В каком порядке ведется учет суточных, установленных в валюте для зарубежных командировок?
Прошу прокомментировать следующую ситуацию: в соответствии с Политикой командировочных расходов, принятой в организации, установлен размер суточных в Страны дальнего зарубежья – 40 евро в сутки по курсу ЦБ на день выдачи суточных. Выдача суточных осуществляется в день составления авансового отчета.
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ольги (г. Владимир)
Прошу прокомментировать следующую ситуацию: в соответствии с Политикой командировочных расходов, принятой в организации, установлен размер суточных в Страны дальнего зарубежья – 40 евро в сутки по курсу ЦБ на день выдачи суточных. Выдача суточных осуществляется в день составления авансового отчета. При командировании сотрудника, суточные компенсируются в соответствии с фактическими расходами на основании предоставленых подтверждающих документов, в пределах утвержденных лимитов суточных.
И ответить на следующие вопросы: можем ли мы учитывать данные расходы в целях исчисления налога на прибыль? Облагается ли данный доход НДФЛ, страховыми взносами и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве? Правомерно ли требование работодателя предоставлять подтверждающие документы и если да, то какие расходы мы сможем компенсировать работнику (должны ли они быть прописаны в локальном акте)?
В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Кроме ТК РФ вопросы командирования работников регулируются, в частности, Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением N 749 (далее - Положение).
Согласно п.10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Таким образом, выдача суточных не должна осуществляться в день составления авансового отчета, как это происходит в вашем случае.
На основании п. 11 Положения работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Пункт 26 Положения определяет, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Исходя из того, что Положение не обязывает работника подтверждать документально произведенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), считаю, что требование работодателя неправомерно (за суточные работник отчитываться не должен).
Нормирование суточных для целей НДФЛ предусмотрено в пп. 3 ст. 217 НК РФ. Так, не подлежат налогообложению НДФЛ суточные в размере 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории иностранного государства.
В целях исчисления налога на прибыль вы можете учитывать расходы на выплату суточных при зарубежных командировках исходя из размера 40 евро в сутки, установленного в локальном акте организации (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), поскольку с 01.01.2009 нормирование суточных в целях налога на прибыль отменено.
В целях обложения страховыми взносами суточные также не нормируются и организация не обязана начислять страховые взносы на выплаты в виде суточных, в пределах своих внутренних норм (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). В целях исчисления взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний действует аналогичное правило (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, Письмо ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165).
Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
