Командировка в «1С»: как оформить без ошибок

Правила направления сотрудников в командировку регулирует постановление Правительства № 501. Все расходы должны быть правильно отражены в бухгалтерском учете, например, в программе «1С». 

Прежде чем приступить к работе в системе, проверьте, что у вас имеются все требуемые данные:

• сведения о сотруднике;

• даты начала и окончания поездки;

• место назначения;

• цель трудовой поездки;

• предварительные расходы.

Даем пошаговую инструкцию, как в ЗУП оформить командировку.

Важно: создать приказ о направлении в командировку возможно только в «1С:ЗУП». В «1С:Бухгалтерия» такой возможности нет.

1. Откройте раздел «Кадры» → «Командировки».

2. Нажмите «Создать».

3. Укажите тип документа — «Приказ о направлении в командировку».

4. Заполните реквизиты:

• дата и номер приказа;

• ФИО командированного (выберите из списка);

• куда направляется сотрудник (название компании и город);

• дата начала и завершения поездки;

• цель поездки.

5. Далее нажмите «Провести и закрыть».

Аванс для командировки можно оформить в «1С:Бухгалтерия». Для этого: 

1. Зайдите в меню «Банк и касса» → «Кассовые документы».

2. Сформируйте документ «Расходный кассовый ордер».

3. Укажите следующие данные:

• вид операции: «Выдача подотчетному лицу»;

• ФИО сотрудника;

• размер аванса.

4. Проведите документ по командировке в 1С.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Для создания авансового отчета:

1. Зайдите в раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты».

2. Нажмите «Создать», далее — «Авансовый отчет по командировке».

3. Укажите в документе:

• сотрудника, который был в поездке;

• дату составления отчета (день возвращения из командировки);

• при необходимости установите галочку «Командировка» и внесите период поездки.

4. В поле «Авансы» система автоматически отобразит данные об уже выданном авансе и рассчитает размер суточных.

5. На вкладке «Расходы» отразите все расходы, связанные с командировкой:

• проезд (билеты);

• проживание (подтверждающие чеки отеля);

• иные расходы.

6. По каждому виду затрат прикрепите подтверждающие документы.

После этого проведите и завершите оформление авансового отчета по командировке в 1С 8.3.

После этого система автоматически определит всю сумму выплаченного аванса и фактически понесенных расходов, а также покажет результат:

• Перерасход:

• Остаток:

• Все верно:

Важно!

• Сохраняйте все чеки и билеты. Без подтверждающих документов расходы не будут приняты к учету.

• Правильно выбирайте виды расходов. Это влияет на правильность расчетов и налогообложение.

• Проверяйте соответствие дат. Даты расходов должны быть в пределах срока командировки.

После оформления авансового отчета система сама сгенерирует нужные проводки:

• Дт 26 (или другой счет затрат) Кт 71— списание фактических расходов по командировке;

• Дт 71 Кт 50 — возврат аванса, который не был использован (при наличии);

• Дт 50 Кт 71 — выдача перерасхода, если затраты в поездке превысили аванс.

Если суточные превышают установленные лимиты — 700 рублей при поездках внутри РФ, 2500 рублей при международных командировках, — нужно начислить НДФЛ и взносы с разницы. Для этого:

1. Перейдите в меню «Заработная плата» → «Расчет заработной платы».

2. Укажите нужный месяц командировки.

3. Выберите работника и нажмите «Начислить» → «Командировочные сверх нормы».

Программа самостоятельно произведет расчет и удержание НДФЛ с суммы превышения.

Рассказываем, как «1С» помогает бухгалтеру при оформлении суточных:

• Начислить суточные возможно двумя способами: через форму «Авансовый отчет» или через начисления зарплаты.

• При необходимости можно настроить нормы выдачи суточных под внутренние требования организации. То есть, указать нужные лимиты по российским и зарубежным поездкам.

• При поездках за рубеж необходимо указывать валюту в соответствии со стандартом ISO 4217. Например, EUR для евро, USD для американского доллара. В «1С» уже загружены все обозначения валют.

Если работодатель часто отправляет персонал в служебные поездки, рекомендуем настроить интеграцию «1С: Бухгалтерия» с тревел-сервисами, например, Smartway. Это поможет:

• Автоматически получать информацию о забронированных авиабилетах и номерах в отелях.

• Загружать скан-копии документов прямо в систему 1С.

• Мгновенно формировать авансовые отчеты по командировке в 1С 8.3.

Настроив такую интеграцию, вам больше не надо будет заботиться о том, что сотрудник потеряет какой-то документ или сдаст авансовый отчет с ошибками или позже установленного срока. 

Кроме этого в Smartway руководитель может отслеживать траты на поездки в реальном времени и устанавливать ограничения по расходам. Например, по стоимости билетов на проезд или проживания в гостинице. 

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

1. Убедитесь, что в приказе на командировку в 1С заполнены все обязательные поля.

2. Проверьте срок сдачи авансовых отчетов по командировке в 1С. Они должны быть проведены не позднее 3 рабочих дней после завершения поездки.

3. Не забудьте приложить подтверждающие документы по расходам к авансовому отчету.

4. Проверьте правильность распределения расходов по плану счетов. В противном случае могут возникнуть ошибки при составлении бухгалтерской или налоговой отчетности.

5. Используйте встроенные проверки программы 1С, которые помогают выявить ошибки при проведении документа. Например, программа не даст сохранить авансовый отчет, если в нем не будет ФИО сотрудника, или подскажет, как правильно рассчитать средний заработок для оплаты командировки.

6. Пользуйте дополнительными тревел-сервисами, которые автоматически заполняют документы и передают их в «1С».

Придерживаясь этих советов, вы сможете без задержек и погрешностей выполнить все этапы учета командировочных расходов в приложении.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFHT8bC5