Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск 2025: подробный гайд для работодателя

Ежегодно каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Но некоторые работники вправе отдыхать больше — им полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, длительность которого зависит от категории, к которой принадлежит сотрудник.

Дополнительный отпуск положен (ст. 116 ТК):

• при ненормированном рабочем дне;

• при работе во вредных и опасных условиях труда;

• за особый характер работы;

• за работу в условиях Крайнего Севера и местностях, приравненных к нему;

И в других случаях, установленных ТК и иными федеральными законами, например:

• медицинским работникам (согласно перечням, утв. постановлениями Правительства от 06.06.2013 № 482, от 20.21.2021 № 2365, от 08.05.2025 № 615);

• чернобыльцам (ст. 13, 14, 19 закона от 15.05.1991 № 1244-1);

• спортсменам и тренерам (ст. 348.10 ТК);

• военнослужащим-ветеранам боевых действий (ст. 11 закона от 27.05.1998 76-ФЗ).

Работодатель вправе предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска работникам, не входящим в перечисленные категории, если такие отпуска предусмотрены коллективным договором или иным локальным актом.

Порядок предоставления дополнительных отпусков пропишите в своем локальном акте, а также включите условие о ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске в трудовой договор с работником. 

Если такой отпуск устанавливается работнику уже в процессе работы, составьте об этом дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК).

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков, который составляется ежегодно минимум за две недели до начала следующего года (ст. 123 ТК).

Сведения о дополнительных отпусках включайте в общий график наряду с информацией об основных отпусках работников.

Предоставлять дополнительный отпуск можно отдельно от основного. Для этого на стадии составления графика отпусков необходимо получить письменное согласие работника.

Пример. Основной отпуск работника — 28 календарных дней. Ему также полагается дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня. В общей сложности годовой оплачиваемый отпуск составил 52 календарных дня (28 + 24), из которых одну часть работнику предоставили в размере 14 дней, а остальные 38 дней по желанию работника разделили на две равные части по 19 дней.

Минимум за две недели до начала дополнительного отпуска по графику нужно выдать работнику об этом уведомление под подпись. Если дополнительный отпуск присоединен к основному, достаточно одного уведомления о начале отпусков. 

Вместо уведомления за две недели до начала отдыха можно ознакомить сотрудника с заранее изданным приказом об отпуске.

Приказ на дополнительный отпуск (или на основной и дополнительный отпуска) оформляйте по унифицированной форме № Т-6 или по собственному шаблону.  В приказе укажите:

• ФИО и должность сотрудника;

• вид предоставляемого отпуска — например, «ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда». Если допотпуск предоставляете вместе с основным, пропишите это в приказе;

• год, за который предоставляется отпуск;

• даты начала и окончания отпуска, его продолжительность.

На основании приказа составьте записку-расчет для расчета выплат, полагающихся сотруднику в связи с отпуском. Можно использовать унифицированную форму № Т-60 или самостоятельно разработанную форму документа.

Если ведете личные карточки работников (форма № Т-2), внесите данные о дополнительном отпуске в раздел VIII «Отпуск». Когда основной и дополнительный отпуска предоставляете вместе, сведения о них отражайте в отдельных строках — так удобнее отслеживать использованные дни по каждому из отпусков.

При заполнении табеля учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13) дни нахождения работника в дополнительном отпуске обозначайте кодом «ОД» или «10».

Оплата дополнительных ежегодных отпусков производится аналогично основным отпускам: за каждый день отдыха выплачивайте средний дневной заработок работника.

Отпускные за дополнительный отпуск платите в общие сроки — не позже трех полных календарных дней до начала отпуска.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем, сделайте выплату накануне или в более ранний срок (ст. 136 ТК, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

По заявлению работника дополнительный отпуск можно полностью или частично (за некоторым исключением) заменить денежной компенсацией. 

