Чтобы избежать штрафов и споров с сотрудниками, разбираем актуальные правила учета, налогообложения и оформления табеля при вахтовом графике работы.
Законодательная база: на что опираться в 2026 году
Главное изменение пришло с постановлением Конституционного суда № 5-П. Суд указал, что часть статьи 300 Трудового кодекса теперь работает иначе.
Раньше после окончания учетного периода часы переработки переводили в полные дни межвахтового отдыха. Если оставались несколько часов, которые не складывались в полный рабочий день, их часто не оплачивали. Например, если переработка была 84 часа, 80 часов переводили в 10 дней отдыха, а оставшиеся 4 часа могли просто не учитывать. Теперь так делать нельзя — оплачивать нужно каждый час переработки, даже если он не образует полный день отдыха.
А если сотрудник увольняется, ему полагается компенсация за неиспользованные дни межвахтового отдыха.
Позже эти правила пропишут в ТК, но ориентироваться на них нужно уже сейчас. Параллельно действуют документы, на которых строится весь учет вахтовиков:
глава 47 ТК о вахтовом методе;
статья 104 ТК о суммированном учете;
формы табеля Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата № 1;
приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 о коде «ВАХТА».
Соблюдать новые требования 2026 года проще, когда учет автоматизирован. Сервис Smartway синхронизирует данные о поездках и графиках работы напрямую с 1С:ЗУП — это снижает риск пропустить переработку или неверно отразить дни в табеле.
Особенности кадрового учета при вахтовой работе
Положение о вахтовом методе — ваш главный внутренний документ. Если в компании есть профсоюз, его мнение нужно учесть. Пропишите в нем три главные вещи:
как чередуются смены и отдых;
какой период вы берете для суммированного учета (месяц, квартал, год);
размер надбавки и правила ее выплаты.
В трудовом договоре с сотрудником обязательно должно быть сказано, что он работает вахтовым методом. Если пропустить этот пункт, то инспектор ГИТ выпишет штраф.
А в ПВТР — правилах внутреннего трудового распорядка — стоит отдельно закрепить особенности вахтового режима, чтобы избежать споров с сотрудниками и вопросов при проверке.
Кого нельзя привлекать к вахте? Статья 298 ТК запрещает брать на объекты:
беременных женщин;
несовершеннолетних.
Сама вахта длится не больше 30 календарных дней. Продлить ее до трех месяцев можно, но только с одобрения профсоюза.
Если работаете в 1С:ЗУП, присмотритесь к интеграции 1С со Smartway. Сервис сам подгружает списки, создает приказы на вахту и заносит данные в табель. Это экономит кадровому отделу до 50% рабочего времени на рутинных задачах.
Вахтовый график работы
В график включают не только рабочие дни, но и дорогу от пункта сбора до объекта и обратно. Самые распространенные схемы: 30 дней через 30, 45 через 45, 60 через 30. Конкретное соотношение зависит от условий на объекте и климата.
График составляют на весь период суммированного учета рабочего времени — то есть на тот срок, за который компания считает норму часов: месяц, квартал или год. Сотрудников нужно ознакомить с ним минимум за 60 дней до начала. Если график приходится менять, берите с сотрудников подписи об ознакомлении.
Чтобы не тратить время на ручную синхронизацию, автоматизируйте бухучет через Smartway: выгружайте согласованные графики сразу в «1С». Все документы формируются автоматически, а данные для табеля подтягиваются без ручного ввода — это исключает ошибки и экономит время при подготовке отчетности.
Суммированный учет рабочего времени на вахте
Уложиться в стандартную 40-часовую неделю на вахте невозможно. Поэтому используют суммированный учет рабочего времени.
Это значит, что считают не каждую неделю отдельно, а все часы работы за выбранный период — например, за месяц, квартал или год.
Все отработанные часы складывают, а переработку определяют только в конце этого периода.
Норму берут из производственного календаря.
Допустим, за январь она составила 136 часов. Сотрудник отработал на объекте 220 часов. Разница — 84 часа переработки.
Из них 80 часов переводят в 10 полных дней межвахтового отдыха, потому что один день отдыха считается как 8 часов. Эти дни сотрудник использует после окончания вахты и получает за них оплату по дневной ставке.
Оставшиеся 4 часа уже не теряются — их оплачивают отдельно деньгами как переработку.
