Как оформить командировку сотруднику в 2026 году: пошаговая инструкция для работодателя

Будет ли командировкой поездка сотрудника из Санкт-Петербурга в Ленобласть на полдня, чтобы забрать документы у контрагента? А пребывание во Владивостоке в течение месяца для организации филиала?

Командировка — это любая поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК).

Важно, чтобы одновременно выполнялись три условия:

1. Поездку инициировал работодатель своим распоряжением, приказом, или служебной запиской.

2. Сотрудник выполняет конкретное служебное поручение — переговоры, подписание договора, обучение и т. п.

3. Поездка носит разовый характер, то есть это не постоянная разъездная работа.

Работа считается разъездной, если сотрудник регулярно ездит по делам компании в рамках своей трудовой функции, и это закреплено в трудовом договоре (ст. 168.1 ТК). 

Например, разъездной характер работы обычно имеют: водители-экспедиторы, региональные менеджеры, торговые представители.

Командировка и удаленная работа — это разные вещи. Если сотрудник постоянно работает из другого региона онлайн, это считается удаленной работой и регулируется по своим правилам (ст. 312.1 ТК).

Если удаленный сотрудник по заданию работодателя едет в другое место, которое отличается от указанного в трудовом договоре, например, в головной офис, такую поездку можно оформить как командировку.

Правила оформления командировок установлены постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Грамотно оформленные документы нужны, чтобы подтвердить расходы и корректно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Прежде всего потребуется приказ (распоряжение) руководителя, который обычно составляется по унифицированной форме № Т-9 (или № Т-9а, если работники направляются в поездку группой). 

Компания может использовать и свою форму приказа. Ниже — образец этого документа. 

Приказ подписывает руководитель или уполномоченный им сотрудник (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501). Сотрудника, которого отправляют в командировку, нужно ознакомить с приказом под подпись.

Некоторых сотрудников можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия. Также без согласия сотрудника нельзя отправлять в командировку, если выезд запрещен или ограничен по состоянию здоровья (ст. 167, ч. 2 и 3 ст. 259 ТК).

К таким категориям сотрудников относятся:

• люди с инвалидностью, если ограничения установлены медико‑социальной экспертизой;

• женщины с детьми в возрасте до трех лет;

• одинокие матери или отцы, которые воспитывают без супруга или супруги детей в возрасте до четырнадцати лет.

«Работодателю важно заранее получить от сотрудника полную информацию о статусе: наличие детей, инвалидность, иные ограничения. Кадровая служба должна владеть этими сведениями до оформления приказа, чтобы при необходимости приложить дополнительные документы.

Если выясняется, что сотрудник относится к категории лиц, которых вообще нельзя командировать, либо он не готов предоставить на поездку согласие. На этом этапе процесс направления в командировку должен быть остановлен», — Директор юридического департамента Smartway, Наталья Терентьева.

Проще всего получить согласие через уведомление, в котором работодатель указывает на право сотрудника отказаться от командировки. 

Если сотрудник подписывает такой запрос, значит он согласен на поездку.

В случае отказа ему придется оформить отдельный документ, например, служебную записку или объяснительную, или прямо в самом запросе указать фразу: «От командировки отказываюсь», поставить дату и подпись.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Если компания работает на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы», документы нужны, чтобы учесть затраты в расходах и уменьшить налог. На УСН «Доходы» подтверждение важно для правильного расчета НДФЛ и страховых взносов.

К этой категории документов относятся:

• Проездные билеты. Это посадочный талон на самолет, электронный билет со сканом посадочного талона, бумажный или электронный билет на поезд, маршрут‑квитанция на автобус.

• Документы на проживание. Договор с гостиницей или собственником квартиры, кассовый чек или другой документ с указанной полной стоимостью проживания.

• Чеки на проезд в городском общественном транспорте, такси, а при использовании личного автомобиля — чеки на бензин, парковку. Если работник на месте берет каршеринг, дополнительно нужен договор на аренду автомобиля.

• Представительские расходы. При определенных условиях в расходы можно взять услуги переводчика, счета из ресторанов, кафе, аренду коворкирга и переговорных комнат. Подобные затраты также должны быть подтверждены документально.

Авансовый отчет — это первичный документ, который нужен, чтобы оформить расход подотчетных денег и отразить затраты в бухгалтерском и налоговом учете. После поездки сотрудник обязан сдать его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке.

Обычно используется унифицированная форма отчета № АО-1, он утвержден постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Но организация может и сама разработать бланк, главное — включить в него все обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, суть хозяйственной операции, суммы.

Если служебные поездки в вашей компании регулярны, не лишним будет разработать Положение о командировках. Этот локальный акт (ЛНА) ускоряет оформление документов и снижает риск споров с сотрудниками, Рострудом и налоговой.

