Переходящая командировка в «1С:ЗУП»: как провести расчет без ошибок

Командировку называют переходящей, когда сотрудник начинает поездку в одном календарном месяце, а заканчивает в следующем. Трудовой кодекс этот термин не закрепляет — бухгалтеры используют его сами в повседневной работе.

Главная трудность: средний заработок бухгалтерия рассчитывает один раз на всю поездку, а деньги выдает частями в разные месяцы. А с 2025 года вступили в силу новые правила расчета среднего заработка. 

С 1 сентября 2025 года прежнее постановление № 922 перестало действовать, а в силу вступило постановление Правительства № 540.

Для командировок логика расчета осталась прежней. Бухгалтерия по-прежнему берет расчетный период в 12 месяцев и применяет тот же порядок учета выплат. Перестраивать работу в «1С» не придется.

Поправить нужно лишь одно — ссылки во внутренних документах компании. В положении о командировках и положении об оплате труда важно заменить название старого акта на новое: «Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540».

Есть другой нюанс, который легко упустить: изменился порядок учета премий. Теперь премию включают в расчет пропорционально фактически отработанному времени. Если сотрудник часть года отсутствовал — отдыхал в отпуске или болел — в средний заработок попадет только доля премии за отработанные дни. Итоговая сумма из-за этого может стать другой, поэтому стоит перепроверить, как операция проходит в «1С».

Сумму среднего заработка бухгалтер определяет один раз — до того, как работник отправится в путь. Для переходящей командировки считать средний заработок для каждого месяца по отдельности не нужно.

Расчетный период — это 12 полных месяцев, которые предшествовали началу командировки. Например, сотрудник отправляется в поездку 30 ноября 2027 года, значит, бухгалтерия берет интервал с ноября 2026 по октябрь 2027 года включительно.

В расчетную базу бухгалтерия включает все начисления за этот отрезок времени: оклад или тариф, районные и северные надбавки, доплаты за особые условия труда и премии по итогам работы за фактически отработанное время.

Сама формула выглядит просто:

Средний дневной заработок = все учитываемые выплаты за расчетный период ÷ число фактически отработанных дней в этом периоде

Дальше бухгалтер умножает результат на количество рабочих дней в командировке.

Сотрудник уехал в командировку 30 мая 2026 года и вернулся 3 июня 2026 года. На май пришлись 2 рабочих дня поездки (30 и 31 мая), на июнь — 3 дня (1, 2 и 3 июня). Всего командировка заняла 5 рабочих дней.

При среднем дневном заработке 2000 рублей бухгалтер начислит за поездку 10 000 рублей.

Дальше встает вопрос, как именно провести эти деньги. Ответ зависит от того, какой из двух способов учета вы выберете в «1С:ЗУП».

Как оплатить командировку, если она переходит на следующий месяц? Есть два варианта.

Здесь бухгалтерия относит сумму среднего заработка за все дни поездки в тот месяц, когда работник вернулся. В примере выше это июнь.

В таком случае в документе «Командировка» нужно указать месяц окончания поездки — июнь — и нажать «Рассчитать период командировки целиком в текущем документе».

Плюс этого способа — простота: бухгалтер ведет одну сумму в одном документе. Минус — НДФЛ и страховые взносы начисляются позже того момента, когда работник фактически заработал деньги за майские дни.

В этом варианте программа сама поделит сумму: оплата дней командировки мая будет начислена в мае, то же самое — с июнем. 

Чтобы настроить, документе «Командировка» выберите пункт «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой».

На нашем примере «1С» покажет в мае оплату только за два майских дня (30 и 31 мая), а в июне — за три июньских (1, 2, 3 июня). Июньскую часть программа сама занесет в документы «Начисление за первую половину месяца» и «Начисление зарплаты и взносов».

Плюс подхода — доход попадает в тот месяц, в котором работник реально трудился в поездке. Минус — контролировать такой расчет чуть сложнее.

Какой бы способ вы ни взяли, величина среднего заработка остается прежней. Различие только в том, в какой отчетности и когда отразится начисление. «1С» корректно отрабатывает оба варианта учета переходящей командировки.