Это прямое следствие решения КС № 5-П, о котором мы говорили выше.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Учет рабочего времени вахтовым методом: пример
У компании есть объект на Крайнем Севере. Вахта длится 40 дней, сотрудник работает по 11 часов ежедневно. Норма по производственному календарю за учетный период — 320 часов.
Районный коэффициент и северная надбавка начисляются на зарплату за отработанное время, но не применяются к оплате межвахтового отдыха. Это отдельно подтвердил Верховный суд в 2026 году.
Вот как выглядит учет на практике.
Составляем сменный график на 40 суток и сразу закладываем между сменами перерыв не менее 12 часов.
Каждый день фиксируем в табеле. Рабочие дни помечаем кодом «ВМ» (05), а время в пути — специальным кодом, например «ДП».
После окончания периода подсчитываем итог. Отработано: 40 × 11 = 440 часов. Сравниваем с нормой 320 часов, получаем переработку: 440 – 320 = 120 часов.
Переводим часы переработки в дни межвахтового отдыха из расчета 8-часового дня. 120 часов делим на 8, получаем 15 полных дней.
Переходим к оплате. Эти 15 дней отдыха оплачиваем в размере дневной ставки. Дополнительно начисляем надбавку за каждый календарный день на вахте и в пути.
Выходные дни на вахте
Правило про 42 часа непрерывного отдыха в неделю действует и на вахте. Привычные суббота и воскресенье могут сдвинуться на другие дни, главное — соблюсти саму норму.
Работу в официальные праздники оплачивают в двойном размере. Если сотрудника нужно вызвать в его выходной по графику, подготовьте письменное распоряжение руководителя. В табеле ставят код «РВ» (03), а бухгалтерия начисляет доплату.
Как заполнить табель
Чтобы без ошибок заполнить отчеты в СФР и статистику, важно правильно проставлять коды вахты в табеле. Основные обозначения для вахтовиков:
«ВМ» (05) — рабочие дни на вахте;
«МО» или «ОВ» (27) — оплачиваемый межвахтовый отдых;
«ДП» — дни в пути, которые закрепляют внутренним приказом;
«В» (26) — обычный выходной на вахте в табеле.
Ночные часы удобнее показывать отдельной строкой, добавив внизу «Н» и время. Если вы работаете в «1С:ЗУП», для вахтовиков там предусмотрены особые категории времени. Тогда в подразделе 1.2 ЕФС-1 за дни межвахтового отдыха и в дороге автоматически проставляется код «ВАХТА».
Налоги и взносы с вахтовых начислений
Надбавка за вахтовый метод работы освобождена от НДФЛ и взносов в пределах лимитов:
700 рублей в день при работе по России;
2 500 рублей в день при работе за границей.
Сумма сверх этих лимитов включается в облагаемый доход и облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
Дни межвахтового отдыха оплачиваются в размере дневной ставки. Верховный суд разъяснил: на эту выплату не начисляются районный коэффициент и северная надбавка (решение от 26.02.2026 № АКПИ25-826). Правило действует с 21 апреля 2026 года и обязательно для всех.
Проезд сотрудника до места вахты и обратно оплачивает компания. Такие расходы не облагаются налогами и взносами, если они подтверждены билетами. Выдача денег без документального подкрепления приведет к доначислениям.
Отражение в отчетности 2026 года
ЕФС-1. Дни, когда сотрудник отдыхает между вахтами или едет на объект, нужно отмечать кодом «ВАХТА». Саму работу на вахте в подраздел 1.2 включать не нужно.
РСВ. Надбавку в пределах лимита в расчет брать не нужно. Все, что сверх, облагается взносами по обычным правилам: 30% до предельной величины базы и 15,1% свыше.
6-НДФЛ. Сверхлимитную надбавку показать вместе с зарплатой под кодом дохода 2000.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Короткий чек-лист для самопроверки
Перед сдачей отчетности убедитесь, что:
Проверили ли вы, что в трудовых договорах прямо указан вахтовый метод работы?
Добавили в ПВТР пункт о суммированном учете?
Дни в пути закодированы в табеле отдельным кодом?
Межвахтовый отдых отмечен как «МО» (27)?
На дни отдыха НЕ начислены районные коэффициенты и северные надбавки?
При увольнении сотруднику начислена компенсация за неиспользованный отдых?
Если хотя бы в одном пункте нет уверенности, есть риск ошибок в отчетах и проблем при проверке. Smartway закрывает все шесть пунктов — сервис автоматически стыкует данные о поездках с 1С:ЗУП и исключает ручные правки.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFHXhHow
Начать дискуссию