Когда бизнес получает запрос от банка, времени на подготовку ответа обычно немного. Что делать, если клиент банка не успевает подготовить запрос?
Если времени на подготовку пакета документов недостаточно, можно обратиться в банк и запросить отсрочку. Как правило, банки идут навстречу, потому что понимают, что бывают разные обстоятельства. Бухгалтер может быть в отпуске или на больничном, запрос может совпасть по времени с активным периодом в бизнесе, или просто может не хватить выделенного срока. Все это нормальные ситуации, в которых можно перенести даты ответа на запрос.
В Точка Банке клиент может оставить заявку на звонок на той же странице, где размещен запрос документов. Эксперт свяжется с ним и ответит на все вопросы по документам и срокам.
Какие документы банк запрашивает в первую очередь и что делать, если не все документы получается представить?
Нет документов, которые были бы важнее, или нужны в первую очередь. Для банка важно все, что поможет ему разобраться в особенностях деятельности и понять, как устроен тот или иной бизнес. Обычно нужны документы общего характера: ссылки на сайты, налоговые декларации, документы об аренде и т.д. По отдельным сделкам и контрагентам могут понадобиться дополнительные документы и в каждом конкретном случае они могут быть разными, это зависит от операций по счету и условий договора с контрагентом.
Если какого-то документа из списка у клиента нет, достаточно написать об этом в пояснении и указать причину. Например, акта приема-сдачи работ может не быть, потому что работы еще не сданы, или договора нет, потому что он сейчас находится на подписании у партнера.
Кроме документов по сделке банки часто требуют пояснить экономический смысл операции. Почему недостаточно договоров, актов, накладных и счетов-фактур? Что должно быть в таком пояснении?
Документы могут только формально подтвердить факт сделки, но не то, была ли она на самом деле и зачем она нужна бизнесу. Никто лучше самого предпринимателя не знает деталей бизнеса и рассказать их можно в письме-пояснении. Его можно составить в свободной форме и своими словами расписать, для чего именно организации понадобилось проводить эту сделку и как это связано с деятельностью компании. Дополнительно можно включить пояснения о деятельности в целом. Это поможет банку лучше понять, зачем нужна операция.
Если платеж не соответствует заявленным видам деятельности клиента, но он законен и необходим, как ему обезопасить себя от вопросов и проблем с банком?
Банки понимают, что могут быть разные причины, почему платеж не соответствует деятельности. Бывает, что не успели сменить ОКВЭД, запустили новое направление в бизнесе или провели разовую сделку. Оценка таких операций зависит от разных факторов, но во всех случаях мы советуем предпринимателю оформлять и сохранять документы по сделкам: договоры, спецификации, приложения, закрывающие документы с контрагентами.
В зависимости от внутренних правил конкретного банка, иногда можно заранее обратиться с вопросом в банк, пояснить ситуацию и обосновать, почему нужна та или иная сделка. Но даже если банк предварительно согласовал операцию — это не гарантия, что ее проведут, потому что в момент проведения операции картина по счету может выглядеть совсем иначе, чем в момент обращения.
Также, изучив ситуацию, банк сможет оценить платеж и посоветовать клиенту что-то на будущее. Например, разделить два направления в бизнесе и вести их по разным счетам.
Если компания не платит налоги со счета — это фактор риска. А что делать организации, если у нее несколько счетов в банках, а налоги она платит только с одного? Можно ли заранее сообщить об этом в другие банки, чтобы не было запросов?
Уплата налогов в другом банке — частая практика у клиентов. Самый надежный вариант — регулярно делиться с банком информацией об уплаченных с другого счета налогах. Можно просто загружать выписки в чат или в специальные разделы в интернет-банке, если они есть. Эта информация всегда берется во внимание, как и любые другие данные от клиента.
Кроме того, налоговая нагрузка — это только один из факторов. Анализируя операции и деятельность компании в целом, банк оценивает и множество других.
Банк ограничил проведение операций на время проверки, а компании нужно выплатить зарплату, перечислить налоги или исполнить другие срочные обязательства. Что вы можете посоветовать в такой ситуации?
В первую очередь нужно понимать, по какой причине случились ограничения, и каких операций они коснулись. Даже если банк запустил проверку, у него нет цели препятствовать законной деятельности организации. Если речь идет о запросе документов от комплаенс-службы, то даже во время проверки документов банки обычно оставляют возможность переводить зарплату и налоги.
Во всех ситуациях важно вести коммуникацию с банком и узнавать, какие есть возможности для решения вопроса. Иногда даже во время действия ограничений банки дают возможность проводить необходимые для бизнеса платежи: аренду, лизинг, оплату услуг связи и т.д. Если не получается самостоятельно провести нужный платеж в интернет-банке из-за ограничений на время проверки, всегда можно обратиться в банк с пояснением и документами (счет, договор с приложениями, конкретный список зависит от условий сделки). Банк рассмотрит ситуацию, и если не увидит ничего подозрительного, может провести платеж.
