Разберемся, когда организация может возместить расходы на такси в командировке, как оформить авансовый отчет и какие документы подтвердят такие траты.
Можно ли оплачивать такси в командировке
Да, такси в командировке можно оплачивать за счет работодателя, если поездка связана с выполнением служебного задания и подтверждена документами.
По статье 168 ТК работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой. В том числе это затраты на проезд к месту командировки и обратно, а также другие расходы, которые работник понес с разрешения или ведома компании.
Закон не ограничивает сотрудника в выборе транспорта. Поэтому в командировке можно использовать:
железнодорожный транспорт;
самолет;
общественный транспорт;
такси.
Главное условие — поездка должна быть связана с рабочими задачами и подтверждена документами.
Например, сотрудник приехал в город командировки поздно вечером и не смог воспользоваться общественным транспортом. Он доехал до гостиницы на такси, сохранил чек и приложил его к авансовому отчету. Если поездка связана с командировкой и подтверждена документами, работодатель может возместить такие расходы.
Чтобы снизить риски, компании стоит закрепить правила использования такси во внутренних документах. Например, указать:
в каких случаях сотрудник может заказать такси;
нужно ли предварительное согласование;
какие документы нужно предоставить бухгалтерии;
есть ли ограничения по стоимости и классу поездок.
Какие расходы на такси в командировке можно возместить
Не каждую поездку на такси аудитор может посчитать необходимой. В таблице ниже — примеры ситуаций, когда расходы на такси в командировке можно возместить,и документов, которые помогут подтвердить затраты.
Ситуация | Можно ли возместить | Какие документы подтвердят расходы |
Поездка на такси до аэропорта или вокзала при отправлении в командировку | Да | Кассовый чек (или электронный чек), авансовый отчет |
Такси от аэропорта или вокзала до гостиницы (и обратно) | Да | Кассовый чек, авансовый отчет, документы о командировке |
Поездка на встречу с клиентом, партнером или к месту выполнения служебного задания | Да, если обоснована | Кассовый чек, авансовый отчет, документы, подтверждающие цель поездки (программа встречи, служебная записка, приглашение и т. п.) |
Личная поездка сотрудника во время командировки | Нет | Расход не относится к служебной командировке и не возмещается за счет работодателя |
Такси до места командировки и обратно
Самый простой для учета вариант — это поездка:
из офиса до аэропорта или вокзала;
от аэропорта или вокзала до гостиницы;
обратно к месту постоянной работы.
Такие расходы относятся к командировочным. Их можно учитывать при расчете налога на прибыль, если выполнены требования статьи 252 НК.
Минфин подтвердил возможность учета таких затрат в письме от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183.
Поездка на такси во время командировки
Сложнее обстоит ситуация, когда сотрудник использует такси уже в городе, куда его направили.
Например, работник едет:
на переговоры;
на встречу с клиентом;
в офис партнера;
на производственное совещание.
Такие расходы также можно возместить, если они связаны с рабочей задачей.
Для бухгалтера важно получить обоснование такси в командировке. Сотрудник может указать причину поездки в служебной записке:
«Такси использовано для поездки на встречу с клиентом. Использование общественного транспорта не позволяло прибыть к назначенному времени».
Минфин в письме от 02.03.2017 № 03-03-07/11901 отметил, что расходы на такси во время командировки можно учитывать при наличии экономического обоснования и подтверждающих документов.
Корпоративное такси для бизнеса
Корпоративное такси для юридических лиц. Помогаем компаниям заказывать такси для сотрудников в 2 клика с оплатой со счета Smartway и полной отчетностью. Удобный контроль за расходами на корпоративные поездки для бизнеса и организаций.
Какие документы нужны для оплаты такси в командировке
Чтобы учесть проезд на такси в командировке в структуре расходов, бухгалтеру необходимо подтвердить три обстоятельства:
поездка действительно состоялась;
она связана с выполнением служебного задания;
расходы подтверждены документами.
Обычно для авансового отчета достаточно представить:
приказ о командировке;
кассовый или электронный чек для учета в авансовом отчете;
при необходимости — служебную записку с объяснением цели поездки.
