Бухгалтерская справка: порядок и образец написания

Бухгалтерская справка — универсальный документ, заменяющий стандартные первичные документы, когда нужно отразить в учете и зафиксировать факт, для которого регламентированный документ не предусмотрен. К таким относят:

• исправления ошибок в учете;

• списания долгов;

• начисления пени и штрафов;

• списание расходов будущих периодов;

• начисление резервов и т.п.

Также бухгалтерскую справку готовят:

• для пояснения сложных хозяйственных операций;

• обоснования проводок;

• обобщения в один документ бухгалтерской информации из нескольких документов или регистров.

Примеры ситуаций, когда нужно составить бухгалтерскую справку:

• Инвентаризация расчетов с контрагентами выявила просроченную дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Бухгалтер составил бухгалтерскую справку с перечнем договоров с просроченной задолженностью и расчетом срока исковой давности. На основании этой справки компания спишет просроченную дебиторку и кредиторку.

• Нужно списать проданные товары. Бухгалтерская справка подтвердит обоснованность списания, зафиксирует дату списания и покажет расчет.

• Нужно перевести товары в материалы. Бухгалтерская справка с указанием наименований, количества и стоимости передаваемых товаров в этом случае станет основанием для проводок по переводу товаров в материалы и передаче материалов в производство.

• Нужно рассчитать сумму суточных, которые облагаются НДФЛ. В справке бухгалтер рассчитает необлагаемые суточные по норме и фактические, а также подлежащий удержанию налог. На основании этого расчета из зарплаты командированного будет удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

• Нужно разделить входящий НДС. В справке бухгалтер сделает расчет суммы, какую можно принять к вычету.

• Для распределения прибыли между участниками общества. Справка-расчет покажет распределение пропорционально долям участников, а также НДФЛ, который нужно удержать перед выплатой дивидендов. На основании справки бухгалтер сделает проводки.

• Сотруднику задержали выплату отпускных и ему положена компенсация. В справке бухгалтер рассчитает сумму компенсации по дням с учетом действующей ключевой ставки. Данные справки — основания для отражения в учете.

• Для расчета норматива рекламных расходов, которые в расчет налога на прибыль могут включаться только в размере 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК). Этот расчет бухгалтер и зафиксирует в справке.

• Сотруднику нужно компенсировать расходы, понесенные в заграничной командировке. В справке бухгалтер пересчитает расходы в иностранной валюте в рубли.

• Бухгалтер допустил техническую ошибку и начислил амортизацию больше, чем нужно. Эту ошибку также фиксируют в справке. На ее основании бухгалтер сможет сторнировать ошибочные данные и отразить в учете верную сумму.

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих организаций нет. Организация разрабатывает справку самостоятельно, например, можно адаптировать форму 0504833, которую используют бюджетные организации, или создать собственную с нуля.

Чтобы справка имела вес первичного учетного документа, в ней должны быть обязательные реквизиты:

• наименование и дата документа;

• наименование организации;

• содержание операции;

• величина и наименование единиц измерения;

• должность, подпись и ФИО составителя.

Остальное — произвольно в формате текста, перечня, таблицы и т.д. Утверждается приказом руководителя. Справка-расчет отличается только наличием расчета сумм. Для ясности и минимизации вопросов при проверках рекомендуется включать подробную информацию и прикладывать копии исходных документов.

Составляет справку лицо, ответственное за ее оформление, например, бухгалтер. А использовать ее можно и в бухгалтерском и налоговом учете (ст. 313 НК).

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Бухгалтерская справка-расчет — разновидность справки, в которой бухгалтер рассчитывает какой-либо показатель, который должен быть отражен в бухгалтерском учете. Например, расчет командировочных расходов в иностранной валюте и сверхнормативные суточные.

Скачать образец справки-расчета.

Такие справки готовят, чтобы обосновать определенное действие. Например, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность или калькуляционные отклонения.

Скачать образец справки для отражения фактов.

Бухгалтерские справки по исправлению ошибок используют для исправления неверных данных в учете как в текущем, так и прошлом периоде. Универсальность документа и полная свобода действий при его составлении и описании ошибочной ситуации дают возможность проводить корректировки даже за прошлые годы.

Скачать образец бухгалтерской справки об исправлении ошибок.

Бухгалтерская справка для суда — документ, который должен максимально точно описать случившиеся факты и показать расчеты, чтобы подтвердить правомерность действий компании и стать аргументом в ее пользу. Поэтому при составлении такой справки важно продублировать сведения бухгалтерского и налогового учета, использовать ссылки на нормативку и оправдательные документы, которые подтвердят факты.

Например, такие справки готовят, когда хотят через суд взыскать задолженность.

Скачать образец бухгалтерской справки для суда.

Бухгалтерские справки хранят вместе с документами, на основании которых их составляли, или в отношении которых они составлены:

• с исправленными регистрами, если справка корректирует ошибки;

• с табелями учета рабочего времени, если справка начисляет компенсации;

• с платежными поручениями, если справка рассчитывает проценты по депозиту, и т.д.

Срок хранения бухгалтерских справок такой же, как и для большинства бухгалтерских документов — пять лет, начиная с 1 января следующего года (ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Бухгалтерская справка может быть как вспомогательным документом, так и самостоятельным. Но самостоятельность справка обретает только, когда ее оформили для фиксации факта, для которого специального первичного документа нет.

В большинстве случаев справки предназначены для внутреннего использования. Наличие справки поможет прояснить ситуацию новому бухгалтеру, понять, что было сделано до него и как это отразится в дальнейшем.

Бухгалтерские справки могут предоставляться контрагентам, в суд или налоговую только как приложение к основному документу. Справка без первички, подтверждающей факт расхода и его правомерность, например, без акта об оказании услуг, не может служить основанием для принятия расходов при расчете налога на прибыль.

Бухгалтерская справка — документ, в который можно вместить многое: от расчета показателей и обобщения данных до объяснения проводок и обоснования дальнейшего отражения фактов хозяйственной деятельности. Но справка будет иметь вес только, когда она оформлена корректно и соответствует требованиям к первичному документу.

Подключите сервис «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и получите целый месяц ведения бухгалтерии всего за 1 рубль без ухода бухгалтера в отпуск, декрет или на больничный.

Читайте также:

• Изменения по налогу на прибыль с 2025 года: подробный гайд для бизнеса.

• Какие документы могут запросить при проверке ИП на АУСН без работников.

• Амнистия за дробление 2025–2026: как это будет работать.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: 2W5zFJEu8R6