Командировочные расходы интересуют налоговиков с точки зрения практически всех основных налогов. Документация по служебным поездкам попадает под пристальное внимание в ходе проверок налога на прибыль, НДФЛ, ЕСН и даже НДС. Ситуация осложняется тем, что сама компания составляет только часть необходимых бумаг. Остальные она должна получить от командированного сотрудника.
Направление сотрудника в командировку сопровождается оформлением целого ряда документов. Так, постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 для этих целей предусмотрены:
– приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма № Т-9 или Т-9 а, если командируют сразу нескольких сотрудников);
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
Ну и, конечно, ни одна командировка не обходится также без авансового отчета, составляемого по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Кроме того, в компании должен быть некий документ, устанавливающий размеры суточных. В статье 168 ТК РФ сказано, что это может быть коллективный договор или же локальный нормативный акт. Например, приказ руководителя либо Положение о командировках.
Помимо этого учет командировочных затрат напрямую зависит и от того, какие подтверждающие документы по возвращении из командировки приложит к авансовому отчету сотрудник.
Все начинается с задания…
… а заканчивается кратким отчетом о его выполнении. Как мы уже отметили, и для того и для другого предусмотрен один и тот же документ – форма № Т-10а.
В служебном задании помимо собственно цели поездки указывают также срок и место командирования сотрудника. Документ нужно составлять таким образом, чтобы у проверяющих не возникало никаких сомнений в производственном характере поездки, а у компании соответственно – проблем с учетом затрат при расчете налога на прибыль.
Форму № Т-10а подписывает начальник подразделения и утверждает руководитель организации.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен в форме № Т-10а написать краткий отчет о проделанной работе. Скажем, если работник должен был подписать договор, в отчете нужно указать, удалось это ему или же переговоры не увенчались успехом.
Начальник подразделения, сотрудник которого был командирован, должен дать заключение о достижении поставленных целей.
Не секрет, что далеко не всегда командированному удается выполнить служебное задание. Но, несмотря на это, фирма, конечно же, обязана возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой. На наш взгляд, то, что поставленные задачи не были выполнены, вовсе не помеха для включения расходов на командировку в налоговую себестоимость. Главное, чтобы цель поездки носила производственный характер.
Судьи отмечают, что отсутствие подписанных договоров и протоколов о намерениях не свидетельствует о необоснованности командировочных расходов
Однако инспекторы считают иначе. Но судьи на стороне организаций. Они отмечают, что отсутствие подписанных договоров и протоколов о намерениях не свидетельствует о необоснованности командировочных расходов (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. № А44-2051/2005-9, ФАС Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А40/9510-07).
Нужно ли удостоверение?
Служебное задание, утвержденное руководителем, является основанием для составления приказа о командировке. В этом документе указывают, какой сотрудник, куда, когда, на какой срок и с какой целью направляется. Но аналогичные сведения нужно приводить и в командировочном удостоверении. А раз формы № Т-10 и Т-9 во многом дублируют друг друга, вправе ли организация ограничиться оформлением лишь одного приказа?
Прежде финансисты считали параллельное составление приказа и удостоверения нецелесообразным. Так, например, в письме от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226 Минфин России отметил, что организация может сама установить, какими документами она станет оформлять служебные командировки: «это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения».
Однако на данный момент финансовое ведомство придерживается уже противоположной точки зрения: составлять командировочное удостоверение нужно обязательно (см., например, письма Минфина России от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206, от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89). В качестве обоснования финансисты приводят нормы Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Прежде финансисты считали параллельное составление приказа и удостоверения нецелесообразным. Однако на данный момент они придерживаются уже противоположной точки зрения
В пункте 2 Инструкции говорится, что направление сотрудника в служебную поездку оформляется выдачей командировочного удостоверения, но по усмотрению руководителя наряду с этим документом служебную поездку можно оформлять приказом. При этом командировочное удостоверение может не выписываться в случае однодневных командировок.