История поездки в приложении или банковская выписка сами по себе не подтверждают расходы на такси. Они могут дополнить документы, но не заменяют кассовый чек.
Например, сообщение:
«Поездка завершена. Стоимость — 900 рублей»
подтверждает факт заказа, но не является полноценным документом для учета расходов.
Если сотрудник потерял чек, его можно восстановить через приложение такси или запросить у перевозчика.
Если командировок много, удобнее не собирать чеки вручную, а использовать платформу , которая автоматически оформляет документы по поездкам. Например, в Smartway доступно корпоративное обслуживание такси: бухгалтер получает закрывающие документы в одном месте, а сотрудники не тратят время на поиск и хранение чеков.
Как учитывать расходы на такси при ОСНО и УСН
Как учитывать такси в командировке при ОСНО
Компании на общей системе налогообложения могут учитывать расходы на такси как командировочные.
Основание — подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК.
Также организация может отнести затраты к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК.
Главные условия:
расходы связаны с деятельностью компании;
есть подтверждающие документы;
затраты экономически обоснованы.
Выбранный порядок лучше закрепить в учетной политике.
Как учитывать такси в командировке при УСН
При УСН с объектом «доходы минус расходы» стоимость поездок на такси можно учесть в составе командировочных расходов, предусмотренных подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК.
В отличие от ОСНО, расходы признают только после их фактической оплаты и утверждения авансового отчета. Пока сотрудник не представит подтверждающие документы, уменьшить налоговую базу нельзя.
Нужно ли начислять НДФЛ при компенсации расходов на такси
Нет, если организация компенсирует сотруднику фактические расходы, связанные с командировкой и подтвержденные документами.
В этом случае возмещение не признается доходом работника, поэтому удерживать НДФЛ не нужно.
Риск возникает, если компания оплачивает личные поездки или сотрудник не представил подтверждающие документы. Тогда у налоговой могут появиться вопросы.
Какие проводки сделать бухгалтеру
Если сотрудник оплатил поездку самостоятельно, расходы отражают после утверждения авансового отчета.
Дебет 20 (26, 44) — Кредит 71
Отражены расходы сотрудника на такси.
Дебет 71 — Кредит 50 (51)
Возмещены расходы сотруднику.
Если организация заключила договор с сервисом такси:
Дебет 20 (26, 44) — Кредит 60
Отражены расходы на услуги такси.
Как упростить оформление поездок
При регулярных командировках ручной сбор подтверждающих документов становится неудобным. Сотрудники могут потерять чеки, а бухгалтерии приходится запрашивать их повторно и тратить больше времени на проверку авансовых отчетов.
Избежать этого помогает функция корпоративного обслуживания такси в онлайн-платформах для организации деловых поездок. Они также позволяют централизованно оформлять поездки сотрудников, контролировать расходы, устанавливать лимиты и автоматически получать закрывающие документы. Подробнее о возможностях корпоративного обслуживания такси можно узнать на сайте Smartway.
Такси в командировке: что проверить бухгалтеру
Перед тем как принять расходы к учету, убедитесь, что:
есть приказ о направлении в командировку;
представлен авансовый отчет;
приложен кассовый или электронный чек;
поездка связана со служебной задачей;
маршрут не вызывает вопросов;
соблюдены требования локального положения о командировках.
Такой чек-лист поможет снизить риск претензий со стороны налоговой.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Главное
Такси в командировке можно оплатить за счет работодателя и учесть в расходах, если поездка связана с выполнением служебного задания, а сотрудник представил подтверждающие документы.
Чтобы избежать споров с налоговой:
закрепите правила использования такси во внутренних документах;
объясните сотрудникам, какие документы нужны для оплаты такси в командировке;
проверяйте связь каждой поездки с рабочими задачами;
храните чеки вместе с авансовым отчетом.
Если сотрудники часто ездят в командировки, использование онлайн-сервиса для организации командировок поможет автоматизировать оформление поездок, сократить объем бумажных документов и упростить работу бухгалтерии.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFGJTuKX
