Пошаговая инструкция: как оформить командировку в 1С:ЗУП и 1С:БП

Оформление командировок в 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Бухгалтерия предприятия необходимо для правильного учета всех расходов на служебные поездки сотрудников. Это позволяет корректно рассчитать суточные, возмещение расходов на проезд, проживание и другие выплаты, а также соблюдать требования трудового и налогового законодательства.

Правильное оформление в системе обеспечивает прозрачность учета, помогает избежать ошибок в бухгалтерии и кадровом делопроизводстве, а также защищает как работодателя, так и сотрудника при проверках. 

Размер командировочных определяется направлением командировки и типом организации: региональная, муниципальная, коммерческая или бюджетная. Рассмотрим, как они начисляются в зависимости от типа организации. 

Региональные и муниципальные организации. В 2026 году размер командировочных для сотрудников таких организаций зависит от местных правил. Каждый регион или город сам устанавливает, сколько платить за день командировки, и эти нормы применяются в учреждениях, которые к ним относятся.

Коммерческие организации. Они вправе самостоятельно определить нормы командировочных расходов и закрепить их в локальном нормативном акте. Указывать конкретную сумму суточных в приказе о направлении в командировку не требуется — такую позицию разъяснил Роструд в ответе от 03.05.2023 № 180260.

Бюджетные организации. Для них размеры командировочных выплат закреплены в Постановлении Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Документ устанавливает, что суточные при командировках по России выплачиваются в размере 100 рублей за каждый день, если Правительством РФ не предусмотрен иной размер.

При расчете командировочных важно учитывать не только тип организации и место командировки, но и налоговую сторону вопроса. Трудовое законодательство РФ не ограничивает работодателя — он вправе выплатить любую сумму суточных.

Однако Налоговый кодекс РФ устанавливает лимиты, до которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, согласно ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ. Если выплата превышает лимит, то с превышающей суммы нужно удержать налоги.

Нормы необлагаемых суточных в 2026 году зависят от направления командировки. Чем дальше или сложнее регион, тем выше необлагаемая сумма.

Нормы необлагаемых суточных в 2026 году в зависимости от места командировки

Сумма для командировок в новые регионы закреплена в Постановлении Правительства РФ от 28.10.2022  № 1915 и применяется именно для сотрудников, выполняющих работы по поддержанию жизнедеятельности населения и восстановлению инфраструктуры в ДНР, ЛНР, Запорожской, а также Херсонской областях.

Чтобы зафиксировать командировку сотрудника и правильно рассчитать ему оплату за этот период, в 1С:ЗУП предусмотрен специальный документ с соответствующим названием. Именно он отвечает за то, чтобы дни отсутствия работника были учтены, а также ему был начислен сохраняемый средний заработок за все время пребывания в служебной поездке. Неправильная настройка или ошибки командировки могут привести к некорректному расчету суточных и авансов.

Шаг 1. Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в вашей программе вообще включена возможность работать с командировками. 

Перейдите в раздел «Настройка», затем откройте подраздел «Расчет зарплаты». В данном разделе задаются параметры, влияющие на порядок начислений и удержаний в программе. Далее выберите пункт «Настройка состава начислений и удержаний» для перехода к перечню доступных видов расчетов.

В открывшемся окне найдите раздел «Учет отсутствий». Здесь настраиваются параметры, связанные с отражением отпусков, больничных и командировок. Установите соответствующий флаг, чтобы включить учет необходимых видов отсутствий в системе.

Если бывают ситуации, когда сотрудники уезжают в командировки не на целый день, а всего на несколько часов, то поставьте дополнительно «В том числе внутрисменные».

После включения опции в разделе «Настройка — Начисления» автоматически появятся виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)». Рекомендуется открыть каждое начисление и проверить. Это позволит убедиться, что начисления настроены в соответствии с внутренними правилами организации и действующим законодательством.

Также станет доступен документ «Командировка», через который оформляется служебная поездка и рассчитывается оплата по среднему заработку.

Шаг 2. После того как необходимые настройки выполнены, можно приступать к оформлению поездки. Найти этот документ можно двумя способами: 

• зайти в раздел «Кадры» и выбрать пункт «Командировки»;

• открыть раздел «Главное» и воспользоваться журналом «Все отсутствия сотрудников».

В 1С:ЗУП предусмотрено несколько вариантов начисления командировочных. Выбор способа зависит от конкретных потребностей. Рассмотрим три основных способа расчета:

• полный расчет в документе;

• переходящий период с авансом и зарплатой;

• с авансом и зарплатой.

Для двух последних способов расчета нужно включить соответствующий флаг в начислении «Настройка», затем «Начисления», а после выбираете «Командировка».

После того как будет выполнена настройка аванса и проведен документ «Командировка», суммы командировки автоматически будут рассчитаны и отображены в документах «Начисление зарплаты и взносов» и «Начисление за первую половину месяца».

Такой способ начисления командировочных удобен для учета, но имеет свои особенности. 

1. Преимущество. Все начисленные суммы, НДФЛ и страховые взносы отражаются в одном документе. Это упрощает учет и проверку начислений, позволяет быстро сверить все выплаты и минимизирует риск ошибок при расчетах.

2. Недостаток. Основной недостаток заключается в том, что в ведомостях аванса и окончательной зарплаты у сотрудника не будет отдельной расшифровки: суммы командировки не будут выделены отдельно от аванса или оклада, как это показано в документе начисления.

Если вы еще не используете 1С:Зарплата и управление персоналом — это отличный момент начать. Работа в программе позволяет удобно оформлять командировки, рассчитывать суточные и авансы, а также вести кадровый учет.

В некоторых случаях организации требуется оформить командировочные сразу для нескольких людей, что удобно, когда поездки сотрудников совпадают по условиям. Также это позволяет сократить время на оформление и упростить ведение учетных документов, особенно при массовых командировках.

Для этих целей используется специальный документ «Командировка группы», который формирует приказ по форме № Т‑9а.

Сотрудники, направляемые в командировку, указываются в табличной части документа. Их можно добавить с помощью кнопок «Добавить» или «Подбор». Если условия командировки для нескольких сотрудников совпадают, то новые строки удобнее создавать путем копирования уже существующих записей.

Чтобы завершить оформление командировок, необходимо создать документы с учетом указанных условий. Для быстрого ввода документов по всем сотрудникам сразу можно воспользоваться ссылкой «Оформить недостающие отсутствия», расположенной под табличной частью.

В интерфейсе предусмотрена возможность быстрого перехода от просмотра списка к созданию документа. Необходимо выбрать ссылку «Оформить отсутствие...», и тогда вы сможете инициировать создание документа для оформления данной командировки. Перед вами откроется такая же форма, как и на одного сотрудника.

Нужна помощь с зарплатным учетом в 1С?

Станьте клиентом Scloud и получайте 3 бесплатные консультации по 1С ежемесячно

Тестировать сервис

Расходы, связанные с командировкой сотрудников, необходимо правильно отражать в бухгалтерском учете. Суточные и другие выплаты оформляются в бухгалтерской программе, например в 1С:Бухгалтерии предприятия.

Для учета расходов по служебной поездке в программе используется документ «Авансовый отчет по командировке». В нем отражаются выданные сотруднику суммы и автоматически формируются бухгалтерские проводки, что обеспечивает корректное признание затрат.

Создать документ можно в разделе «Банк и касса», открыв список авансовых отчетов и выбрав соответствующий вид операции. В форме указываются:

• дата утверждения документа;

• даты начала и окончания командировки;

• сотрудник, направленный в командировку;

• сумма суточных с указанием затрат;

• сумма аванса в соответствующем поле;

• билеты, которые приобрела организация (если приобретала).

В табличной части документа отразите данные первичных документов: их вид, номер, дату и сумму, затем укажите счет учета затрат («Командировочные расходы»), а при наличии НДС — внесите его сумму и отметьте принятие налога к вычету, если это предусмотрено.

В соответствующих полях укажите назначение отчета, а также сведения о приложенных документах — их количество и число листов.

Все расходы, связанные с командировкой, включая оплату жилья, проезды и суточные, должны быть подтверждены документами и фиксируются в соответствующем отчете.

С помощью соответствующей кнопки можно сформировать и вывести на печать заполненную форму авансового отчета для последующего подписания и хранения в бумажном виде.

Ниже представлен пример того, как выглядит печатная форма авансового отчета.

Если вы хотите не только корректно отражать командировки в 1С, но и научиться правильно оформлять сотрудников при приеме на работу, обратите внимание на инструкцию от Scloud «Прием на работу в ЗУП». 

Правильное оформление командировок в 1С помогает не только зафиксировать саму поездку, но и правильно учесть все начисления — суточные, расходы на проезд и проживание. Эти данные сразу отражаются в зарплате и бухгалтерских отчетах, формируя корректные проводки.

Если документы заполнены неправильно или не полностью, в расчетах могут возникнуть ошибки, а исправлять их потом — лишняя работа. Поэтому лучше вносить информацию о командировках вовремя и внимательно: так проще контролировать налоги и страховые взносы и избегать проблем для компании.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу