Детские вычеты в 1С:ЗУП: избегаем ошибок и спим спокойно

Иногда пользователи 1С:ЗУП сталкиваются с ситуацией, когда программа не учитывает вычеты на детей при расчете любых выплат. Такая проблема может возникнуть, даже если в личной карточке сотрудника корректные данные о детях. Какова же причина этого?

Разберем наглядно на примере. У сотрудника двое несовершеннолетних детей, а значит, полагаются вычеты на них. При трудоустройстве информацию о детях внесли в его личную карточку в программе. Однако, ни в расчетах аванса, ни при полном расчете за месяц детские вычеты не были применены.

Оказывается, информация о детях в личной карточке — это не повод для программы предоставлять вычеты автоматически. Об этом сообщили консультанты Scloud и дополнительно подсказали, что алгоритм программы устроен так, что лишь оформленный документ Заявление на вычет по НДФЛ (вкладка Налоги и взносы — Заявления на вычеты по НДФЛ) программа «видит» как основание применить эти вычеты.

После оформления заявления заново заполните расчеты на аванс и окончательный за месяц, предварительно отменив проведение этих документов. В результате программа автоматически учтет детские вычеты.

С 01.01.2025 года сотруднику не нужно накануне нового календарного года подавать заявление на детские вычеты (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Этой же статьей определено, что работодатель обязан предоставить их без заявления при условии, что в организации имеются соответствующие сведения на детей работника. Обязанность распространяется на трудовые договоры. Если же с работником заключен договор ГПХ, то заявление нужно.

В связи с этим может возникнуть еще одна ошибка, которая связана с документом Заявление на вычет по НДФЛ. В нем есть графа Предоставляется по (включительно). Некоторые бухгалтеры, когда оформляют человека на работу, в этой графе указывают окончание текущего года трудоустройства — по декабрь. 

Поскольку получать вычеты на детей — это право, а не обязанность сотрудника (п. 1 ст. 218 НК), он может и не подать сведения о детях в бухгалтерию при трудоустройстве. Но он вправе передумать. Например, начал работать в марте, а принес сведения в июле. Вычеты же ему положены, начиная с марта.

Бухгалтер мог ошибочно в документе Заявление на вычеты по НДФЛ в графе Месяц оставить текущий — июль. Вычеты и будут применяться с выплат за июль. Работник и сам может это в дальнейшем увидеть, или налоговики обнаружат ошибку.

А всего-то нужно в графе Месяц проставить тот, с которого сотрудник получил право на детские вычеты — март.

Тогда при первой июльской выплате будет учтена вся сумма вычетов при условии, что сумма выплаты превышает сумму вычетов. Если не превышает, оставшаяся часть суммы положенных, но не предоставленных вычетов перейдет на август.

При устройстве на работу или при проверке информации в заявлении сотрудника в 1С: Зарплата и управление персоналом проставлен правильный месяц окончания права на детские вычеты. Данные верные, но сотрудник приходит с вопросом к бухгалтеру: «Почему при одинаковом доходе у него вдруг стал больше удержанный НДФЛ?». Разберем, где же может «прятаться» ошибка. 

1. Ошибка в документе на прекращение предоставления вычетов. Работник вправе передумать получать вычеты в вашей организации и передать эту обязанность другому работодателю. Либо отдать свое право на вычет второму супругу.

Тогда придется оформить документ на их прекращение. В карточке сотрудника нужно перейти по интерактивной ссылке Налог на доходы и далее по ссылке Прекратить предоставление всех стандартных вычетов. В документе проставьте месяц, с которого перестанет действовать льгота.

Проверьте этот документ, ошибка может быть в указании месяца, с которого нужно отменить детские вычеты.

2. Несвоевременная подача документов на вычет. Согласно ст. 218 НК вычетами можно пользоваться до конца года, в котором ребенку исполнится 18 лет. Бухгалтер посчитал этот год и поставил в графе Предоставляется по (включительно) декабрь соответствующего года. Значит в январе следующего года сотрудник уже без вычетов.

