Как ввести в 1С 100 документов за 5 минут? Секрет — в сервисе 1С:Распознавание первичных документов

Сервис 1С:Распознавание первичных документов (1С:РПД) — это не просто сканер, а полноценный инструмент для автоматизации, который помогает бухгалтерам и менеджерам работать гораздо эффективнее. Он берет на себя всю рутинную работу по вводу данных и делает это очень умно. Вот что он умеет.

• Автоматически сопоставлять данные. Сервис распознает и соотносит информацию о контрагентах, товаре и иную информацию из документов с данными, которые уже есть в вашей базе 1С. Если наименования одного и того же товара у вас и поставщика разные, 1С:РПД запомнит ваш выбор и при следующем распознавании автоматически предложит правильный вариант, а отсутствующие в базе новые объекты предложит создать.

• Быстро вводить документы из нескольких страниц. Если ваш сканер относится к типу протяжных, положите стопку документов в него. Сформированный PDF–файл после сканирования загрузите в сервис, который распознает и разделит его на отдельные комплекты. Отсутствие любого сканера — не проблема. Выручит в этом случае бесплатное приложение для мобильных телефонов «1С:Сканер документов». Нужно лишь сделать фото документа.

• Формировать комплекты документов. Чаще всего на одну поставку или отгрузку выписывается комплект документов: накладная/акт плюс Сф. Сервис автоматически объединяет такие связанные документы в единые пакеты, чтобы обрабатывать их вместе. Возможно, что вы уже внесли в базу, например, накладную, тогда 1С:Распознавание первичных документов создаст только недостающий Сф. К имеющейся же накладной прикрепит ее скан.

• Проверять чеки по QR–коду. Когда в организации в учете используется много кассовых чеков, вводить все их реквизиты в авансовые отчеты и не только — сомнительное удовольствие. Как ни прискорбно, но чеки могут оказаться поддельными или аннулированными (при работе с самозанятыми). Их проверку берет на себя 1С:РПД: сверяет информацию в чеках с данными ФНС. После сверки их сразу можно загрузить в авансовый отчет или путевой лист. Самый простой способ загрузить чеки в сервис — через бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер документов».

• Автоматически прикреплять сканы. При наличии первички в базе сервис автоматически найдет его скан и прикрепит к соответствующей записи. Это исключает ручной поиск, а значит, сводит к минимуму возможность ошибок.

Работа сервиса похожа на волшебство, но на самом деле это очень простой и логичный процесс. Тем более, что работать пользователь будет со знакомым интерфейсом, потому что сервис встраивается в саму конфигурацию 1С, а с подключением и настройками сервиса помогут специалисты компании Scloud. Процесс же состоит из нескольких шагов.

• Шаг 1. Сканирование документов (либо фото). Используйте сканер для оцифровки документов с последующим сохранением файлов на компьютере. Однако сканер не всегда есть под руками, и в этой ситуации выручит обычное фото с мобильного телефона.

Ускорит процесс получения именно фото бесплатное приложение для мобильных телефонов 1С:Сканер документов. Предоставьте доступ к нему вашим сотрудникам, поставщикам, и отправленные документы через приложение будут попадать не на электронную почту или в мессенджеры, а прямиком в рабочее место сервиса. Плюс документ будет помечен — кто его прислал.

• Шаг 2. Загрузка файлов в 1С. Отсканированные документы легко загружаются прямо в вашу программу 1С через специальную форму: вкладка «Продажи»/«Покупки» — Сервис — Распознавание документов. Эти действия открывают рабочее место 1С:РПД. Затем «Добавить файлы» из того места, где вы их сохранили. Либо просто «перетаскиваете» их мышкой.

• Шаг 3. Обработка данных. Самая сложная часть — распознавание — лежит на сервисе. Этот процесс запускается кнопкой «Распознать». Он быстро считывает всю нужную информацию: название документа, реквизиты контрагента, список товаров и их стоимость. Пара документов обрабатывается буквально за несколько секунд. Чтобы сэкономить время, загрузите для распознавания несколько документов, потому что для каждого по отдельности этот процесс займет больше времени.

• Шаг 4. Проверка и исправление. На этом этапе вы просто проверяете, все ли данные распознались правильно. Если вдруг что-то пошло не так, например программа не смогла распознать какую-то строку, она выделит ее розовым цветом, и вы сможете легко и быстро внести исправления вручную.

