Как сотрудничать с исполнителями из другой страны: оформление и выплаты

До заключения договора заказчику нужно проверить статус иностранца, так как от него зависит обязанность сообщать о сотрудничестве с исполнителем из другой страны в миграционную службу. 

На это у заказчика есть три дня после заключения или расторжения договора с иностранцем (п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

В противном случае грозит штраф (ч. 3 ст. 18.15 КоАП):

• для должностного лица или ИП — 35-50 тыс. рублей;

• для организации — 400-800 тыс. рублей.

Договор с иностранцем на патенте можно заключить, только если патент получен в регионе, где компания планирует привлечь к оказанию услуг иностранца.

Несоблюдение этих правил сотрудники правоохранительных органов расценивают как сотрудничество с иностранцем без документов. Из-за этого заказчику:

• выпишут штраф на сумму до 800 000 рублей в большинстве регионов России (ч. 1 ст. 18.15 КоАП) или на сумму до 1 000 000 рублей в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях (ч. 4 ст. 18.15 КоАП);

• запретят вести бизнес на срок до 90 дней.

Договор нужен для того, чтобы стороны работали в рамках закона, понимали свои права, обязанности и ответственность за нарушения. Чтобы документ реально работал и защищал обе стороны, в нем важно предусмотреть детали, которые характерны для такого сотрудничества.

Общее для всех исполнителей требование — гражданско-правовой характер отношений и никаких намеков на трудовые, чтобы у проверяющих органов не было поводов для переквалификации договора с иностранцем: 

• Физлицо, самозанятый или ИП — не штатный работник. Компания — заказчик, а не работодатель. Также и с другими терминами: нельзя написать в договоре «зарплата», «премия», «отпуск», «график работы» и другое. Нужно — «вознаграждение», «период оказания услуг», «оплата услуг».       

• Нельзя устанавливать внештатным специалистам график работы, требовать соблюдения внутренних правил или настаивать на выполнении услуг на территории заказчика, если внештатный специалист может сам выбрать место работы.

• Оплата — за результат, который зафиксирован в акте приемки работ или услуг, а не затраченное время или процесс. Премий, больничных и командировок у фрилансера по договору ГПХ быть не может.

• К результату должны предъявляться конкретные требования. Он должен соответствовать описанным в договоре характеристикам.

Нарушения могут обернуться серьезными последствиями. Среди них:

• штрафы за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП;

• обязанность удержать НДФЛ, начислять страховые взносы за весь период сотрудничества, пени и штрафы за просрочку уплаты налогов и взносов (ст. 75 и 122 НК);

• необходимость скорректировать отчетность;

• расходы на оплату отпусков исполнителей или их компенсацию.

Зарегистрировать ИП в России могут представители любых государств, у которых есть:

• вид на жительство или разрешение на временное проживание в России;

• временная или постоянная регистрация.

Акт выполненных работ или акт об оказании услуг подтвердит, что ИП выполнил свои обязательства, а заказчик — свои. Это обязательный документ при сотрудничестве с ИП. Без него нельзя принять расходы в налоговом учете.

С выплат иностранцам-ИП заказчик не платит никакие налоги вне зависимости от применяемого режима налогообложения.

Привлечь к выполнению работ иностранца из ЕАЭС можно, если:

• он старше 18 лет;

• находится в России легально;

• у него есть паспорт иностранного гражданина и его перевод на русский язык.

Для представителей других стран потребуются также разрешения на работу или патент.

Закрывающий документ по договору ГПХ с иностранцем без специального налогового статуса — это акт. Он будет основанием для принятия расходов в целях налогообложения. Чем подробнее расписаны документ, оказываемые услуги и их результат, тем меньше вопросов будет у ФНС.

Если компания заказывает услуги у исполнителя, у которого нет специального налогового статуса, то организация выполняет роль его налогового агента и страхователя. Это значит, что заказчик обязан:

• Подать сведения о трудовой деятельности при заключении и исполнении или расторжении договора ГПХ.