Исходя из этого, финансисты заключают, что если поездка в сутки не укладывается, без удостоверения не обойтись. Надо сказать, что на практике налоговики всегда придерживались такой точки зрения. И если при проверке им не были представлены командировочные удостоверения, они обычно снимали такие расходы как неподтвержденные. Причем несмотря на то, что о возможности не составлять этот документ Минфин России заявлял еще в письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158.
На наш взгляд, командировочное удостоверение лучше оформлять наряду с приказом. И не только чтобы избежать лишних споров с инспекторами.
У этого документа есть принципиальное отличие от приказа: он показывает не только планируемое, но и фактическое время пребывания в командировке. Ведь в каждом пункте назначения на документе должны быть сделаны отметки о дате прибытия и выбытия, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в которую был откомандирован сотрудник. На необходимость этих отметок нужно обратить особое внимание командированного работника!
У командировочного удостоверения есть принципиальное отличие от приказа: оно показывает не только планируемое, но и фактическое время пребывания в командировке
Но в двух случаях удостоверение все-таки можно не выписывать.
Во-первых, оно, как уже отмечалось, не требуется при однодневных командировках по России.
А во-вторых – если сотрудник направляется за рубеж. В этом случае время нахождения в командировке будет определяться на основании отметок о пересечении границы в паспорте. А если работник командирован в страны, где отсутствует пограничный контроль (например, ему необходимо посетить несколько государств, входящих в Шенгенскую группу), даты пересечения границы можно определять на основании билетов и гостиничных счетов. Такие рекомендации дал Минфин России в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660.
Положение о командировках
Какой документ будет регулировать вопросы, связанные с возмещением командированным сотрудникам затрат на проезд, проживание и выплатой суточных, организации решают сами.
Коллективный договор есть далеко не в каждой организации. Поэтому наиболее распространенный вариант – издание фирмой внутреннего нормативного акта.
Какой именно это будет документ – приказ или Положение о командировках – во многом зависит от специфики деятельности компании.
Когда командировки – редкое явление для фирмы, то, как правило, размер суточных она устанавливает в отношении каждой такой поездки отдельным приказом. Или же просто дополняет этими сведениями унифицированный приказ о командировке.
Если же служебные поездки сотрудников – обычное дело для компании, определять размер суточных применительно к каждой командировке уже проблематично. В таких случаях целесообразно издать один документ, в котором будут установлены суточные и оговорены все нюансы, связанные с возмещением расходов. Что это будет, Положение или просто приказ, в общем-то неважно.
В первую очередь в этом документе (будем называть его Положением) нужно установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены. Суточные призваны компенсировать все затраты работников, связанные с проживанием вне дома, в частности на питание. Поэтому их размер даже при поездках в разные регионы нашей страны может различаться. Что уж говорить о загранкомандировках!
В Положении о командировках нужно установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены
Во-вторых, в Положении о командировках могут быть установлены некие рамки для расходов на проезд и проживание. Так, например, компания изначально может ограничить круг сотрудников, которым она согласна оплачивать перелеты бизнес-классом, поездки в СВ или, скажем, проживание в номерах класса «люкс». Минфин России, как следует из письма от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114, не против включения таких повышенных расходов в налоговую себестоимость при условии, что их компенсация предусмотрена внутренними документами фирмы.
Кроме того, в Положении желательно указать, в каких ситуациях компания считает возможным возмещать сотрудникам стоимость проезда на такси. В случае проверки это может стать аргументом при подтверждении экономической обоснованности таких расходов. Ведь только при соблюдении данного требования затраты на такси можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 19 декабря 2007 г. 03-03-06/4/880).
Третье, о чем следует упомянуть в Положении, – это размеры и порядок возмещения расходов, которые не подтверждены документально. Например, из-за потери билета или, допустим, по причине проживания в частном секторе. Компания может принять решение компенсировать и такие затраты, например, в каком-то минимальном размере.
Это, конечно, далеко не все моменты, которые целесообразно осветить в Положении. Все зависит от размеров и специфики деятельности фирмы.
Аванс отчетом красен!
Командированному сотруднику перед поездкой обычно выдают деньги для покрытия всех предстоящих расходов. А в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (как российской, так и зарубежной) работник должен отчитаться в том, на что он их потратил (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). Для этого предусмотрен авансовый отчет по форме № АО-1. На оборотной стороне бланка сотрудник должен указать все расходы, на возмещение которых он рассчитывает, и привести реквизиты оправдательных документов.
В течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (как российской, так и зарубежной) работник должен отчитаться в том, на что он потратил выданный аванс
К отчету должны быть приложены:
– документы, подтверждающие затраты;
– утвержденное руководителем служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
– командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
– копия паспорта с отметками о пересечении границы (если сотрудник вернулся из зарубежной командировки).
Проездные расходы
Основной документ, подтверждающий затраты на проезд, – билет. Его сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. А как быть, если сотрудник приобрел электронный билет (e-ticket)? В таком случае от работника нужно потребовать распечатанную маршрутную квитанцию электронного билета и оригиналы посадочных талонов (письмо Минфина России от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649).
При наличии подтверждающих документов расходы на проезд учитывают при расчете налога на прибыль в полном объеме. И с суммы, выплаченной в счет возмещения данных затрат, не нужно удерживать НДФЛ и платить соцналог, пенсионные взносы и отчисления на страхование от несчастных случаев.
А вот с НДС нередко возникают сложности. Билет является бланком строгой отчетности, а значит может быть основанием для принятия к вычету предъявленного налога. Но проблема в том, что встретить авиа- или железнодорожный билет, в котором отдельной строкой приведена сумма налога, довольно сложно. Ведь при расчетах с населением налогоплательщики вовсе не обязаны выделять НДС (п. 4, 5 ст. 168 НК РФ). Если в купленном сотрудником билете нет упоминания о налоге, зачесть НДС без спора с инспекторами не получится. Но в то же время всю сумму, указанную в документе, можно включить в налоговую себестоимость.
Если в билете нет упоминания о налоге, зачесть НДС без спора с инспекторами не получится. Но в то же время всю сумму, указанную в документе, можно включить в налоговую себестоимость
Если сотрудник потерял билет, он может приложить к авансовому отчету справку о минимальной стоимости проезда и объяснительную записку с просьбой возместить эту сумму. По решению руководителя фирма вправе компенсировать такие затраты. Однако она не сможет включить их в налоговую себестоимость. Кроме того, с суммы выплаты нужно будет удержать НДФЛ.
Затраты на проживание
Обычно во время командировки сотрудники живут в гостиницах. Документом, подтверждающим расходы, в этом случае, как правило, является счет. Учет расходов на проживание зависит от того, на каком бланке оформлен этот документ.
Так, если счет является бланком строгой отчетности (то есть составлен по форме № 3-Г или 3-Гм, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г.), гостиница может не применять ККТ. НДС, выделенный в таком счете отдельной строкой, организация вправе принять к вычету без счета-фактуры.
Однако гостиницы могут выставлять счета и в произвольной форме. В таком случае сотрудник должен приложить к отчету еще и кассовый чек. А для вычета «входного» НДС потребуется счет-фактура. Причем составленный на имя организации (письмо Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-04-11/165). Без этого документа выделенный в счете налог компания не сможет ни принять к вычету, ни списать на налоговые расходы.
Что касается НДФЛ и ЕСН, то при наличии оправдательных документов с суммы возмещения налог удерживать вообще не нужно. В ситуации, когда компания компенсирует сотруднику неподтвержденные затраты по найму жилья, выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей – за каждый день российской командировки и 2500 рублей – в случае поездки за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). А вот соцналог не нужно платить со всей суммы недокументированных затрат на проживание, поскольку фирма не может учесть их при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Дополнительные услуги гостиниц также можно включать в налоговую себестоимость. Если, конечно, речь не идет об обслуживании в баре, ресторане, номере или посещении бассейна и тренажерного зала
Иногда в счете фигурируют дополнительные услуги гостиниц также можно включать в налоговую себестоимость. Если, конечно, речь не идет об обслуживании в баре, ресторане, номере или посещении бассейна и тренажерного зала (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Суточные
Единственная выплата командированному, которая не требует документального подтверждения, – это суточные. Их выплачивают за каждый день нахождения в командировке. При этом первым днем служебной поездки считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а день прибытия туда транспорта будет окончанием служебной поездки. Если аэропорт, например, находится за пределами города, нужно учитывать еще и время на дорогу туда (или оттуда). Допустим, самолет прилетает 14-го числа в 23 часа 20 минут. Но чтобы добраться от аэродрома до города, сотруднику требуется еще час. В такой ситуации фирма должна будет выплатить суточные и за 15-е число, ведь именно этот день будет считаться датой окончания командировки.
Особняком стоят однодневные поездки. Если сотрудник может каждый день возвращаться домой из местности, в которую командирован, суточные ему не положены (п. 15 Инструкции).
Особенности есть и у загранкомандировок. Здесь действует такое правило: суточные за день пересечения границы нужно выдавать по нормам, установленным для той страны, в которую направляется сотрудник (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).
Не облагаются НДФЛ лишь суточные, не превышающие 700 рублей по российским командировкам и 2500 рублей – по зарубежным
Суточные, в отличие от остальных командировочных затрат, можно включать в налоговую себестоимость лишь в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Так, например, суточные при командировках по нашей стране можно относить на расходы лишь в пределах 100 рублей в день.
С этого года существует ограничение и в отношении НДФЛ. Прежде финансисты и налоговики настаивали на том, что и для целей этого налога можно применять прибыльные нормы (письмо Минфина России от 20 марта 2007 г. № 03-04-06-01/77). Однако судьи были с этим категорически не согласны (решение Высшего арбитражного суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04). Теперь же не облагаются НДФЛ лишь суточные, которые не превышают 700 рублей по российским командировкам и 2500 рублей – по зарубежным (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Окончательный расчет
Получив авансовый отчет, бухгалтер должен проанализировать все расходы, указанные сотрудником на оборотной стороне бланка в графах 1– 6, на предмет их обоснованности и соответствия нормам Положения о командировках, действующего в компании. Так, например, из счета за проживание нужно вычленить стоимость тех дополнительных услуг, которые не будут компенсированы сотруднику. Скажем, плату за посещение спортзала. Необходимо также проверить все представленные документы на предмет наличия необходимых реквизитов.
Суммы затрат, которые могут быть приняты к учету, бухгалтер должен отразить в графах 7 – 8 оборотной стороны авансового отчета. А в графе 9 нужно указать счета, по дебету которых следует отнести данные суммы.
После того как проверенный авансовый отчет будет утвержден руководителем организации, бухгалтер должен сравнить выданный работнику аванс с суммой расходов, которые по решению директора должны быть ему компенсированы.
Если возник перерасход, разницу нужно будет доплатить работнику. Но возможна и другая ситуация: командированный потратил не весь аванс. Тогда остаток он должен вернуть.
Если сотрудник не спешит внести в кассу неизрасходованные деньги компании, руководитель может принять решение об удержании данной суммы из зарплаты командированного
Если сотрудник не спешит внести в кассу неизрасходованные деньги компании, руководитель может принять решение об удержании данной суммы из зарплаты командированного. Сделать это можно в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. В статье 137 ТК РФ сказано, что вовремя не возвращенный остаток аванса можно покрыть за счет зарплаты, только «если работник не оспаривает оснований и размеров удержания». Как пояснил Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, сотрудник должен дать письменное согласие. Оно может быть оформлено, например, в виде соответствующей отметки на приказе об удержании. Кроме того, нужно помнить, что размер удержания не может превышать 20 процентов начисленного заработка (ст. 138 ТК РФ).
Начать дискуссию