Но это возможно не всегда — нельзя заменять дополнительный отдых деньгами (ст. 117, 126 ТК):

• беременным женщинам;

• несовершеннолетним сотрудникам младше 18 лет;

• сотрудникам на вредных и опасных работах в части семи календарных дней дополнительного отпуска за такую работу.

Рассмотрим, какие нюансы нужно учитывать при предоставлении некоторых видов дополнительных ежегодных отпусков.

Ненормированный рабочий день — особый режим труда, при котором работодатель периодически привлекает сотрудника к работе за пределами его рабочего времени. Работа сверх нормальной продолжительности рабочего дня не подлежит оплате, она компенсируется ежегодным дополнительным отпуском.

За «ненормированность» работнику должны ежегодно предоставлять оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК).

Конкретную длительность отпуска устанавливают коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, при этом работодатель вправе увеличить ее.

Дни дополнительного отпуска предоставляются независимо от стажа работника. Если в компании установлено, что дополнительный отпуск составляет, например, четыре календарных дня, предоставить их работнику следует не пропорционально отработанному времени, а лишь на основании того, что работник трудится ненормированно. На продолжительность такого отпуска стаж работы (общий или на данном предприятии) не влияет.

Предоставить дополнительный отпуск сотруднику необходимо, даже если фактически в течение года он ни разу не привлекался к работе в «ненормированном» режиме, но такой отпуск ему установлен. При этом его должность должна быть в перечне должностей с ненормированным рабочим днем, который прописан в коллективном договоре или другом нормативном документе компании (письмо Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911, письмо Роструда от 24.04.2024 № ПГ/07073-6-1).

Такой отпуск полагается работникам, на чьих рабочих местах условия труда отнесены по результатам СОУТ (спецоценки условий труда):

• к вредным условиям труда 2, 3, или 4 степени;

• к опасным условиям труда.

Продолжительность ежегодного дополнительного отпуска конкретного сотрудника определяется трудовым договором с учетом его профессии, вида производства и результатов СОУТ.  При этом отпуск не может быть менее 7 календарных дней.

Часть отпуска при желании работника (по его письменному заявлению) можно заменить денежной компенсацией, но только ту, которая превышает 7 дней. Компенсация предоставляется на условиях и в размере, установленных колдоговором или отраслевым соглашением.

Необходимо вести учет времени, которое каждый работник отработал во вредных или опасных условиях труда. От этого зависит продолжительность дополнительного отпуска (ст. 121 ТК, письмо Минтруда от 25.02.2019 № 15-1/В-519):

• за 11 месяцев работы в таких условиях предоставляйте все дни дополнительного отпуска;

• за период «вредной» работы менее 11 месяцев дни дополнительного отпуска предоставляйте пропорционально отработанному времени.

Из стажа, учитываемого для отпуска, исключите дни больничных и отпусков.

Чтобы рассчитать число месяцев «вредной» работы, все отработанные в таких условиях дни разделите на среднемесячное количество рабочих дней. Полученный результат умножьте на среднемесячное число дней дополнительного отпуска.

Пример. В компании установлена продолжительность дополнительного отпуска за «вредность» — 10 календарных дней в год. Сотрудник принят на работу 10 января 2025 года, начало отпуска — 11 августа 2025 года. За этот период на вредных работах он отработал 145 дней.

В 2025 году общее число рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели — 247 дней.

Среднемесячное число рабочих дней в 2025 году = 247 : 12 мес. = 20,58 дней.

Количество отработанных на вредной работе месяцев = 145 : 20,58 = 7,04 месяцев.

Среднемесячное число дней допотпуска = 10 : 12 мес. = 0,83 дня в месяц.

Количество дней допотпуска работника = 0,83 х 7,04 мес. = 5,84. После округления в пользу работника получаем 6 дней дополнительного отпуска.

Дополнительный отпуск за особый характер работы полагается при соблюдении сразу нескольких условий:

• работа или должность сотрудника включена в соответствующий перечень категорий работников, утвержденный Правительством;

• минимальную продолжительность такого отпуска и условия его предоставления устанавливает Правительство.

Пример. Дополнительный отпуск длительностью до 15 суток полагается профессиональным спасателям, участвующим в работах по ликвидации чрезвычайных ситуаций. Один день такого отпуска предоставляется за каждые 24 часа работ по ликвидации ЧС (п. 6 ст. 28 закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ).

Дополнительные отпуска за особый характер работы нельзя заменять денежной компенсацией (письмо Минтруда от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).

Дополнительный отпуск полагается всем лицам, проживающим и работающим в районах Крайнего Севера (РКС) и приравненных к нему местностях (МКС). К данной категории также относятся вахтовики, выезжающие на работу в эти районы из других местностей, и дистанционные сотрудники, выполняющие свои трудовые обязанности в РКС и МКС по условиям трудового договора (ст. 302, 312.1, 321 ТК, ст. 14 закона от 19.02.1993 № 4520-1).

Дополнительный отпуск предоставляйте в обычном порядке. Первый такой отпуск положен после полугода работы сотрудника у работодателя. Вахтовикам, приезжающим на работу из других регионов, в отпускной стаж включайте календарные дни вахты и предусмотренные графиком дни нахождения в пути (ст. 302, 322 ТК).

Продолжительность ежегодного «северного» дополнительного отпуска (ст. 321 ТК, ст. 14 закона от 19.02.1993 № 4520-1):

• при работе в РКС — 24 календарных дня;

• при работе в МКС — 16 календарных дней;

• в остальных районах Севера, где установлены процентная надбавка к зарплате и районный коэффициент — 8 календарных дней.

Не включайте в число дней отпуска (как основного, так и дополнительного) дни, приходящиеся на дорогу к месту проведения отдыха и обратно. Работник вправе взять на эти дни отпуск без сохранения зарплаты или приурочить поездку к выходным дням (ст. 128 ТК, письмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13).

Если сотрудник — северянин накопил основные и дополнительные отпуска за несколько лет, их можно объединить, но не более чем за два года. При этом общая длительность такого отпуска не должна превышать шесть месяцев, учитывая отпуск за свой счет для проезда туда и обратно. Отпускные дни, превышающие шесть месяцев, присоединяйте к отпуску следующего года (ст. 322 ТК).

Дополнительный «северный» отпуск по согласованию с работником можно заменить денежной компенсацией.

Предоставляя дополнительные отпуска с нарушениями, вы как работодатель рискуете получить штраф в размере (п. 1, 2, 6, 7 ст. 5.27 КоАП):

• 1000 – 5000 рублей для должностных лиц и ИП, 30 000 – 50 000 рублей для организаций, если нарушите трудовое законодательство, например, не включите полагающийся работнику дополнительный отпуск в график отпусков.

• 10 000 – 20 000 рублей для ИП, а для должностных лиц еще и дисквалификация до трех лет, 50 000 – 70 000 рублей для организаций – такие штрафы предусмотрены за совершение аналогичного правонарушения повторно.

• 1 000 – 5 000 рублей составит штраф для ИП, 10 000 – 20 000 рублей для должностных лиц и 30 000 – 50 000 рублей для организаций, если не будут выплачены в срок отпускные за дополнительный и основной отпуска.

• При повторной невыплате отпускных вовремя штрафы вырастут до 10 000 – 30 000 рублей для ИП, 20 000 – 30 000 рублей с дисквалификацией до трех лет для должностных лиц и 50 000 – 100 000 рублей для организаций.

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. 

Читайте также:

• Топ-5 ошибок в ЕФС-1 в 2025 году: штрафы, как исправить.

• Как свериться с налоговой по ЕНС в 2025 году: инструкция для бухгалтера.

• Средний заработок для выходного пособия: новые правила расчета с 1 сентября 2025 года.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFH7yAtG