Как выстроить сквозной процесс работы с документами в бухгалтерии: от договора до отчетности

Качество работы бухгалтерии нередко снижается из-за несогласованности и фрагментарности: обмен документами с контрагентами происходит через почту, один сервис используется для подготовки отчетности, другой — для кадрового учета, а сверка происходит в Excel. Часто возникают ситуации, когда информация теряется, появляются расхождения, происходят дублирования и ошибки.

Устранить эти проблемы позволяет внедрение сквозного процесса, объединяющего разные этапы работы с документами и интегрированного в единую систему.

• Повышение точности информации. Работа в единой системе помогает снизить риск расхождений и дублирования, а также быстрее выявлять и исправлять ошибки.

• Сокращение сроков. Все операции выполняются последовательно, а сотрудники видят свои задачи в режиме реального времени. Благодаря этому сроки не нарушаются.

• Повышение прозрачности и ответственности. Каждый участник процесса имеет доступ к актуальным документам, отслеживает, на каком этапе они находятся и кто за них отвечает.

• Отсутствие бумажного хаоса. Необходимость физического перемещения бумаг отсутствует, поэтому документ не затеряется и не будет поврежден. С поиском нужного документа проблем также не возникает.

• Исключение множества промежуточных шагов. Проверка наличия подписей, сканирование, отправка документов курьером негативно сказывается на производительности сотрудников. Внедрение сквозного процесса, напротив, избавляет от рутины и позволяет сконцентрироваться на более важных задачах.

• Принятие качественных решений. Полный охват всех этапов обработки документов, своевременность и доступность информации позволяют принимать обоснованные и рациональные решения, анализировать текущие показатели и строить прогнозы.

• Формализация процессов. Внедрение сквозного процесса исключает разночтения и обеспечивает единообразие обработки информации всеми участниками.

• Дублирование данных.

Одна из частых проблем связана с многократным введением одних и тех же данных в разные системы. Например, сотрудник вводит данные о поставщике сначала в CRM-систему, затем повторно заносит их в бухгалтерскую программу. Это не только лишняя нагрузка, но и риск ошибок.

Решение. При внедрении сквозного процесса информация поступает в «точку входа» и автоматически распределяется по необходимым системам. Например, поступивший электронный документ попадает сразу в систему для учета и отчетности.

• Потеря версий документов.

Устаревшие версии нередко продолжают использоваться даже после внесения в них корректировок из-за несогласованности действий.

Решение. Необходимо реализовать процесс с контролем версий: при загрузке нового варианта предыдущий помечается как устаревший. 

• «Ручные» сверки.

Процесс «ручной» сверки требует значительных временных и трудовых затрат. Также нельзя исключить человеческий фактор: при сверке вручную всегда есть риск ошибок из-за усталости или невнимательности.

Решение. Автоматизация процесса сверки. Современные сервисы сводят ручные операции к минимуму: это экономит время и помогает выявлять расхождения при сопоставлении данных. При этом результат зависит от корректности исходных документов и введенной информации.

• Ошибка выбора нужного этапа или исполнителя.

Ответственный за один из этапов сотрудник может затягивать с согласованием или отправкой документа. В результате документ зависает на каком-то из этапов, а его дальнейшая обработка замедляется.

Решение. Настройка сценариев и эффективный контроль обеспечивают строгое соблюдение сроков.

Экосистема для бизнеса

Поможем подобрать продукты для вашего бизнеса

Подробнее

1. Подписание договора. Контур.Диадок позволяет обмениваться документами с контрагентами в электронном виде без бумаги. В сервисе можно отправлять документы, подписывать их квалифицированной электронной подписью и отслеживать статус обмена (например, отправлен, доставлен, подписан). Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу при соблюдении требований законодательства.

2. Подготовка первичных документов. Сервис Контур.Экстерн предлагает удобное решение для оформления первичной документации и поиска ошибок в документах. Перед началом использования Экстерна можно загрузить из 1С справочники, информацию по основным средствам и другие сведения.

3. Оплата. Сервис Контур.Банк — это банк внутри сервисов Контура. Настройте интеграцию в несколько кликов и работайте, не переключаясь между сервисами. Оплачивать счета, платить зарплату и работать с документами можно прямо в Эльбе, Экстерне или Диадоке. Все данные загружаются в платежи автоматически.

4. Сверка. Сервис Контур.НДС+ предназначен для сверки с контрагентами и выявления и исправления ошибок. С ним вы сможете подать корректные декларации и не пропустите доступный вычет.

5. Сдача отчетности. Контур.Экстерн решает любые задачи с отчетностью — с сервисом вы сможете отчитываться во все контролирующие органы (ФНС, Росстат, СФР, РПН и другие). 

6. Проверка контрагентов. Контур.Фокус помогает проводить проверку контрагентов и формировать отчеты с результатами. Их можно приложить к внутренним материалам проверки и использовать в спорных ситуациях, но решение о принятии доказательств всегда остается за судом.

Рассмотрим реальный сценарий организации сквозного процесса работы с документами с применением решений экосистемы Контура. 

Компания «ТоргОпт» приобретает оборудование у поставщика — компании «ЭкспертСтрой».

1. Поставщик прошел проверку через сервис Фокус.

2. Договор с поставщиком отправили и подписали в электронном виде через Диадок. 

3. Оплату провели через Контур.Банк непосредственно из Диадока.

4. После поступления оборудования первичные документы оформили в Экстерне.

5. Сервис Взаиморасчеты от Контур.Диадока сверил данные с данными поставщика.

6. Отчетность подготовили и отправили через Экстерн.

Экосистема для бизнеса

Поможем подобрать продукты для вашего бизнеса

Подробнее

Контур — единая экосистема для вашей бухгалтерии. Сквозной процесс на базе продуктов Контура помогает снизить число разрывов в документообороте и уменьшить риск ошибок, а также лучше контролировать сроки и статусы. Это поддерживает устойчивость процессов и помогает снизить вероятность штрафов при корректной организации работы. Оставьте заявку, чтобы получить консультацию по решению ваших задач.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А. erid: 2W5zFG1XMAR