Положение можно составить в свободной форме, но желательно закрепить в нем:

• общий порядок направления в командировку;

• перечень лиц и должностей, кого можно направлять в служебные поездки;

• перечень обязательных документов;

• размер и порядок выплаты суточных;

• правила компенсации за проезд, аренду жилья, других расходов на месте;

• правила появления на работе в день отъезда и возвращения;

• порядок предоставления авансового отчета с подтверждающими документами;

• порядок действий на случай болезни в командировке и т. д. 

Все сотрудники, которых могут отправить в командировку, должны быть ознакомлены с локальным нормативным актом под подпись. В случае спора подпись подтвердит, что сотрудник согласен с установленными правилами.

В 2026 году служебное задание необязательно. Но многие компании составляют его для удобства, чтобы зафиксировать цели поездки, задачи сотрудника и ожидаемые результаты.

Можно пользоваться унифицированным бланком № Т-10а или разработать свою форму, например, как приложение к Положению о командировках.

Служебные задания помогают упростить кадровый и бухгалтерский учет, а также удобны сотруднику. У него всегда перед глазами четкий список задач для служебной поездки.

Чтобы не упустить важные детали и оформить командировку сотрудника без ошибок, следуйте простому алгоритму.

Сначала определите, кого именно вы планируете направить в рабочую поездку. Обычно выбор зависит от задач, должностных обязанностей и компетенций сотрудника.

Проверьте, не относится ли сотрудник к категории лиц, которых командировать нельзя (ст. 203, 259, 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК).

Если требуется согласие сотрудника на поездку, получите его в письменном виде (ч. 2 ст. 167).

Когда выбрали сотрудника, нужно определить основные организационные моменты поездки: даты командировки, маршрут, место проживания, способ проезда. 

Основание для поездки — приказ работодателя, он подтверждает деловую цель. Для оформления можно использовать унифицированные бланки: № Т-9 (если направляют одного сотрудника) или № Т-9а (если командируют сразу несколько человек).   

Приказ подписывает руководитель организации, а потом с документом знакомят сотрудника под подпись.

Перед поездкой сотруднику выдают деньги на командировочные расходы (ст. 168 ТК). Работодатель должен оплатить:

• проезд до места командировки и обратно;

• проживание;

• суточные за все дни поездки.

На практике возможны несколько сценариев оплаты:

• Компания оплачивает билеты и гостиницу напрямую.

• Работодатель выдает аванс, а сотрудник сам оплачивает расходы.

• Сотрудник оплачивает все из личных денег, а после возвращения получает компенсацию по подтверждающим документам.

Суточные нужно выдать до отъезда сотрудника (п. 8 постановления Правительства от 16.04.2025 № 501). Точный порядок закрепляется в Положении о командировках.

В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет, на основании которого с ним производят окончательный расчет.

Неизрасходованные деньги сотрудник должен сдать в кассу компании по приходному ордеру. Перерасход, наоборот, возмещается по расходному ордеру. Если сотрудник не отчитался по авансу или не хочет возвращать остаток, деньги можно удержать из зарплаты (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК) или взыскать как материальный ущерб (такое право дает ст. 248 ТК).

На время служебной поездки в табеле учета рабочего времени нужно проставлять буквенный код «К» или цифровой — «06».

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Ошибки при оформлении служебных поездок могут привести к административным штрафам, а также к доначислению налогов и пени.

• За нарушение правил оформления командировок (например, отсутствие приказа, несоблюдение запрета на командировку некоторых категорий работников) могут привлечь работодателя по ст. 5.27 КоАП. Для юрлиц штрафы составляют до 50 000 руб., а для ИП и должностных лиц — до 5 000 руб. При повторном нарушении суммы увеличиваются.

• Если затраты по командировке не подтверждены документами, налоговая может исключить эти суммы из расходов. Это повлияет на расчет налога при УСН «доходы минус расходы», налога на прибыль или НДС, если его ранее приняли к вычету.

Командировка — это не просто рабочая поездка, а формализованная процедура, в которой важно правильно оформить документы, зафиксировать условия и подтвердить расходы. Ошибки на любом этапе — от приказа до авансового отчета — могут привести к налоговым рискам и претензиям со стороны контролирующих органов.

Чтобы снизить нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу, нужно выстроить понятный порядок оформления командировок: закрепить его в локальных актах, использовать унифицированные формы и заранее определить правила компенсаций. 

При регулярных командировках часть процессов удобно автоматизировать: это упрощает оформление документов, снижает количество ручной работы и помогает избежать ошибок.

Читайте также:

• Отказ от командировки: последствия для сотрудника по Трудовому кодексу и законные основания.

• Командировка во время отпуска: как правильно оформить и оплатить.

• Как оплачивается однодневная командировка в 2026 году.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJhGRms