Как заполнить 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года: подробная инструкция с образцом

Для расчета за 9 месяцев используйте форму 6-НДФЛ, утвержденную приказом ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Порядок заполнения и электронный формат расчета приведен в приложениях № 2 и № 3 приказа.

Расчет 6-НДФЛ подается не позже 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом, но за 9 месяцев 2025 года можете отчитаться до 27 октября включительно (25 число — суббота).

При нарушении этого срока последует штраф от налоговой — 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки. Если опоздание составит 20 и более рабочих дней, возможна блокировка банковских счетов (п. 7 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК).

Важно! «Бумажный» формат расчета 6-НДФЛ возможен только если за 9 месяцев доходы выплачены максимум 10 физлицам. Если получателей дохода было больше 10, отчитаться следует электронно, иначе штраф за каждый сданный в бумажном виде документ составит 200 рублей (ст. 119.1 НК).

Если у организации есть обособленные подразделения, по каждому коду ОКТМО заполняется и подается отдельный расчет 6-НДФЛ.

Справки о доходах и налоге физлиц (приложение № 1 к 6-НДФЛ) за 9 месяцев подавать не надо — они нужны только при сдаче 6-НДФЛ за год.

Если отчитываетесь в бумажном формате, соблюдайте следующие требования при заполнении расчета 6-НДФЛ:

• Все строки заполняйте слева направо, начиная с первой ячейки.

• Суммы НДФЛ отражайте в целых рублях, при этом копейки округляйте так: 50 копеек и более — до полного рубля, менее 50 копеек — отбрасывайте. Денежные суммы, не относящиеся к налогу, отражайте в рублях с копейками.

• Если показатель отсутствует, укажите в первой ячейке строки «0», а далее поставьте прочерки. Если показатель занимает строку не полностью, ставьте прочерки в пустых ячейках.

• Отрицательных показателей быть не должно.

• Текст пишите заглавными печатными буквами.

• Заполнив расчет, пронумеруйте все его страницы, начиная с титульной.

• При распечатывании используйте бумагу формата А4, печатайте только на одной стороне листа.

• Запрещено использовать корректирующие средства для исправления ошибок.

• Каждую страницу расчета должен подписать руководитель личной подписью или иное уполномоченное лицо, проставив дату подписания.

Если расчет подается в электронной форме, его формат должен соответствовать формату из приложения № 3 к приказу ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1.

• «ИНН» — ИНН ИП состоит из 12 цифр, а ИНН юрлиц — из 10 цифр (в последних двух ячейках ставьте прочерки).

• «Номер корректировки» — «0--», если подаете первичный 6-НДФЛ. При сдаче уточненных расчетов указывайте порядковый номер уточнения — «1--», «2--» и т.д.

• «Отчетный период (код)» для полугодия — «33», год «2025».

• «По месту нахождения (учета) код» — выбирайте код из приложения № 2 к Порядку заполнения. ИП, отчитывающиеся в ИФНС по месту жительства, указывают «120», российские компании, сдающие 6-НДФЛ по месту нахождения — «214» и т.д.

• «Налоговый агент» — наименование компании как в учредительных документах, или фамилия, имя, отчество ИП полностью.

• «Код по ОКТМО» включает 8 или 11 цифр по классификатору ОК 033-2013. Для филиалов и иных обособленных подразделений указывайте ОКТМО по месту их регистрации.

• «Номер контактного телефона» — указывайте номер для связи с кодом города.

• Если расчет подписывает представитель руководителя компании или ИП по доверенности, укажите реквизиты этой доверенности в поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя». Количество страниц внесите в строку «с приложением подтверждающих документов…», приложив копию документа к расчету.

В разделе 1 отражается НДФЛ к уплате и налог, который вернули физлицам в течение 9 месяцев 2025 года.

Важно! На каждый месяц приходится по два расчетных периода и по два срока уплаты НДФЛ. При заполнении расчета учитывайте только даты выплаты дохода физлицам и удержания НДФЛ, а факт уплаты налога в бюджет не имеет значения.

Как заполнять:

• Строка 010 — соответствующий КБК по налогу. Для каждого КБК заполняется отдельный раздел 1 расчета 6-НДФЛ.

• Строки 020–026 — заполняйте с учетом того, что НДФЛ удерживается и уплачивается в бюджет дважды в месяц:

Если в течение 9 месяцев 2025 года возвращали физлицам излишне удержанный НДФЛ, отразите это так:

• Строка 030 — общая сумма налога, возвращенного в январе–сентябре 2025 года. Она должна соответствовать сумме строк 031–036 из расчетов за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2025 года.

• Строки 031–036 — суммы, возвращенные в июле–сентябре 2025 года, в разбивке по периодам удержания и срокам уплаты налога:

Важно! НДФЛ в строках 020–026 отражайте, не уменьшая их на суммы возвращенного налога из строк 030–036.

В разделе 2 отражайте доходы физлиц и исчисленный и удержанный с них НДФЛ за период с 1 января по 30 сентября 2025 года.

Все суммы вносите нарастающим итогом с начала года, кроме строк 161–166 и 191–196.

Не отражайте в 6-НДФЛ за 9 месяцев доходы физлиц:

• с которых уплатить налог должен сам налогоплательщик;

• выплаченные налоговым резидентам иностранных государств, если они не облагаются НДФЛ согласно международным договорам РФ;

• полностью не облагаемые НДФЛ;

• облагаемые доходы, которые по состоянию на 30 сентября (включительно) начислили, но еще не выплатили физлицам.

Заполнение раздела 2 расчета 6-НДФЛ:

• Строки 100 и 105 — укажите ставку, по которой удержан налог и соответствующий ей КБК. На каждую комбинацию ставки и КБК заполните отдельный раздел 2.

• Строка 110 — количество физлиц, получивших доходы в январе–сентябре. Уволенных в 2025 году и принятых обратно работников учитывают как одно физлицо.

• Строка 111 — количество высококвалифицированных специалистов (ВКС) из строки 110.

• Строка 120 — доходы, выплаченные в январе–сентябре, к которым применялась ставка НДФЛ из строки 100. На вычеты эти суммы не уменьшайте.

• Строка 121 — доходы ВКС из строки 120.

• Строка 130 — примененные налоговые вычеты и расходы, уменьшающие доходы физлиц. Их сумма не должна быть больше суммы доходов по строке 120.

• Строка 131 — налоговая база за 9 месяцев 2025 года (строка 120 минус строка 130).

• Строка 140 — исчисленный НДФЛ (строка 131 х строка 100).

• Строка 141 — НДФЛ с доходов ВКС из строки 140.

• Строка 150 — если есть работники–иностранцы, отразите сумму фиксированных авансовых платежей по ним.

• Строка 155 — если при расчете НДФЛ с дивидендов зачли налог на прибыль в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК, укажите его сумму.

• Строка 156 — налог с дивидендов от иностранных источников, уплаченный за границей (при наличии соглашения с иностранным государством об избежание двойного налогообложения).

• Строка 160 — общая сумма налога, удержанного в январе–сентябре 2025 года. Этот показатель может не совпадать с суммой исчисленного налога в строке 140, например, если часть исчисленного налога не была удержана на отчетную дату.

• Строки 161–166 — из строки 160 выделите сумму налога, удержанную в июле–сентябре, распределив ее по периодам удержания.

• Строка 170 — налог, который удержать из выплаченного дохода невозможно. Например, когда сотруднику вручили подарок дороже 4 тыс. руб. или выплатили зарплату в неденежной форме, но сразу после этого он уволился и больше никаких выплат, из которых можно удержать НДФЛ, ему не полагается (п. 5 ст. 226 НК). «Переходящий» налог, который исчислили в одном квартале, а удержите уже в следующем, здесь отражать не надо.

• Строка 180 — сумма налога, излишне удержанного в течение 9 месяцев, в том числе, по причине смены статуса резидента (нерезидента).

• Строка 190 — излишне удержанный НДФЛ, который вернули физлицам в январе–сентябре 2025 года.

• Строки 191–196 — налог из строки 190, возвращенный в июле–сентябре, в разбивке по шести периодам выплаты.

Приведем образец расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года, заполненный на основе следующих показателей ООО «Август» за отчетный период:

Заполненный расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года:

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. 

Читайте также:

• Опоздали со сдачей отчетности: как законно уменьшить штраф.

• Топ ошибок в счете-фактуре и УПД в 2025 году: когда ФНС откажет в вычете.

• Скидка по взносам на травматизм на 2026 год: когда и как подавать заявление.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать Руководство с реальными кейсами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFGmAhHz