Когда выбрать самолет для командировки
Самолет лучше, если:
Наземный транспорт отнимает весь рабочий день.
Задержка сорвет встречу или сделку.
Нужно быстро вернуться на работу.
Сотрудник сразу после прилета идет на работу.
Маршрут сложный: с пересадками или за границу.
В Smartway можно быстро подобрать и забронировать авиабилеты для организаций. При этом все документы, билеты и отчетные данные автоматически сохраняются в системе. Это помогает бухгалтерии корректно закрывать командировки и снижает риск ошибок в учете и отчетности.
Когда самолет не нужен
Авиаперелет не нужен, если:
Время в аэропорту съедает всю разницу с поездом.
Ехать недалеко и без спешки.
Компания экономит каждый рубль.
Есть удобный поезд или на машине быстрее.
Авиабилеты для командировок
Оформляйте авиабилеты для юридических лиц выгодно и экономьте до 30% на перелетах для командировок
Что входит в расходы на самолет в командировке
В расходы включают стоимость билета и связанные траты:
сервисный сбор агентства или онлайн-сервиса;
оплату багажа, если он нужен для работы;
доплату за обмен или переоформление билета.
Бывает, что сотрудник включает в расходы платные услуги без причины. Такую трату потом сложно объяснить. Поэтому каждую сумму лучше сразу привязать к задаче командировки и коротко пояснить, зачем она была нужна.
Например, сотрудник летит в Санкт-Петербург на переговоры и отражает в авансовом отчете:
авиабилет — 18 500 ₽;
багаж с образцами продукции весом 5 кг для демонстрации клиенту — 3 000 ₽;
выбор места в салоне — 1 200 ₽;
сервисный сбор агентства — 800 ₽.
С билетом и сервисным сбором проблем нет. Это стандартные расходы. Багаж тоже обоснован: есть деловая цель. А вот выбор места вызывает вопрос. В отчете нет пояснения, расход выглядит как личный. В таком виде его рискованно принимать к учету без дополнительных разъяснений.
Чтобы снизить риск споров:
Не включайте такие расходы без необходимости.
Требуйте пояснение с привязкой к задаче. Например: «место у прохода, чтобы работать с ноутбуком и готовиться к презентации».
Можно ли включать оплату выбора места в расходы
Компания оплачивает выбор места в самолете в командировке, если внутренние правила командировок это разрешают.
Правила содержат критерии. Долгий перелет — можно взять место с дополнительным пространством для ног. В день прилета запланирована встреча или работа — более комфортное место. Ночной рейс — место с минимальным проходным трафиком.
Как купить билет на самолет для командировки без лишних трат
Смотрите не только на цену, но и на условия тарифа. Дешевый билет часто без багажа, возврата и обмена. Планы меняются, компания доплачивает за обмен или покупает новый билет. В итоге дешевый билет обойдется дороже.
Когда оформляете билет, внимательно сверяйте его данные с паспортом. Даже одна ошибка в ФИО приводит к двойной оплате или к тому, что компания теряет деньги за билет, который уже оплатили.
Купить авиабилеты на юридическое лицо удобно через Smartway. Сервис оформляет билеты для командировок сразу на компанию, показывает тарифы и условия перелета, сохраняет закрывающие документы для бухгалтерии. Это снижает риск ошибок в данных и помогает избежать лишних расходов на обмен или повторную покупку билетов.
Кто платит за новый билет, если сотрудник опоздал на самолет в командировке
Все зависит от причин, по которым работник опоздал на рейс. Проспал, поздно выехал в аэропорт или еще что-то личное — платит сам. Задержали предыдущий рейс или помешала работа — платит компания. Но причину опоздания нужно подтвердить.
Подойдут: справка от авиакомпании о задержке или отмене рейса, посадочный талон на первый рейс, маршрут-квитанция с изменениями или документы от работодателя.
Авиабилеты для командировок
Оформляйте авиабилеты для юридических лиц выгодно и экономьте до 30% на перелетах для командировок
Какие документы нужны для отчета по командировке самолетом
Сотрудник сдает в бухгалтерию:
маршрутную квитанцию с отметкой «использована»;
посадочный талон, если в квитанции нет подтверждения полета;
авансовый отчет;
служебное задание.
Если в документах есть ошибки или чего-то не хватает, налоговая может не принять расходы. Например: нет подтверждения оплаты, даты в билете не совпадают с приказом, билет оплатил другой человек.
Чек-лист для бухгалтера: авиакомандировка без ошибок
Чтобы ничего не упустить, удобно идти по пунктам ниже:
Проверьте, нужен ли самолет по времени и задачам.
Убедитесь, что тариф подходит: багаж, возврат или обмен.
Сверьте ФИО в билете с паспортом.
Проверьте доплаты: у каждой траты есть причина.
При опоздании разберитесь с причиной и документами.
Соберите все: билеты, маршрутную квитанцию, авансовый отчет.
Сверьте даты и данные во всех бумагах.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFHaS9ub