Подключите автоматические интеграции с продуктами 1С. Экономьте время на ручном вводе данных

Ничего настраивать не нужно. Подключение займет всего 5 минут

Получить доступ

Здесь бухгалтерии важно выдержать сроки и верно удержать налоги.

Часть оплаты за первый месяц — в нашем примере за май — компания обычно перечисляет работнику вместе с зарплатой за этот месяц. Часть за следующий месяц — вместе с июньской выплатой.

НДФЛ удерживают в момент каждой фактической выплаты, а не тогда, когда начисляется доход.

Страховые взносы начисляют в том месяце, в котором начислили доход. Выбрали единовременный вариант оплаты всей поездки в июне — и взносы уходят в июнь. Выбрали распределение по месяцам — программа делит взносы пропорционально.

Если командировка переходит прямо в отпуск, дни после начала отпуска оплачивают уже по правилам отпускных, а не среднего заработка. В «1С» нужно оформить два отдельных документа: сначала «Командировка», затем «Отпуск».

Такое случается редко, но все же бывает. Например, работник выезжает в командировку 20 декабря 2026 года, а возвращается 15 января 2027 года. Правило то же — бухгалтер считает средний заработок за 12 месяцев, которые предшествовали месяцу начала командировки, то есть до декабря 2026 года.

• Шаг 1. Сверьте настройки учета. Откройте настройки расчета зарплаты, перейдите в блок начислений и удержаний, внутри него выберите учет отсутствий. Проверьте флажки «Командировки, в том числе внутрисменные» и — если планируете распределенный способ — «Длительные командировки оплачивать помесячно». Без этих отметок программа не проведет переходящий период.

• Шаг 2. Создайте документ «Командировка». В разделе «Зарплата» найдите «Командировки» и нажмите «Создать». Заполните поля: выберите сотрудника, проставьте даты начала и окончания поездки, укажите цель.

• Шаг 3. Выберите метод расчета. Это ключевой момент. На вкладке «Главное» найдите переключатель. Пункт «Рассчитать период командировки целиком в текущем документе» описан выше как первый способ — начислить все разом в месяце возвращения из поездки.

Пункт «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» описан как второй способ — распределение выплат по месяцам. Значения нужно устанавливать вручную при учете каждой новой поездки. 

• Шаг 4. Заполните данные для среднего заработка. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически отразит доходы командированного за последние 12 месяцев. Если сотрудник вышел на работу недавно, нажмите «Дополнить по данным ФОТ». «1С» пересчитает средний заработок по плановым начислениям.

• Шаг 5. Проверьте табель. После проведения документа откройте табель учета рабочего времени. В дни командировки там должен стоять код «К» (или «06»). Если вместо него стоит код «Я» (явка), работник получит обычный оклад вместо среднего заработка. Это одна из самых частых ошибок в учете деловых поездок.

• Шаг 6. Проконтролируйте, как распределены начисления. Если вы выбрали вариант с авансом и зарплатой, откройте «Начисление за первую половину месяца» — там отразится часть суммы за дни командировки в первом месяце. Затем перейдите в «Начисление зарплаты и взносов»: здесь «1С» покажет полный расчет с разделением по периодам.

Отдельная настройка для аванса. Чтобы оплата командировочных дней попала в аванс, откройте карточку начисления «Командировка» («Настройка» → «Начисления») и включите флаг «Начисляется при расчете первой половины месяца». Если пропустить этот шаг, аванс окажется меньше.

Подключите автоматические интеграции с продуктами 1С. Экономьте время на ручном вводе данных

Ничего настраивать не нужно. Подключение займет всего 5 минут

Получить доступ

• Переходящая командировка — это поездка, которая начинается в одном месяце и заканчивается в другом.

• Сейчас расчет среднего заработка ведется по новому постановлению, но сам алгоритм учета командировок не изменился. 

• В «1С:ЗУП» доступны два способа учета переходящей командировки: единовременное начисление в месяце возвращения или распределить суммы по месяцам с авансом. Выбор нужно делать вручную каждый раз. 

• Обязательно проверяйте табель: в дни командировки должен быть код «К».

• НДФЛ удерживайте при каждой выплате, взносы начисляются в месяце начисления дохода.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFK6vvy7