Учет инвентаризации: как оформить излишки и недостачи в 2025 году

В новом бухгалтерском стандарте отражены правила инвентаризации, которые и ранее применялись на практике. Таким образом, ФСБУ 28/2023 не меняет кардинально порядок инвентаризации, а лишь актуализирует нормативное регулирование этого процесса.

Обязательность применения ФСБУ 28/2023: с 1 апреля 2025 года стандарт стал обязательным для всех коммерческих организаций. ИП могут применять его по желанию. Бюджетники данный стандарт не используют. ФСБУ 28/2023 не применяется для инвентаризации драгметаллов и драгоценных камней.

Упрощенные правила для комиссии: результаты проверки теперь считаются действительными, даже если на инвентаризации отсутствует часть членов комиссии — не более 20%. В некоторых ситуациях, например, если в компании всего один-два сотрудника или привлекается внешний аудитор, комиссию можно не создавать вообще. Для инвентаризации разных активов могут создаваться отдельные комиссии.

Оценка выявленного в ходе инвентаризации имущества: новый ФСБУ определяет, что стоимость излишков может отражаться в учете по справедливой стоимости активов, либо по их балансовой стоимости, или же по балансовой стоимости аналогичных активов. При недостаче недостающие активы списывают с учета по их балансовой стоимости и относят на виновных лиц или на расходы.

Сроки проведения: годовую инвентаризацию необходимо завершить до начала составления годовой отчетности. Закреплены ситуации проведения обязательной инвентаризации.

Перед тем как отразить результаты инвентаризации в учете, их нужно правильно оформить.

В ФСБУ 28/2023 сохранилась свобода в выборе документов: компании могут использовать как самостоятельно разработанные формы документов (описи, акты, ведомости), так и унифицированные бланки. Главное — утвердить выбранные формы в учетной политике.

На основании документов по итогам инвентаризации выявляются расхождения, комиссия оформляет протокол, в котором предлагает способы их учета. Затем руководитель издает приказ об отражении результатов инвентаризации — оприходовании излишков или списании недостачи. 

При оприходовании излишков ключевое значение имеет оценка стоимости выявленного имущества. Так как стандарт не содержит указаний, в каких случаях использовать справедливую или балансовую стоимость, организация вправе самостоятельно утвердить порядок определения стоимости выявленных при инвентаризации излишков.

Справедливая стоимость имущества определяется по правилам МСФО 13, балансовая стоимость имущества определяется по правилам бухучета, соответствующих ПБУ и ФСБУ. При этом нужно учитывать, что в налоговом учете излишки приходуются по рыночной стоимости имущества (ст. 274 НК). В случае расхождений при определении стоимости излишков в бухгалтерском и налоговом учете организации придется отражать налоговые разницы в соответствии с ПБУ 18/02.

В бухгалтерском учете оприходование излишков отражается проводкой по дебету счетов учета соответствующего имущества в корреспонденции со счетом учета прочих доходов.

Например, при выявлении излишков товаров будет сделана проводка: Дт 41 «Товары» Кт 91.1 «Прочие доходы».

В случае обнаружения при инвентаризации объектов, которые могут быть отнесены в состав основных средств, проводки будут зависеть от состояния объекта. Если для ввода имущества в эксплуатацию нужны дополнительные расходы, стоит использовать счета 07 «Оборудование к установке» или 08 «Капитальные вложения». Если же дополнительные вложения не требуются, то счет учета будет зависеть от целей дальнейшего использования имущества: 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности».

В налоговом учете стоимость оприходованных излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль (ст. 250 НК) и УСН (ст. 346.15 НК). Доходы признаются на дату оформления итогов инвентаризации.

Отражение недостач в учете будет зависеть от причин их возникновения:

• Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются в расходы. Нормы естественной убыли утверждаются отраслевыми ведомствами — например, для торговых складов или розничной торговли. Это технологические потери, которые невозможно избежать. Но самостоятельно организации их установить не могут.

