Топ-6 ошибок бухгалтера при расчете больничных 2026-2027 и как их избежать

Больничные платят от среднего дневного заработка за расчетный период. Основные правила определения расчетного периода такие:

В общем случае расчетный период — два предыдущих календарных года. Учитывают время работы и у других работодателей. Правило работает, даже если больничный «переходит» на следующий год.

Так, если сотрудник заболел в 2026 году, расчетным будет период с 1 января 2024 по 31 декабря 2025 года, А если больничный открыт в 2027 году, для расчета берут заработок за период с 1 января 2025 по 31 декабря 2026 года. Если больничный открыт в текущем, а закрыт в следующем году, расчетный период тот же — два года перед годом открытия листка нетрудоспособности.

Если в расчетный период для пособия попал отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, один или оба года расчетного периода можно заменить на предшествующие — но только если это увеличит размер выплаты. Для этого понадобится заявление работника (п. 1 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 7 положения об исчислении пособий от 11.09.2021 № 1540 в ред. от 09.08.2023).

Например, если в 2024–2025 годах сотрудница была в декрете, то при расчете больничного в 2026 году эти годы можно заменить на 2022–2023. Но только если это увеличит сумму пособия.

Если сотрудница вышла на работу из отпуска по уходу за ребенком раньше 1,5 лет и продолжает получать пособие, то этот рабочий период заменить нельзя (письмо СФР от 20.12.2024 № 14-20/64386). Заменять можно только те годы, когда сотрудница действительно находилась в «детском» отпуске и не работала.

Если в расчетном периоде сотрудник был мобилизован или ушел служить по контракту и его трудовой договор приостанавливался, он может заменить эти годы для расчета пособия (ст. 351.7 ТК, ст. 53.1 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, п. 1 ст. 14 закона № 255-ФЗ).

Где чаще всего возникают ошибки:

• для расчета безосновательно берут текущий или другие годы вместо двух предшествующих лет;

• применяют замену лет, несмотря на то, что пособие при этом не увеличивается.

Как избежать ошибок:

• Внимательно определяйте расчетный период — два года перед годом больничного. Даже если его открыли 31 декабря, текущий год в расчет не входит.

• При замене лет проверяйте, как это повлияет на размер пособия. Если пособие уменьшится, замену не применяйте. 

Для расчета среднего дневного заработка сумму выплат за два года делят на 730 дней. Високосные годы не учитываются.

Но есть одно исключение — из 730 дней расчетного периода нужно вычесть дни, когда трудовой договор приостанавливался из-за службы по мобилизации или контракту по ст. 351.7 ТК или ст. 53.1 закона о госслужбе № 79-ФЗ.

Как избежать ошибок. Перед расчетом среднего заработка для больничных проверьте, не было ли в расчетном периоде приостановки трудового договора из-за военной службы сотрудника. Для этого нужно посмотреть кадровые документы. Факт приостановки подтверждает:

• Приказ о приостановлении действия трудового договора с отсылкой на ст. 351.7 ТК.

• Табель учета рабочего времени. В дни приостановления в документе стоит специальный код (например, «ПТД» — приостановка трудового договора).

Размер больничного пособия за день зависит от страхового стажа на дату болезни — то есть времени, когда сотрудник подлежал обязательному социальному страхованию на случай нетрудоспособности (п. 1–8 Правил подсчета страхового стажа, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н):

• работал по трудовым договорам;

• проходил военную службу;

• выполнял работы, оказывал услуги по договорам ГПД (начиная с 1 января 2023 года);

• платил взносы как ИП или частнопрактикующее лицо (адвокат, нотариус, охранник);

• платил страховые взносы добровольно, когда был самозанятым (начиная с 1 января 2026 года);

• был занят на государственной или муниципальной службе.

Каждые 30 дней считают как полные месяцы, а каждые 12 месяцев — как полные годы. Периоды, которые пересекаются, например, при работе по совместительству, учитывают только один раз.

Как страховой стаж влияет на размер больничного пособия, которое получит сотрудник (ст. 7 закона № 255-ФЗ):

Если сотрудник заболел в течение 30 дней после увольнения (или исполнитель по ГПД — после окончания договора), больничный оплачивается всегда в размере 60% от среднего заработка, независимо от стажа.

При неправильном подсчете страхового стажа есть риск применения не того коэффициента к среднему заработку сотрудника. Из-за невнимательности ошибочный коэффициент может быть применен и к правильно определенному стажу.

Например, реальный страховой стаж работника составляет 8 лет 6 месяцев, но бухгалтер не учел период его службы в армии и стаж составил менее 8 лет. В результате сумма пособия занижена — к среднему заработку сотрудника ошибочно применили коэффициент 80% вместо 100%.  

Чтобы исправить ошибку, бухгалтеру придется сделать перерасчет и скорректировать данные в учете.

Как избежать ошибок: 

• Тщательно сверяйте страховой стаж работника с данными персонифицированного учета. Стаж подтверждают данные из трудовой книжки, формы СТД-Р, периоды военной службы — военный билет. Полный перечень документов и сведений, подтверждающие периоды работы, включаемые в страховой стаж — в п. 9 правил, утвержденных приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н.

• Проверяйте, все ли периоды работы сотрудника учтены, в том числе у других работодателей.

Не учли минимальную и предельную базу по взносам при расчете среднего заработка

Для определения среднего заработка учитывают только те выплаты в расчетном периоде, с которых работодатель платил страховые взносы — зарплату, отпускные, премии, вознаграждения по ГПД.

Сумму таких выплат за каждый год расчетного периода нужно сверить с предельной базой для начисления взносов. Эту базу каждый год утверждает Правительство:

Если заработок сотрудника в расчетном периоде был больше, в расчет берут только предельный лимит. 

Например, облагаемый взносами заработок сотрудника в 2025 и 2024 годах был одинаковым — по 2 300 000 ₽. При расчете больничного в 2026 году учитывается вся сумма выплат за 2025 год, т.к. она не превышает лимит в 2 759 000 ₽, а доход за 2024 год нужно учесть только в пределах лимита —
2 225 000 ₽

Если брать все доходы и не сверять с предельной базой, можно завысить сумму среднего заработка и пособия.

Есть и минимальная сумма заработка за расчетный период, она не может быть ниже, чем рассчитанная из текущего МРОТ. В 2026 году это:

27 093 х 24 = 650 232 ₽

Если фактический заработок за расчетный период оказался меньше, нужно взять сумму от федерального МРОТ с учетом районного коэффициента.

Как избежать ошибок. Перед расчетом среднего заработка сверьте сумму выплат:

• с МРОТ на дату наступления страхового случая в 24-кратном размере;

• с предельными облагаемыми базами по взносам отдельно за каждый год расчетного периода.

У дневного больничного пособия есть минимальный и максимальный размер, выходить за их рамки нельзя.

Максимальное дневное больничное пособие — это сумма предельных баз за два года расчетного периода, деленная на 730 дней. С учетом страхового стажа дневной максимум в 2026 году составляет (п. 3.3 ст. 14 закона № 255-ФЗ):

• при стаже от 8 лет — 6 827,40 ₽ ((2 225 000 + 2 759 000) / 730 х 100%);

• при стаже от 5 до 8 лет — 5 461,92 ₽ ((2 225 000 + 2 759 000) / 730 х 80%);

• при стаже до 5 лет — 4 096,44 ₽ ((2 225 000 + 2 759 000) / 730 х 60%).

Если начислить пособие из большей суммы, образуется переплата работнику.

Минимальное дневное пособие за полный месяц — федеральный МРОТ (в 2026 году — 27 093 ₽), деленный на число календарных дней в месяце. В 2026 году:

• в феврале (28 дней) — 967,71 ₽ (27 093 / 28);

• в месяцах из 30 дней — 903,10 ₽ (27 093 / 30);

• в месяцах из 31 дня — 873,97 ₽ (27 093 / 31).

Минимальные лимиты увеличивайте на районный коэффициент, если он применяется в вашей местности.

Если рассчитать больничный из меньшей суммы, это может стать причиной недоплаты пособия работнику.

Как избежать ошибок. Сумму дневного пособия, рассчитанную из среднего заработка сотрудника, обязательно сверяйте с максимальным и минимальным лимитом.

Есть несколько ситуаций, когда больничные нужно считать не от среднего заработка, а от федерального МРОТ независимо от суммы доходов в расчетном периоде:

У сотрудника вообще не было заработка за два года расчетного периода или он суммарно меньше 24-кратного размера МРОТ. В таких случаях средний дневной заработок (СДЗ) рассчитывайте из МРОТ по формуле: 

СДЗ = МРОТ х 24 / 730

В 2026 году СДЗ из МРОТ равен 890,73 ₽ (27 093 х 24 /730).

Если в местности действует региональный коэффициент, примените его к размеру МРОТ.

При расчете пособия сначала определите СДЗ от фактического заработка, умножьте на коэффициент стажа (100%, 80% или 60%) и сравните полученный результат с минимальным дневным пособием от МРОТ. Выплачивайте ту сумму, которая будет больше.

При неполном рабочем дне суммы рассчитывайте пропорционально рабочему времени.

Страховой стаж работника менее 6 месяцев. В таких случаях за каждый день больничного выплачивают минимальное дневное пособие (МРОТ / число календарных дней в месяце) с учетом районного коэффициента, если он есть.

Сотрудник без уважительной причины нарушил режим лечения или пропустил осмотр врача и экспертизу, либо если причиной болезни стало опьянение или связанные с ним действия. В таких случаях в электронном больничном будет отметка о нарушении и соответствующий код.

Если у сотрудника нет уважительных причин такого нарушения, со дня нарушения режима или за дни с даты неявки к врачу выплачивается минимальное дневное пособие, даже фактический средний заработок выше.

Как избежать ошибок. Сверяйте заработок сотрудника в расчетном периоде с МРОТ за 24 месяца, обращайте внимание на продолжительность его страхового стажа и наличие нарушений в период больничного.

Чек-лист для корректного расчета больничного в 2026 году

• Правильно определите расчетный период. Для больничных, открытых в 2026 году, это 2024 и 2025 годы. В определенных случаях можно заменить один или два года на предшествующие. Число дней в расчетном периоде всегда 730, кроме случаев приостановки трудового договора с работником, ушедшим на военную службу по мобилизации или по контракту — эти дни исключаются из расчета.

• Убедитесь, что с выплат, которые включаете в расчет,  уплачивались страховые взносы в СФР. Суммы, не облагаемые взносами, учитывать при расчете больничных не нужно.

• Сравните суммы дохода с предельной базой по взносам в каждом году расчетного периода. Например, в 2025 году учитываемый доход не должен превышать 2 759 000 руб., в 2024 году — 2 225 000 руб.

• Сравните сумму дохода за расчетный период с 24-кратным МРОТ за текущий год. Если фактический доход ниже, этой суммы, берите сумму от МРОТ

• Правильно определите страховой стаж сотрудника. Это периоды, когда работник подлежал обязательному страхованию на случай ВНиМ. От продолжительности стажа зависит, какой процент от среднего заработка составит размер пособия. При стаже до полугода пособие в расчете за полный месяц не должно превышать МРОТ.

• Рассчитайте дневное пособие и сравните его с минимальным и максимальным лимитом.

• Сумму дневного пособия с учетом процента стажа умножьте на количество оплачиваемых дней больничного. Работодатель оплачивает только первые три дня. Если больничный лист открыли в день, который сотрудник отработал, а компания выплатила за этот день зарплату, пособие по нетрудоспосбности выплачивает за второй, третий и четвертый дни болезни, а СФР начинает выплаты с пятого (письмо СФР от 12.02.2026 № 14-20/6559).

Читайте также:

• Досрочное уведомление по НДФЛ и взносам с 1 сентября 2026 года: пример с образцом и особенности

• Блокировка счета по 115-ФЗ: что делать бухгалтеру и как заплатить налоги

• Отчетность по взносам на травматизм в 2026 году: отвечаем на топ-10 вопросов по разделу 2 ЕФС-1

Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. 18+, erid: 2W5zFGn68cZ