Многие банки предлагают сервисы, которые помогают бизнесу оценивать комплаенс-риски. Можно ли считать результат самопроверки гарантией того, что у банка не возникнет вопросов к операциям?
Такие сервисы помогают бизнесу заранее увидеть возможные зоны риска в своей деятельности и получить рекомендации, как стоит скорректировать работу, чтобы их снизить. При разработке таких сервисов, как правило, учитываются открытые рекомендации и материалы Банка России.
При этом автоматизированная оценка не всегда учитывает все особенности конкретного бизнеса. На итоговый результат могут влиять специфика деятельности, характер операций, индивидуальные особенности бизнес-модели. Поэтому результат такой оценки не может гарантировать, что вопросов к операциям не возникнет. Но он может помочь бизнесу заранее учесть возможные риски и снизить их.
В Точка Банке клиенты могут обратиться за консультацией Комплаенс-эксперта. Например, если нужно убедиться в безопасности планируемой сделки или уточнить, как начать новое направление бизнеса с минимальными рисками. Есть как разовые консультации, так и подписка для тех, кому нужна постоянная поддержка. С подпиской за бизнесом закрепляется персональный эксперт, который не только отвечает на вопросы, но и сам может связаться с клиентом и дать рекомендации, если видит риски.
Кроме консультаций мы развиваем технологичное решение Риски бизнеса — набор сервисов по подписке для оценки рисков по разным направлениям: 115-ФЗ, работа с контрагентами, проверки и т.д. Например, при планировании платежа сервис может подсказать, что операция отличается от обычного характера деятельности и даст рекомендации, которые помогут вовремя скорректировать ситуацию. Также сервис поможет проверить контрагентов, предупредит о плановых визитах надзорных органов, сообщит об исполнительных производствах и исках.
Какие типичные ошибки совершают добросовестные предприниматели и какие советы вы могли бы дать, чтобы избежать проблем по 115-ФЗ?
Прежде всего хотелось бы подсветить проблему, которая особенно актуальна для новичков в бизнесе. Часто видим такую картину — предприниматель зарегистрировался, открыл счет, а с заказчиками и исполнителями договорился на словах и не оформляет никаких документов. На счет начинают приходить деньги, и если банк запрашивает документы, предпринимателю либо нечего предоставить, либо он начинает заполнять что-то «на коленке», лишь бы формально исполнить запрос банка.
Таким образом, еще на старте неопытные предприниматели портят свой портрет в глазах банка и сталкиваются с проблемами. Рекомендуем сразу оформлять все необходимые документы и относиться к запросам банка со всей серьезностью. Работа без документов и формальный подход к ответам на запросы банка вредит самим же предпринимателям.
Многие ошибки связаны с тем, что предприниматели не выполняют стандартные рекомендации банков:
не проверяют контрагентов;
не прописывают подробное назначение платежей;
не следят за объемом наличных в обороте, снимают крупные суммы без очевидной логики;
не проводят по счету хозяйственные операции, если они есть: аренда, зарплата, связь, коммунальные услуги и т.д.
Еще одна частая ошибка — не реагировать на коммуникации от банка. Рекомендуем читать все сообщения, иногда они помогают понять, что скорректировать в платежах.
Есть много методических рекомендаций ЦБ с критериями подозрительных операций, к тому же они постоянно пополняются новыми. Плюс есть внутренние критерии, которые банк не разглашает. Как бухгалтерам и предпринимателям ориентироваться во всем и не столкнуться с проблемами из-за незнания каких-либо нюансов?
В открытом доступе есть много информации о рисках, 115-ФЗ и комплаенсе. Но иногда действительно сложно выделить из множества сведений самое ценное и полезное именно для своей деятельности. Поэтому мы советуем прежде всего опираться на советы и рекомендации своего банка. Это могут быть подсказки в платежах, сообщения в чатах, сервисы самопроверки внутри интернет-банка. Это ценно тем, что такие советы и рекомендации всегда будут учитывать специфику работы клиента.
Поэтому хочется еще раз призвать не пропускать важные сообщения от банка, а когда что-то становится непонятно, то сразу обращаться с вопросами. Ведь любые риски лучше предусмотреть заранее, чем доводить до последствий.
Финлид от Точка Банк экономит время бухгалтеров на аутсорсинге
Вся информация по счетам клиентов в одном окне. Скачивайте выписки из разных банков без смс, паролей и переходов в интернет-банки, отслеживайте остатки по счетам и риски по 115-ФЗ.
Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. 18+ erid: 2W5zFHZB4cR
