Как правильно работать с авансами в 1С: от проводок до отчетности

По условиям договора покупатель сделал предоплату за свой заказ. И что дальше? Вроде бы выполнил свою часть договоренности — сиди и жди, когда продавец выполнит свою — отгрузит товар. Но отгрузка может быть не скоро, а деньги уже вложены. И в этой предоплате «кроется» тот НДС, на который покупатель может уменьшить свой к уплате.

Одна из главных целей авансового Сф — это правильный учет НДС. Также он юридически подтверждает факт получения аванса. Он нужен как продавцу, так и покупателю.

• Для продавца. Когда покупатель вносит предоплату, продавец получает доход, с которого должен уплатить НДС. Авансовый Сф как раз и служит основанием для этого.

• Для покупателя. Покупатель с предоплаты может принять НДС к вычету по авансовому Сф от поставщика. Это помогает избежать двойного налогообложения.

Авансовый Сф — инструмент, который позволяет компаниям корректно работать с НДС при предоплате, не дожидаясь отгрузки товаров или оказания услуг.

Заполнение авансового Сф имеет свои особенности. Вот ключевые поля, на которые стоит обратить внимание.

Ключевые поля авансового Сф и их расшифровка:

Помните, что после совершенной отгрузки продавец принимает к вычету НДС, уплаченный с полученного аванса, а покупатель обязан восстановить (заплатить в бюджет) НДС с перечисленного ранее аванса.

Регулирование авансовых Сф осуществляется на основе следующих нормативных актов.

1. Налоговый кодекс.

• п. 3 ст. 168 — обязывает продавца выставить Сф на аванс не позднее пяти календарных дней с момента получения предоплаты;

• п. 5.1 ст. 169 — перечислены обязательные реквизиты Сф;

• п. 12 ст. 171 и п. 9 ст. 172 — обозначено право на вычет НДС с аванса при наличии авансового Сф от продавца, договора с условием о предоплате и платежного документа, подтверждающего ее уплату.

2. Постановление Правительства № 1137. Оно утверждает формы счетов–фактур, книг продаж и книг покупок, также определяет порядок заполнения и ведения этих документов. В приложении № 1 содержится форма Сф. Авансовые заполняются по ней же, но с учетом особенностей, перечисленных в НК.

Практически из любого правила есть исключения. Так и с авансовыми Сф. Не требуется их оформление в случаях, если аванс получен:

• за продукцию с большим сроком производства — более шести месяцев (п. 13 ст. 167 НК);

• по операциям, не подлежащим обложению НДС (ст. 149 НК), или подлежат — по ставке 0% (ст. 164 НК);

• продавцом, который законом освобожден от НДС (п.17 Правил ведения книги продаж);

• продавец отгружает товар в промежутке пяти календарных дней после аванса, но при условии — в том же квартале, что и получен аванс (письмо Минфина от 29.03.2021 № 03-07-14/22553).

Сф на аванс — это строго регламентированный документ налогового учета, обязательный для плательщиков НДС. Его правильное оформление и своевременное выставление важны для обеих сторон сделки.

Теперь, когда стало понятно, почему авансы так важны, перейдем к практике. Работа с авансами в 1С начинается с понимания базовых бухгалтерских проводок.

1. Получили предоплату от покупателя: Дт 51 Кт 62.02 — деньги поступили на ваш расчетный счет, но взамен вы пока ничего не отгрузили.

2. Отразили реализацию и зачли аванс:

• Дт 62.02 Кт 62.01 — перенос задолженности;

• Дт 62.01 Кт 90.01 и одновременно Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации.

3. Сами перечислили аванс поставщику за будущую поставку: Дт 60.02 Кт 51 (50).

4. Закрыли аванс от поставщика (при поступлении товаров): Дт 60.01 — Кт 60.02.

Важно помнить, что счета 62.02 и 60.02 предназначены именно для учета авансов. Главное правило: если проводки по авансам сформированы верно, то и отчетность сойдется. Ошибки почти всегда появляются из-за пропущенного документа или неправильно выбранного счета/субсчета.

Одной из частых проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры, является отсутствие счетов-фактур на аванс. Если в 1С:Бухгалтерия у вас не создаются авансовые Сф или они не попадают в регистр, то, скорее всего, дело в одной из причин. И хорошо, если вы сразу знаете, где искать ошибку.

1. Неверные настройки учетной политики по НДС. Это одна из распространенных причин. Программа должна «знать», что вы работаете с НДС по предоплатам: вкладка «Главное» — Налоги и отчеты — НДС. Убедитесь, что напротив пунктов «Организация освобождена от уплаты НДС» и «Ведется раздельный учет входящего НДС по способам учета» (для ставки 0%) не стоит галочка, если ваша организация к таковым не относится.

2. Ошибки в заполнении платежных документов. Проверьте документ «Поступление на расчетный счет». В нем должны быть правильно заполнены поля:

• вид операции — «оплата от покупателя»;

• счета расчетов — 62.01 и 62.02 (авансы полученные);

• ставка НДС — 20% (10%);

• договор — если договоров с покупателем несколько, проставьте нужный. В противном случае программа не даст сформировать авансовый Сф и предупредит об этом.

3. Счет–фактура уже создан. Иногда случается, что документ был сформирован вручную или в прошлом периоде. При попытке сформировать документ программа не даст этого сделать и покажет, что документ уже есть.

В момент, когда вам на расчетный счет «упала» предоплата, у вас возникает обязанность начислить с этой суммы так называемый авансовый НДС. Однако случается, что этот НДС «теряется». Среди возможных причин такой потери можно выделить следующие.

• Аванс автоматически зачелся. В документе оплаты выбран способ погашения задолженности «Автоматически». При этом у покупателя перед вами имеется задолженность по более ранним отгрузкам. При таком виде погашения аванса не возникает. В программе этот платеж зачтется в счет задолженности. Если вам необходимо отразить данный платеж именно авансом, выберите способ погашения — «не погашать».

• Неверная ставка НДС. В документе оплаты могли случайно указать вручную «Без НДС» или иную ставку, отличную от той, что прописано в договоре. В итоге программа не считает сумму облагаемой. Чтобы исключить человеческий фактор, в карточке договора укажите ставку НДС. Тогда при выборе договора в документах у этого контрагента ставка будет проставляться автоматически.

• Нет записи в регистре счетов-фактур. Сф был создан, но по каким-то причинам оказался не проведенным. Проверьте, есть ли он в списке «Счета-фактуры выданные» и каков его статус.

• Проблемы с периодами. Просто человеческий фактор — документ по дате попадает в один квартал, а книгу продаж вы формируете за другой. Тогда НДС просто не попадает в отчет. 

• Ошибки в датах документов. Например, если платеж пришел в одном налоговом периоде, а Сф создавали задним числом, ошибочно не исправили дату, и документ оказался в другом периоде.

Если заметили, что НДС с авансов не учитывается, в первую очередь нужно проверить и перепровести документы через операцию «Закрытие месяца» за соответствующие периоды. Все регламентные операции по учету и расчету НДС осуществляются при закрытии последнего месяца каждого налогового периода (квартала) — операция «Расчет НДС».

При наведении курсора на название открывается «Помощник расчета НДС».

Некой «палочкой–выручалочкой» при учете авансового НДС, и не только, может стать «Экспресс–проверка ведения учета». В отчете будут подсвечены все ошибки и даны рекомендации по их исправлению.

Когда приходит время отгружать товары или оказывать услуги, нужно зачесть ранее полученный аванс. Для этого в 1С:Бухгалтерия используется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Зачет в программе может быть автоматическим или ручным:

• автоматический — программа сама подбирает аванс по контрагенту и договору. Подходит для типовых операций, когда условия совпадают;

• ручной (по документу) — бухгалтер сам выбирает конкретную предоплату, которую нужно погасить. Этот вариант нужен при частичных предоплатах.

