Как отменить командировку
Если у сотрудника есть уважительная причина, например, больничный лист, он имеет право отказаться от командировки. Для этого нужно уведомить руководителя и предоставить подтверждающие документы.
После уведомления руководитель или другой ответственный специалист:
Оформляет служебную записку с указанием причины отмены командировки. При необходимости к ней прикладываются подтверждающие документы.
Издает приказ об отмене служебной поездки.
Запрашивает у сотрудника заполненный авансовый отчет, если деньги на командировку уже были перечислены. В нем сотруднику указывает сумму выданного аванса, фактический расход при наличии и остаток.
Уведомляет бухгалтерию при необходимости. Специалисты внесут изменения в документы и проведут перерасчет.
По каким причинам можно отменить служебную поездку
Причины отмены командировки могут быть разными. Основные из них:
Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью, например, если отменились переговоры или ухудшилось финансовое положение компании.
Возникновение непредвиденных обстоятельств, например, отмена командировки в связи с болезнью сотрудника или отмена командировки по семейным обстоятельствам.
Отказ сотрудника льготной категории от поездки в командировку до ее начала.
Отмена поездки из-за проблем с транспортом или других непредвиденных факторов.
Нужно ли выплачивать суточные при отмене командировки
При отмене служебной командировки до ее начала суточные не положены. Если они уже были выплачены, сотрудник должен их вернуть в бухгалтерию. Для этого необходимо заполнить и сдать авансовый отчет и деньги. Сделать это нужно в течение 3 дней после ознакомления с приказом об отмене командировки (постановление Правительства № 501).
Кроме этого сотруднику нужно вернуть неизрасходованную часть аванса и предоставить документы на использованную сумму. Например, подойдут чеки об оплате возврата билета или списании комиссии за отмену бронирования номера в отеле.
Как учитываются произведенные расходы при отмене командировки
Командировочные расходы, например, оплаченное жилье без отмены брони, можно учесть при налогообложении прибыли, но только при условии, что поездка отменилась по уважительной причине (п. 1 ст. 252 НК). Для этого надо получить закрывающие документы от отеля: электронно или через специальные тревел-сервисы.
Например, в Smartway вы можете не только выбрать гостиницы для командировок, но и получить закрывающие документы удаленно, если отель удержал часть оплаты из-за поздней отмены брони.
Уважительной причиной считается не только болезнь сотрудника, но и другие обстоятельства, например, просьба контрагента о переносе даты переговоров. Окончательное решение — уважительная эта причина или нет — принимает руководитель.
Обратите внимание: ФНС также проверяет, можно ли считать причину уважительной. Если поездка не состоялась по вине сотрудника и причина считается неуважительной, организация может потребовать от сотрудника возместить затраты.
Чтобы не возникло споров с налоговой, рекомендуем разработать регламент командировок, в котором будет расписано, какие причины относятся к уважительным, а какие — нет. Кроме этого, к каждому приказу об отмене служебной поездки лучше прикладывать обоснование: скрин переписки с контрагентом, копию больничного или временный запрет на перелет в другую страну.
Приказ об отмене командировки: образец
Приказ оформляется в свободной форме. Основание — служебная записка или заявление сотрудника об отмене командировки.
В приказе нужно прописать:
полное название компании;
место регистрации, ИНН, КПП;
название и номер документа;
дату и место (город) составления;
причину отмены командировки;
ФИО и должность командированного;
указание об аннулировании первоначального приказа о командировке, его номер и дату составления;
ФИО и должность сотрудника, ответственного за исполнение приказа;
подписи руководителя и всех сотрудников, которые указаны в документе.
Как оформить приказ об отмене в 1С
Для аннулирования приказа в 1С:
1. Зайдите в раздел «Кадры» ⭢ «Командировки».
2. Найдите нужный документ, внизу будет ссылка «Сторнировать» — перейдите по ней.
3. Откроется окно «Сторнирование начислений», вверху нажмите «Провести и закрыть».
4. Система создаст сторно, которое аннулирует документ.
Упростить учет командировок можно с помощью сервиса Smartway. Настройте интеграцию с «1С:Бухгалтерия» и все документы по служебным поездкам автоматически отразятся в бухгалтерской программе без ручного ввода.
Можно ли перенести служебную поездку на другую дату
Командировка может быть отменена по причине болезни сотрудника или переноса совещания. Но это не значит, что командировочное задание выполнено. В такой ситуации лучше перенести командировку на другой срок.
Для этого нужно оформить служебную записку — в ней указать причину переноса командировки. После этого составить повторный приказ: уже на новую служебную поездку.
Резюме — основное об отмене командировки
Чтобы отменить командировку, руководитель составляет служебную записку и издает новый приказ.
В приказе прописываются ФИО, должность сотрудника, который должен был поехать в служебную поездку, причина отмены и информация о первоначальном приказе.
Бухгалтерия делает перерасчет на основании подтверждающих документов, которые предоставил сотрудник.
Перенести служебную поездку можно на другую дату, если сотрудник заболел или контрагенты перенесли совещание.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJpcLFb
Начать дискуссию