• Сумма недостачи сверх норм естественной убыли предъявляется виновному лицу или списывается на убытки организации, если виновник не установлен.

В случае недостач бухгалтерия отражает следующие операции:

• Списание недостающего актива — Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др.). Недостачи отражаются по балансовой стоимости списываемого имущества.

• Списание недостачи в пределах норм естественной убыли — Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Счет учета затрат определяется исходя из назначения списываемого актива.

• Недостача списана в состав прочих расходов при отсутствии виновных лиц — Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

• Недостача отнесена на виновное лицо — Дт 73 «Прочие расчеты с сотрудниками» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С виновника можно взыскать сумму в размере полной фактической стоимости недостающих ценностей.

• Удержана сумма недостачи из заработной платы — Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Прочие расчеты с сотрудниками.

• Виновное лицо внесло сумму недостачи в кассу или на счет компании — Дт 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») Кт 73 «Прочие расчеты с сотрудниками».

Порядок налогового учета так же будет зависеть от квалификации недостачи.

Недостачи в пределах норм естественной убыли учитываются в составе материальных расходов по налогу на прибыль (п. 7 ст. 254 НК) и по УСН «Доходы минус расходы» (ст. 346.16 НК). При этом упрощенцам нужно помнить, что если недостача выявлена по активам, уже списанным в расходы, повторно ее учесть не получится. Например, при проведении инвентаризации материалов на складе, стоимость которых уже учтена в расходах по УСН в соответствии со статьей 346.17 НК.

Если выявлена недостача сверх норм естественной убыли, то для целей налога на прибыль стоимость списанного по недостаче имущества можно включить в состав внереализационных расходов (ст. 265 НК). При расчете УСН «Доходы минус расходы» учесть недостачу сверх норм не получится, так как такой вид расходов не предусмотрен в статье 346.16 НК.

При наличии виновного сумма недостачи будет взыскана с него — у организации образуется внереализационный доход. Для расчета налога на прибыль доход признается в момент признания долга виновником или вынесения решения судом (ст. 250 НК). При УСН доход определяется по кассовому методу — в момент поступления компенсации ущерба от виновника недостачи (ст. 346.15 НК).

Когда виновное лицо не найдено или суд отказал во взыскании, сумму недостачи можно включить во внереализационные расходы по налогу на прибыль только при наличии документов от госорганов, подтверждающих отсутствие виновного — например, постановления об отказе в возбуждении уголовного дела (п. 2 ст. 265 НК).

Восстановление НДС, ранее принятого к вычету, при списании недостач не требуется. Но для этого документы по инвентаризации и решение о списании недостачи должны быть правильно оформлены и подписаны — в них необходимо указать причины недостачи, перечислить конкретные артикулы и наименования списываемых активов, их количество и стоимость со ссылкой на документы приобретения.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать Руководство с реальными кейсами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Документируйте все — от правильного оформления инвентаризационных документов зависит правомерность отражения операций в учете, а также сумма налогов.

• Используйте нормы естественной убыли — проверьте, есть ли утвержденные нормы для вашего вида деятельности, это позволит списывать часть потерь на затраты.

• Взаимодействуйте с виновными лицами — требуйте с них письменное объяснение, издавайте приказ о взыскании. Без этого нельзя отнести сумму на виновное лицо и получить возмещение.

• В любом случае помните, что итоги инвентаризации — это не повод для переживаний, а возможность привести учет в порядок и наладить бизнес-процессы.

Инвентаризации — важная составляющая для готовой отчетности. Сдавайте без ошибок бухгалтерскую и налоговую электронную отчетность с онлайн-сервисом от Такском. Перед отправкой все заполненные поля отчетов автоматически проверяются на соответствие актуальным контрольным соотношениям.

Читайте также:

• Пояснение к декларации по НДС в 2025/2026 году: как составить и подать.

• НДС 22% с 2026 года: как увеличится нагрузка на бизнес, пример с расчетом.

• Налоговая реформа 2026: отвечаем на самые частые вопросы бизнеса.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFHEtyBN