6-НДФЛ за 2025 год: как заполнить без ошибок, образец

1. Сдавать 6-НДФЛ должны все налоговые агенты, кроме тех, у кого вообще не было выплат физлицам с начала года.

2. Отчитаться нужно не позднее 25 февраля 2026 года.

3. В составе годового 6-НДФЛ нужно сдать справки о доходах по каждому физлицу.

4. Форма и формат расчета за 2025 год не изменились.

5. В 6-НДФЛ включают только фактически выплаченные доходы в январе–декабре 2025 года.

Отчитаться по форме 6-НДФЛ за 2025 год нужно всем, кто выплачивал в 2025 году доходы физлицам. Даже если это было всего одна выплата.

Пример. В первом квартале 2025 года выплат не было, в апреле одному человеку оплатили работы по договору ГПХ и до конца года больше никому ничего не перечисляли. Расчеты 6-НДФЛ нужно сдать за полугодие, 9 месяцев и за 2025 год.

Если на протяжении всего 2025 года выплат вообще не было, обязанности подавать форму 6-НДФЛ нет. Но чтобы у налоговой инспекции не возникли вопросы, направьте в свободной форме письмо о том, что начисления и выплаты в налоговом периоде отсутствуют. Также можно подать нулевой расчет. Такой обязанности нет, но ИФНС его примет (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277).

Годовой расчет за 2025 год заполняйте по действующей форме из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649 (в редакции от 09.01.2024). Электронный формат и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ закреплены в приложениях 2 и 3 к этому приказу. Если выплаты в 2025 году были более, чем 10 физлицам, 6-НДФЛ нужно сдавать строго в электронном виде.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2025 год — 25 февраля 2026 года.

Если пропустить срок сдачи, последствия будут такие (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК, ст. 15.6 КоАП):

• 1 000 руб. — штраф за каждый просроченный месяц, в том числе неполный;

• 300–500 руб. — штраф на должностное лицо;

• блокировка банковских счетов — если опоздали с расчетом на 20 рабочих дней и больше.

Юрлица сдают 6-НДФЛ в инспекцию по месту нахождения.

Филиалы организаций, если они признаны налоговыми агентами — в инспекции по месту нахождения филиалов.

Индивидуальные предприниматели — в инспекцию по месту жительства. 

Есть особенности для ИП на ПСН. Они сдают 6-НДФЛ в ту ИФНС, где стоят на учете как плательщик ПСН. Если у ИП несколько патентов и он стоит на учете в разных ИФНС, 6-НДФЛ нужно сдавать в каждую отдельно (письмо ФНС от 07.12.2021 № БС-4-11/17043@). Если же ИП совмещает ПСН и УСН и по этим двум режимам состоит на учете в разных ИФНС, 6-НДФЛ нужно сдать в каждую инспекцию:

• по сотрудникам, занятым в деятельности на ПСН — в налоговую, где оформлен патент;

• по сотрудникам, занятым в бизнесе на УСН — в ИФНС по месту жительства ИП.

Состав годового расчета 6-НДФЛ шире, чем у квартальных. В него входит:

• титульный лист;

• раздел 1;

• раздел 2;

• приложение № 1 (справки о доходах и налоге по каждому физлицу).

Если сдаете 6-НДФЛ на бумаге:

• Страницы расчета распечатывайте только с одной стороны листа.

• Суммовые показатели отражайте так: доходы и налоговые вычеты — в рублях с копейками, а суммы НДФЛ округляйте по арифметическим правилам — от 50 до 99 копеек округляйте до рубля, менее 50 копеек отбрасывайте.

• Если показателя нет — укажите «0» в первой ячейке строки, а в остальных ячейках — прочерки.

• Текст вносите печатными заглавными буквами.

Проверьте, правильно ли заполнена форма 6-НДФЛ с помощью контрольных соотношений из письма ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922 (редакция от 05.04.2024). Если заполняете расчет в учетных программах, функция проверки в них обычно уже встроена.

В готовом расчете пронумеруйте все заполненные страницы и укажите их число на титульном листе.

Титульный лист заполняйте с учетом особенностей годовой формы:

• В верхней части каждой страницы укажите ИНН. У ИП — 12-значный, у компаний — 10-значный.

• «Номер корректировки»: если это первичный отчет — «0--», если уточненный — номер корректировки по порядку («1--», «2--» и т. д.).

• «По месту нахождения (учета) код» — из приложения № 2 к Порядку заполнения расчета выберите соответствующий код.

• «Отчетный период (код)» — код периода «34», год «2025».

• «Налоговый агент» — ИП указывают свои ФИО полностью, компании — наименование как в уставе.

• «Код по ОКТМО» — согласно классификатору ОК 033-2013. Код может состоять из 8 или 11 цифр.

• Телефонный номер для связи — вместе с кодом города.

Принимайте во внимание даты выплаты доходов физлицам и даты удержания НДФЛ. При этом даты уплаты налога в бюджет при заполнении расчета не важны.

Важный нюанс. «Переходящий» НДФЛ по доходам, начисленным в 2025 году, а выплаченным в 2026, иногда включают в строку 170 раздела 2 расчета. Это неправильно — такие суммы вообще не отражаются в текущем расчете, а строка 170 предназначена только для тех сумм налога, которые удержать с физлица невозможно. Например, бывший работник получил подарок к юбилею дороже 4 000 ₽ и удерживать налог работодателю не с чего.

В строку 170 расчета за 2025 год подобные суммы включайте, если точно не сможете их удержать до 31 января 2026 года:

• Сумму НДФЛ, которую невозможно удержать до 31 января 2026 года, отразите в строке 170 раздела 2, а также в разделе 4 справки о доходах и налоге физлица. Так налоговая узнает о неудержанном НДФЛ и будет взыскивать его уже с самого физлица.

• Если НДФЛ все-таки будет удержан до 31 января, но годовой расчет уже направили, подайте уточненку.

Заполняйте столько разделов 1, сколько КБК использовали в течение года (строка 010).

В раздел включайте суммы НДФЛ, которые подлежат уплате и возврату физлицам в период с 1 января по 31 декабря 2025 года:

• В строке 020 — сумма НДФЛ к уплате за весь 2025 год. Она должна быть равна сумме строк 021–026 из всех расчетов 6-НДФЛ, представленных за периоды 2025 года.

• В строках 021–026 — суммы НДФЛ к уплате в октябре–декабре 2025 года по шести срокам перечисления налога. Не уменьшайте эти суммы на излишне удержанный и возвращенный налог.

• Строки 030–036 заполняйте, если в течение года производили возвраты излишне удержанного НДФЛ.

• Строка 030 — налог, возвращенный физлицам в течение 2025 года. Этот показатель должен совпадать с общей суммой налога из строк 031–036 по всем расчетам 6-НДФЛ, сданным за периоды 2025 года.

• Строки 031–036 — НДФЛ, возращенный физлицам в разбивке по месяцам четвертого квартала 2025 года с учетом периодов удержания и сроков перечисления налога.

Важно! При заполнении строк 20–26 и 30–36 учитывайте, что в каждом месяце у НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты:

В разделе 2 отражают доходы, выплаченные в период с 1 января по 31 декабря 2025 года, а также начисленный и удержанный с них НДФЛ.

По каждой ставке НДФЛ и КБК заполняйте отдельный раздел 1 (строки 100, 105).

Все показатели вносите нарастающим итогом с начала года. Исключение — строки 161–166 и 191–196, где налог отражают только за октябрь–декабрь 2025 года:

• В строке 110 — укажите, сколько человек получили от вас доходы в 2025 году. При этом если сотрудник уволился в 2025 году и в этом же году устроился к вам обратно — учитывайте его как одного человека.

• Строка 111 (из строки 110) — выделите, сколько ВКС (высококвалифицированных сотрудников) получали доходы в 2025 году.

• Строка 120 — доходы, облагаемые по ставке НДФЛ, указанной в строке 100. Начисленные и невыплаченные до конца 2025 года суммы в эту строку включать не надо.

• Строка 121 (из строки 120) — выделите доходы, выплаченные ВКС.

• Строка 130 — общая сумма примененных налоговых вычетов и расходов, уменьшающих доходы. Она не может быть меньше показателя доходов из строки 120.

• Строка 131 — налоговая база по НДФЛ, рассчитанная по формуле: строка 120 минус строка 130.

• Строка 140 — сумма налога: ставка из строки 100, умноженная на базу из строки 131. 

Контрольные соотношения допускают по строке 140 погрешность в большую или меньшую сторону в пределах 6,00 рублей по каждому физлицу (письмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922). 

• Строка 141 (из строки 140) — сумма налога с выплат ВКС.

• Строка 150 — общая сумма фиксированных авансовых платежей за работников-иностранцев (показатель не должен быть больше строки 140).

• Строка 155 — налог на прибыль, зачтенный при расчете НДФЛ с дивидендов физлицам (п. 3.1 ст. 214 НК). 

• Строка 156 — полученный от зарубежных источников и уплаченный за границей налог с дохода (при наличии соглашения между РФ и другой страной об избежании двойного налогообложения).

• Строка 160 — удержанный в течение 2025 года НДФЛ. Если налог с выплаченного дохода удержали не полностью, значение в строке 160 не будет совпадать с показателем строки 140. 

• Строки 161–166 — НДФЛ из строки 160, удержанный в октябре–декабре 2025 года, распределенный по периодам удержания налога.

• Строка 170 — НДФЛ, который удержать из дохода физлица невозможно. Суммы налога, которые сможете удержать до 31 января 2026 года, не показывайте.

• Строка 180 — излишне удержанный налог, который не смогли вернуть до конца 2025 года, включая переплату по причине изменения статуса налогоплательщиков с нерезидента на резидента РФ.

• Строка 190 — излишне удержанный налог, возвращенный в течение 2025 года.

• Строки 191–196 — если возвращали НДФЛ в октябре–декабре 2025 года, отразите его в разбивке по шести периодам возврата налога.

Приложение № 1 — обязательная часть годового расчета 6-НДФЛ. Справки заполняйте на каждое физлицо, которому выплачивали доходы и удерживали налог в 2025 году.

Заполняйте справки в таком порядке:

Суммированные показатели справок по всем физлицам должны соответствовать общим показателям разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.

В ООО «Консалт-Эксперт» один сотрудник, он же гендиректор Мазаев И. И. В 2025 году ему выплатили доходы и удержали НДФЛ в следующем размере:

Коды для справки о доходах:

• зарплата — 2000;

• отпускные — 2012;

• соцвычет на лечение — 324.

Заполненный годовой 6-НДФЛ ООО «Консалт-Эксперт» за 2025 год:

Оставьте заявку на демонстрацию сервиса

Мы свяжемся с вами в удобное время и покажем, как все работает

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

1. Определите, нужно ли вам подавать 6-НДФЛ. Вы не обязаны отчитываться, если не исполняли обязанности налогового агента в 2025 году, то есть:

• вообще не выплачивали физлицам доходы, облагаемые НДФЛ;

• выплачивали доходы только ИП, самозанятым или частнопрактикующим адвокатам, нотариусам.

2. Выясните, какие доходы можно не отражать в расчете, по каким выплатам есть особые нюансы. 

3. Заполните расчет и справки о доходах физлиц в соответствии с нашей инструкцией, а также с учетом порядка заполнения из приложения к приказу ФНС № ЕД-7-11/649.

4. Заполненный расчет проверьте на ошибки с помощью контрольных соотношений для 6-НДФЛ. 

5. Не позже 25 февраля 2026 года подайте расчет в ИФНС на бумаге (если получателей дохода было не более 10) или в электронном виде. 

Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFH5tMcC