 31 мая курсы по учету на маркетплейсах, ВЭД, финмоделированию и бухгалтерии с нуля по 4 290 рублей!
2

Интересные материалы

С какой даты ИП-военный пенсионер может освободиться от фиксированных взносов

В 2023 году был принят закон, который исключает ИП-военных пенсионеров из числа страхователей и застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию. Причиной стало решение Конституционного суда от 2022 года.