Самое главное:
Компания может возместить сотруднику любые затраты на каршеринг в командировке, если это прописано в коллективном договоре или ЛНА (локальный нормативный акт).
Учесть в составе затрат по налогу на прибыль и по УСН можно ту часть расходов на каршеринг, которая экономически обоснована и документально подтверждена.
Расходы на каршеринг можно подтвердить договором аренды ТС, платежными документами, а также документами, подтверждающими деловую цель поездки.
Не облагаются НДФЛ и взносами расходы на каршеринг от вокзала (аэропорта) до гостиницы. Все остальные поездки облагаются НДФЛ и взносами.
Каршеринг в командировке: какие расходы можно возместить
Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по видам транспорта, которыми сотрудник может пользоваться в командировке. Он вправе поехать общественным транспортом, заказать такси или взять в аренду автомобиль.
Возместить сотруднику можно любые расходы на проезд, в том числе личные. Но учесть в базе по УСН и налогу на прибыль можно только те затраты, которые экономически обоснованы и подтверждены документами.
Расходы на каршеринг, которые можно учесть | Расходы на каршеринг, которые нельзя учесть |
|
|
Как учесть расходы на каршеринг
Расходы на каршеринг учитываются при расчете налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
Плательщики УСН с объектом «доходы минус расходы» также могут учесть такие затраты в составе расходов (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Расходы учитывают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Условия для признания расходов
Экономическая обоснованность. Автомобиль должен использоваться для выполнения служебного задания, а не для личных целей сотрудника.
Документальное подтверждение. Без документов ИФНС исключит данные расходы из базы по налогу на прибыль и УСН.
Подготовка и оформление командировок — сложный процесс. Он включает бронирование билетов и жилья, согласование заявок, сбор закрывающих документов, проверку авансовых отчетов. Smartway решает эти задачи системно:
Единое окно для бронирования услуг. Авиабилеты, отели, каршеринг и такси — в одном месте.
Автоматическое формирование документов. Чтобы не собирать вручную чеки и не сверять суммы.
Контроль расходов и лимитов, аналитика по каждой поездке. При превышении лимитов бронирование блокируется до согласования.
Бесшовная интеграция с «1С» и ЭДО. Данные по командировкам передаются в «1С:Бухгалтерия», «1С:ЗУП», «1С:ERP» автоматически.
Поддержка 24/7. Команда специалистов (не ИИ) отвечают в среднем за 5 минут. Они помогают с документами, бронированием и другими вопросами.
Какими документами можно подтвердить расходы на каршеринг
Подтвердить расходы на каршеринг могут следующие документы (письма УФНС от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742):
Договор аренды транспортного средства (оферты каршерингового сервиса). Обычно он размещен на сайте сервиса, и при регистрации пользователь принимает его условия.
Платежные документы. К ним относятся кассовый чек, электронный чек из приложения, выписка по карте или банковская выписка, которые подтверждают списание средств со счета.
Документы для подтверждения служебных целей поездки. Это могут быть детализированный отчет о поездке из приложения каршеринга с маршрутом, временем и стоимостью, служебная записка с обоснованием аренды, путевой лист или скриншоты маршрута.
Использование каршеринга в служебных поездках нужно закрепить в коллективном договоре или положении о командировках. Желательно включить в эти документы следующие положения:
В каких случаях можно использовать каршеринг.
Например, для проезда из аэропорта (вокзала) до гостиницы и обратно, для поездок к контрагентам или в офис филиала компании.
Какие расходы подлежат возмещению.
Например, стоимость аренды автомобиля, включая поездку и режим ожидания.
Какие расходы не подлежат возмещению.
Например, административные штрафы, штрафы каршеринга, эвакуация, спецстоянка.
Какими документами подтверждается обоснованность расходов на каршеринг.
Например, договором оферты, платежными документами, отчетом о поездке, служебной запиской.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за каршеринг
Выплаты сотрудникам облагаются НДФЛ (ст. 210 НК) и страховыми взносами (ст. 420 НК), если они прямо не указаны в списке необлагаемых доходов (ст. 217 и ст. 422 НК).
Компенсация расходов на каршеринг в командировке не облагается НДФЛ и взносами, если сотрудник использует арендованный автомобиль, чтобы добраться от аэропорта или вокзала до гостиницы и обратно. Эти расходы освобождены от обложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 и п. 1 ст. 217 НК.
В остальных случаях, включая выезд к контрагенту или в филиал компании, такая компенсация считается доходом сотрудника в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК). Выплата облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина от 27.04.2024 № 03-04-06/40114).
Бухгалтерский учет расходов на каршеринг в командировке
В бухгалтерском учете операции по каршерингу отражают проводками:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Выдача аванса сотруднику | 71 | 50 / 51 |
Оплата услуг каршеринга | 76 | 71 |
Списание затрат на каршеринг в расходы | 20 / 26 / 44 | 76 |
Возврат неиспользованных сотрудником подотчетных средств | 51 / 50 | 71 |
Каршеринг, такси, билеты, отели — любые расходы сотрудника в поездке требуют подтверждения. Smartway собирает все документы автоматически: закрывающие и авансовый отчет формируются в сервисе, данные сами подтягиваются в «1С».
Подведем итоги
Компенсировать сотруднику можно все затраты на каршеринг. Но учесть при расчете налога на прибыль и УСН можно только расходы, которые экономически обоснованы и подтверждены документами.
Условия возмещения затрат на каршеринг, список возмещаемых и невозмещаемых расходов лучше закрепить в коллективном договоре или положении о командировках. Там же можно указать список подтверждающих документов.
Не облагаются НДФЛ и взносами расходы на каршеринг только от вокзала или аэропорта и до гостиницы.
Читайте также:
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFGnCnfj
Начать дискуссию