Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) или электронная доверенность
Машиночитаемая доверенность — это цифровой аналог бумажной доверенности, предназначенный для подтверждения прав сотрудника или представителя компании при использовании личной электронной подписи в интересах организации или ИП, например в электронном документообороте. Это структурированный XML-файл, где зафиксированы сведения о доверителе, представителе и перечне его полномочий.
Главное предназначение МЧД — подтвердить, что определенное лицо наделено правом подписывать документы от имени организации. В отличие от отсканированной бумажной доверенности, МЧД соответствует стандарту по содержанию и структуре. Это позволяет информационным системам автоматически обрабатывать данные.
МЧД оформляет руководитель компании, подписывая ее своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Введение электронной доверенности позволяет повысить уровень безопасности при работе с электронными подписями в компании. Сотрудник подписывает документы от своего имени с помощью своей КЭП физлица, а подтверждает полномочия с помощью электронной доверенности.
Использование МЧД при сдаче отчетности в Росстат
С 1 мая 2025 года вступило в силу правило, обязывающее применять МЧД при подаче статистической отчетности в Росстат. Старт обязательной проверки изначально был запланирован на март, но сроки были пересмотрели и перенесли на два месяца позже.
Теперь, если отчетность подписывает не руководитель организации или индивидуальный предприниматель, а представитель компании (например, главный бухгалтер), потребуется оформить и приложить цифровую доверенность.
Для отправки документов в Росстат:
Файл МЧД заранее регистрируют — загружают в распределенный реестр (блокчейн-хранилище), который ведет ФНС. Это дает возможность использовать МЧД различным ресурсам, которые могут обращаться к блокчейн-хранилищу для проверки информации о доверенности.
После регистрации в блокчейн-хранилище информацию об МЧД нужно внести в программы для формирования и сдачи отчетности, чтобы они прикладывали ГУИД МЧД при отправке сведений. Росстат при получении данных сверяет их с информацией из реестра и на основании этого принимает отчетность для обработки.
Далее работник при передаче отчетов подписывает документы своим сертификатом ЭП физлица.
Правильное оформление полномочий в МЧД для Росстата
При оформлении машиночитаемой доверенности для подачи статистической отчетности в Росстат используют унифицированный формат МЧД 003 (EMCHD_1), утвержденный Минцифры и опубликованный на портале Госуслуг.
При подготовке МЧД важно правильно выбрать тип полномочия — «Предоставление статистической отчетности в органы государственной статистики» (код ROSSTAT_STAT_001). Это значение указывают через специальный классификатор полномочий.
Указывать полномочия в свободном (текстовом) формате нельзя, нужно обязательно использовать классификатор.
Единый формат доверенности применяется не только для Росстата — его применяют и для передачи отчетов в Минтруд, Федресурс, «Честный ЗНАК», ЕГАИС, Федеральную таможенную службу и др. Для каждого ведомства следует включать соответствующие коды полномочий при формировании МЧД.
Кто должен использовать МЧД при сдаче статистической отчетности: уточнения от Росстата
29 мая Росстат обновил перечень субъектов, на которых с июня 2025 года распространяются требования по использованию машиночитаемых доверенностей при сдаче статистической отчетности.
С 1 июня 2025 года наличие МЧД стало обязательным при подаче отчетов следующими категориями:
российскими юридическими лицами;
их филиалами и представительствами.
Зарубежные компании на данный момент временно освобождены от требования оформлять электронные доверенности при взаимодействии с Росстатом.
С 1 августа эти правила начнут действовать и для прочих участников, обязанных сдавать статистику.
Напомним, что по закону от 29.12.2007 № 282-ФЗ предоставлять статистическую отчетность обязаны следующие категории респондентов:
российские организации (юридические лица);
органы государственной власти и органы местного самоуправления;
филиалы, представительства и иные подразделения иностранных компаний, действующих в России;
физические лица;
индивидуальные предприниматели.
Как оформить МЧД на сотрудника
Есть несколько способов создания МЧД для работника:
Через специализированные онлайн-сервисы. Например, на платформе «Такском — Управление доверенностями» с интуитивным интерфейсом и пошаговым сопровождением. Сервис подходит для компаний всех форм собственности — от ИП до крупных предприятий. Для автоматизации процесса возможна интеграция с корпоративными учетными и информационными системами по API.
На сайте ФНС России. У госоргана есть собственный инструмент для оформления цифровых доверенностей.
С помощью нотариуса. Оформить МЧД через нотариальный сервис нужно в особых случаях — например, если директор скрыт в выписке ЕГРЮЛ или требуется оформить передоверие. Для этого понадобится личное присутствие руководителя (или представителя по передоверию).
При оформлении электронной доверенности в обязательном порядке указывают полномочия сотрудника. Разрешается создавать несколько МЧД на одного работника или наоборот — оформлять коллективную доверенность сразу на нескольких сотрудников согласно п. 5 ст. 185 ГК. Но лучше не оформлять МЧД с указанием совместного пользования. Иначе, если сотрудник уволится, а в групповой МЧД прописаны совместные полномочия, данная доверенность потеряет силу. Доверителю потребуется оформить новую МЧД.
Если ваши сотрудники уполномочены подавать данные в Росстат, оформите для них МЧД. Для этого можно выбрать тариф, подходящий по вашему количеству доверенностей и бюджету. В сервисе «Такском — Управление Доверенностями» вы найдете полный спектр инструментов для оформления и ведения МЧД: создание, подписание, регистрация, продление, отзыв и хранение в электронном виде.
Как происходит отзыв доверенности
Для аннулирования ранее выданной МЧД от имени организации формируют письменное заявление, которое нужно подписать в электронном виде КЭП руководителя.
Обычно реализовать эту процедуру можно через специализированные онлайн-сервисы: например, на сайте ФНС или с помощью системы «Такском — Управление Доверенностями».
Возможность самостоятельного отказа сотрудников
Если представитель хочет прекратить действие выданной на его имя МЧД (например, в связи с новой должностью), он вправе отказаться от полномочий самостоятельно.
Такую операцию оформляют отдельным заявлением, которое нужно заверять личной КЭП. При этом часто необходимости в отзыве нет — можно выпустить новую МЧД, а прежняя утратит силу с истечением срока действия.
Для удобства оформления документов используйте сервисы, автоматизирующие работу с цифровыми доверенностями. Например, решение «Такском — Управление доверенностями» позволяет на одной платформе создавать, подписывать, продлевать, отзывать и хранить МЧД для разных компаний. Сервис поддерживает работу с индивидуальными и совместными полномочиями, а также автоматически сверяет уже оформленные доверенности с требованиями контролирующих органов — это упрощает документооборот.
Читайте также:
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск 2025: подробный гайд для работодателя.
Как свериться с налоговой по ЕНС в 2025 году: инструкция для бухгалтера.
Средний заработок для выходного пособия: новые правила расчета с 1 сентября 2025 года.
Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?
Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFJn7Gsr
Начать дискуссию