Но ребенок поступил в ВУЗ на очное обучение, а в этом случае уже до исполнения ему 24 лет можно применять вычеты. Работник удивляется, что у него не стало такой льготы. Только в данной ситуации виноват он сам — вовремя не предоставил справку из ВУЗа, что ребенок обучается по очной форме. Будет справка — тогда за все предыдущие месяцы до момента подачи справки льгота будет предоставлена.

Такое тоже может произойти, не паникуйте раньше времени. Причины этого могут быть различные.

1. Превышен максимальный доход для предоставления вычетов. Это одна из самых вероятных причин. Для примера примем, что сотрудник устроился с 1 января, а его зарплата составляет 200 000 рублей в месяц.

Вычет будет предоставлен по первому доходу в месяце. По условиям нашего примера по январской зарплате и при начислении февральской, выплата которой предполагается 5 марта, льгота предоставлена.

Подробную расшифровку по НДФЛ смотрите в документе Подробный анализ НДФЛ по сотруднику: вкладка Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам — Интерактивная ссылка на документ с указанным названием.

Видно, что вычеты предоставлены, как и положено, раз в месяц в полном объеме. Но до выплаты зарплаты было решено выдать премию 3 марта в размере 70 000 рублей.

В начислении премии видно, что вычетов уже нет, хотя дата уплаты премии наступает раньше, чем получение зарплаты. Размер НДФЛ от суммы премии тоже не совпадает с расчетным ни с вычетами, ни без них. Снова смотрите подробный анализ.

Зарплата была начислена 28 февраля, когда о премии не было известно. Начисление премии превысило максимальный доход в 450 000 рублей для получения детских вычетов.

Программа сторнировала предоставленный ранее вычет в начислении зарплаты за вторую половину февраля. Поэтому в документе о начислении премии в размер НДФЛ включена сумма НДФЛ из-за излишне предоставленных льгот.

2. Другие случаи появления отрицательных сумм вычетов. Они могут появиться не только в случае превышения дохода. 

• Единственный родитель (опекун, попечитель) вступил в брак. Они теряют право на вычеты в двойном размере после вступления в брак. Такой сотрудник может поздно об этом сообщить. Когда факт брака отразите в 1С:ЗУП, программа сторнирует излишне предоставленные вычеты. Все будет отражено в подробном анализе.

• Смена статуса у резидента РФ. Право на детские вычеты имеют только резиденты. Для тех сотрудников, которые часто находятся за границей, определять статус нужно перед каждой датой выплат. Однако налоговые органы рекомендуют определять статус в конце года, хотя в НК нет четкого указания на этот счет. 

Если следовать рекомендациям налоговиков, то могут появиться отрицательные суммы по вычетам из-за смены статуса сотрудника.

Нередки ситуации, когда человек увольняется из компании, а через какое-то время в этом же году снова устраивается в нее работать. Поэтому, когда оформляете в программе документ на увольнение (вкладка Кадры — Приемы, переводы, увольнения — кнопка Создать — Увольнение), на вкладке документа Дополнительно поставьте галочку около пункта Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.

Изначально эта галочка не проставлена. Это может пригодиться в случае, если по внутренним положениям компании или по трудовому договору с сотрудником положена премия, но время для ее начисления не наступило, и выплачена она будет после увольнения. Либо в случае нового трудоустройства человека на это же предприятие.

Правильное применение стандартных вычетов на детей — это несложно, если внимательно выполнять все операции и знать, куда смотреть в 1С:ЗУП. Если же возникают вопросы или непонятен порядок выполнения операций, для этого есть консультанты Scloud — обратитесь к ним за помощью. Они не оставят вас наедине с вашей проблемой. Если решение вопроса того требует, то проведут вас «за руку» по всей цепочке операций.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGz6NZN