• Шаг 5. Автоматическое создание документа в 1С. Когда убедились, что все данные верные, и исправили все подсвеченные розовым поля, остается нажать «Создать» (слева в верхнем углу). После чего все данные автоматически окажутся в нужных полях документов вашей программы.

1С:РПД — умный сервис, потому-то он и предупреждает, когда вдруг что-то не сможет распознать. Например, документы присланы новым контрагентом, которого нет еще в вашей базе. Либо один и тот же товар у вас и вашего поставщика называется по-разному или какой-то товар вы заказали впервые. В этот момент на шаге 4 «Проверка и исправление» пользователю предоставляется возможность все исправить.

Когда документ распознан, двойной клик по нему отображает его в окне рабочего места сервиса, где справа расположен оригинал (скан или фото), а слева — шапка документа с табличной частью.

• Сервис подсвечивает спорные моменты. Во всех программах 1С, если не заполнено какое-то поле в документе или есть нестыковки, такие поля подсвечиваются розовым цветом. То же происходит и в 1С:РПД: если сервис не уверен в распознанном тексте, например в названии товара или реквизитах, он подсветит это поле.

• Править можно прямо в сервисе. Достаточно просто кликнуть на подсвеченное поле и ввести правильное значение. Если это неопознанный контрагент, создайте его прямо из рабочего места сервиса. Кликните мышкой на пустое поле для наименования контрагента и нажмите кнопку «Создать». При этом ничего самим вносить не надо, данные подтянутся из информации, которую сервис распознал. Остается ее проверить и завершить создание.

Когда заказываете большое количество нового товара, для формирования его карточек в базе пригодится функция «Групповое создание нераспознанной номенклатуры». Нужно лишь выделить такие позиции, воспользоваться кнопкой «Установить значения», указать нужные параметры и «Создать выделенные позиции».

• Умная «подсказка». Если навести курсор на любое поле в шапке/табличной части сформированного документа, сервис покажет вам соответствующую область на оригинале. Это позволяет быстро сверить данные и убедиться, что все верно.

Чаще всего компании в документообороте используют унифицированные формы первички: счета, товарные накладные, Сф, акты на работы и услуги, УПД и кассовые чеки. 1С:РПД с легкостью все эти формы распознает.

Однако есть компании, которые разрабатывают или используют свои виды первички, неунифицированные. Не стоит расстраиваться, таким компаниям также подходит этот сервис, просто 1С:РПД форму документа определит как «Другая». Откройте такой документ и в поле «Форма документа» вместо «Другая» из выпадающего списка выберите нужную. Дальнейшие действия ничем не отличаются от работы с унифицированными документами.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Современный бизнес требует скорости и точности, а ручной ввод документов — это всегда риск ошибок и потеря драгоценного времени. Сервис 1С:Распознавание первичных документов создан, чтобы решить эти проблемы. Автоматизация ввода первички при помощи этого сервиса позволяет сократить трудозатраты, а высокая точность снижает риски финансовых ошибок и штрафов.

Это отличное решение для любого бизнеса, который работает с большим количеством бумажных документов. Также выгодно тем компаниям, у которых нет большого штата бухгалтеров. Сервис поможет одному специалисту справляться с объемами, которые раньше требовали нескольких сотрудников.

В чем же удобство сервиса 1С:РПД?

Основные преимущества сервиса 1С:РПД

• Скорость. На ввод нескольких документов уходит минута против ручного ввода одного документа за 5–10 минут, а высвободившееся время позволяет сосредоточиться на более важных задачах.

• Точность. При работе вручную усталость и невнимательность неизбежно приводят к ошибкам. Сервис исключает их, автоматически распознавая данные и подсвечивая неточности, а проверка занимает секунды.

• Удобство. Загружать документы можно с чего угодно — даже с мобильного телефона, что жизненно важно тем, кто часто бывает в разъездах.

• Гибкость. Сервис отлично интегрируется со многими популярными конфигурациями 1С: 1С:БП, 1С:УТ, 1С:УНФ, 1С:КА, 1С:Розница и другими. Вам не придется менять привычную программу.

1С:РПД — это не просто сервис, а надежный помощник, который делает ваш бизнес более эффективным, упрощает рутинные задачи. При этом ваш бухгалтерский учет становится точнее, а операции выполняются быстрее. Сервис сэкономит ваше время и поможет избежать ошибок. Если же возникнут какие-то вопросы по работе сервиса в вашей программе, обратитесь за помощью к специалистам по работе в 1С компании Scloud. Они не оставят вас наедине со своей проблемой.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJF8eFA