• Удержать из гонорара исполнителя НДФЛ. Для резидентов — ставка прогрессивная от 13 до 22%, для нерезидентов — 30%.

• Начислить страховые взносы по единому тарифу — 30%. Взносы на травматизм нужно начислить только, если это требование зафиксировано в договоре.

• Перечислить НДФЛ и взносы в бюджет в составе единого налогового платежа, а их суммы включить в уведомление о начисленных налогах.

• Ежемесячно подавать персонифицированные сведения в ФНС в течение всего периода действия договора с исполнителем.

• Внести физлицо, его доход и начисленные на него взносы в расчет по страховым взносам.

• Внести физлицо, его доход, исчисленный и удержанный у него НДФЛ в расчет 6-НДФЛ.

• Включить исполнителя в отчет по форме ЕФС-1 в части стажа по итогам года.

Быть самозанятыми в России могут граждане Украины, ДНР и ЛНР, Беларуси, Армении, Казахстана, Кыргызстана, если у них есть вид на жительство или разрешение на временное проживание. Граждане других стран стать плательщиками налога на профессиональный доход в России не могут.

Порядок оформления сотрудничества с самозанятыми из ЕАЭС и Украины аналогичен сотрудничеству с самозанятыми россиянами:

• Исполнитель вправе применять налог на профессиональный доход, пока доходы не превысили 2,4 млн рублей. 

• Самозанятый может продавать только товары, которые изготовил сам, не может быть агентом и работать по поручению.

• После получения вознаграждения самозанятый обязан направить заказчику чек из приложения «Мой налог». Обязательно прописывайте в договоре эту обязанность плательщика НПД.

• Акт — не обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым, но его наличие подтвердит исполнение обязательств сторонами, минимизирует взаимные претензии и поможет в решении споров.

Выплаты самозанятому не облагаются НДФЛ и страховыми взносами вне зависимости от того, где именно он оказывает услуги: в офисе заказчика, у себя дома или удаленно в любой другой стране.

Самозанятые самостоятельно декларируют свои доходы и платят налог 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов юрлиц или ИП. Но если плательщик НПД не зарегистрирует доход и не выдаст чек, заказчик не сможет принять расходы в налоговом учете, будет обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Выплаты внештатнику-иностранцу подпадают под валютный контроль. Массовое сотрудничество чревато:

• Ошибками в реквизитах получателя. Из-за них деньги не дойдут до адресата, а компания рискует нарушить сроки оплаты по договору и получить штраф.

• Дополнительными комиссиями за повторную отправку вернувшихся платежей.

• Повышенным вниманием со стороны комплаенс службы обслуживающего банка. Банки пристально следят за переводами в адрес физлиц и склонны блокировать счета и доступ к системам ДБО, когда такие операции проводятся массово. Причина в том, что после обналичивания денег дальнейшее движение отследить невозможно: это создает риск преступных схем, отмывания доходов, взяточничества, финансирования экстремизма и терроризма.

Если речь идет о трансграничных расчетах, то:

• Из-за санкций платежи за границу могут идти долго или не пройти вообще. 

• Компании придется договариваться и исполнителем о валюте платежа, и, возможно, менять банк на тот, который работает с согласованной валютой.

• Массовые платежи за границу еще быстрее вызовут подозрение у комплаенс-службы банка.

Выход — перевод расчетов с внештатными исполнителями на платформу Solar Staff. Заказчику достаточно пополнить счет личного кабинета, и сервис автоматически перечислит деньги исполнителю после того, как работа принята. Прямого перечисления на счет внештатного специалиста не происходит — поэтому никакого валютного контроля, задержек из-за санкций и подозрений комплаенс-службы. Реквизиты — это зона ответственности исполнителя. Он сможет самостоятельно вывести средства на банковскую карту или счет в удобной валюте. 

Договор оказания рекламных услуг с внештатниками — проверенные шаблоны

Готовые для использования образцы разработаны экспертами Solar Staff в области интернет-маркетинга и юриспруденции

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Солар Стафф Рус», ИНН 7733228841, erid: 2W5zFGXrTGC