Если настройки сделаны правильно, программа сама погасит задолженность. Пошаговый порядок таков:

1. Проверить документ оплаты. В «Поступлении на расчетный счет» (или кассовом ордере) обязательно указать: контрагента, договор и способ погашения задолженности «Автоматически» — Дт 51 (50) Кт 62.02.

2. Оформить реализацию. При проведении документа реализации программа проверяет наличие аванса. Если все совпадает, то проводка — Дт 62.02 Кт 62.01. Это и есть зачет аванса.

3. Проконтролировать частичные зачеты. В этом случае в документе поступления выбрать способ погашения задолженности «Не погашать». А уже в реализации вручную выбрать, по какому платежу будет гаситься аванс: в шапке документа интерактивная ссылка «Расчеты».

Если аванс больше суммы отгрузки, программа зачтет часть, а остаток останется на счете 62.02.

Если наоборот — зачтется весь аванс, а остаток задолженности появится на 62.01.

Если у вас не так часто поступают предоплаты, то вполне можно вручную создать авансовый Сф по поступлению на расчетный счет. Но если работаете в основном по предоплате, то этот вариант будет трудоемким. При этом и человеческий фактор никто не отменял, можно случайно пропустить платеж и не сформировать авансовый Сф.

В этом случае 1С:Бухгалтерия снова выручает. В программе есть обработка для массового создания Сф по авансовым платежам: вкладка «Банк и касса» — Регистрация счетов–фактур — Счета–фактуры на аванс. Прямо в форме обработки определите, в каком порядке будут регистрироваться авансовые Сф. Однако лучше закрепите это сразу в настройках по организации: Главное — Настройки — Налоги и отчеты — НДС.

Если по какому-то авансу вы создали вручную Сф по предоплате, то после заполнения табличной части формы обработки («Заполнить») программа это покажет. Нажать «Выполнить», и обработка создает недостающие документы. 

В самом документе по отгрузке товара не отображается номер и дата поступления денег в качестве аванса. Однако в его печатной форме УПД есть поле «К платежно–расчетному документу №». По правилам туда подтягивается номер и дата платежки, по которой поступил аванс. Но иногда в печатной форме оно остается пустым.

При формировании реализации также регистрируется отгрузочный Сф. Вот в нем есть поля для номера и даты авансового платежа. Можно, конечно, ввести вручную данные. Но из-за этого потом могут возникнуть проблемы с зачетом аванса.

Эта проблема возникает, когда 1С не может найти связь между документами поступления аванса и отгрузочным. Чаще всего причина в разных договорах в платежке и в документе реализации — программа не понимает, что именно этот платеж нужно подтянуть в УПД.

Однако даже если в обоих документах стоит одинаковый договор, платеж может не подтянуться к отгрузке. Причины этого:

• в приходном документе не указан счет на отгрузку, по которому поступил аванс;

• реализация оформлена как новый документ, а не на основании счета.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Правильная работа с авансами в 1С — это не просто набор механических действий. Это комбинация грамотных настроек, своевременного оформления документов и регулярного контроля. Как мы убедились, 1С — серьезный инструмент, но требует от бухгалтера внимательности и понимания принципов работы.

Во избежание проблем всегда помните о ключевых моментах:

• Убедитесь, что программа настроена корректно.

• Регулярно проводите регламентные операции — если что-то правили, восстановите последовательность через «Перепроведение документов» при «Закрытие месяца».

• Используйте стандартные отчеты 1С по счетам 62 и 60 — они помогут увидеть все расхождения и найти ошибки.

Не забывайте своевременно обновлять программу. А если хотите знать больше лайфхаков по работе в 1С, подписывайтесь на телеграмм–канал компании Scloud — «Подслушано у консультанта 1С». Эти хитрости значительно упростят вашу работу в различных конфигурациях.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFHnD6jS