Клерк.Ру

Полезные советы для бухгалтера, оформляющего командировки

Что случилось?

Практически любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Но для того, чтобы работник вовремя добрался из точки А в точку Б, успешно выполнил поручение и благополучно вернулся обратно, кому-то приходится решать целый пласт проблем. Один из важных участников в этом процессе – бухгалтер, который должен правильно учесть и отразить все расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников. Как бухгалтеру в 2017 году избавиться от головной боли, а самому сотруднику получить от поездки личные дивиденды? Давайте посмотрим.

Первым делом - самолеты

Если сотрудник отправляется в командировку на самолёте, нелишним будет присоединиться к программе накопления миль – такие есть едва ли не у каждого авиаперевозчика. Несколько перелётов по служебным заданиям, и вот уже можно не ломать голову над тем, где взять деньги на билеты, когда начнётся долгожданный отпуск. Если не хватает на оплату всей дороги, можно воспользоваться накопленными милями и на том сэкономить.

Жить здорово

Для корпоративных клиентов у многих гостиниц существуют отдельные преференции. Например, таким гостям в качестве комплимента может быть предоставлена питьевая вода в номер при заезде, или глажка одежды - в подарок при определенной длительности пребывания. Кроме того, весьма кстати будет бесплатный доступ к услугам отельного бизнес-центра.

Отключить рекламу

Что немаловажно, так это предусмотреть бронирование номера, стоимость которого включает завтрак, ведь тогда командированный сотрудник сможет свободнее распорядиться своими суточными.

Манящая заграница

Многие организации отправляют сотрудников не только по городам и весям нашей необъятной родины, но и за её рубежи. И тогда к организационным заботам добавляются получение визы (для стран, с которыми у Российской Федерации не предусмотрен безвизовый режим) и страхование выезжающих за рубеж.

Так что впоследствии можно будет воспользоваться уже открытой многократной шенгенской визой для путешествий по всей Европе и – что более важно – страховкой. Кстати, у медицинской страховки, приобретаемой для стран Шенгенской зоны, имеются некоторые особенности по оформлению, которые необходимо учитывать заранее.

Подводные камни и как их избежать

Не всегда удаётся сразу подобрать оптимальный вариант проживания, отвечающий главным критериям: близость к объекту командировки; приемлемую стоимость; должный комфорт; наличие интернет-связи и т.п.

Сложности могут возникнуть и со стыковкой рейсов, если сотруднику предстоит сложный маршрут с пересадками.

Иногда случаются затруднения с платежами, когда по какой-то причине нет возможности срочно оплатить забронированные билеты или гостиницу, а командировка - уже завтра.

Отключить рекламу

Как минимизировать риски и превратить трудоёмкую организацию командировки в простой и понятный процесс?

Эффективнее всего обратиться к профессионалам. К примеру, компания OZON.travel предлагает онлайн сервис, как раз удобный для организатора командировок. Подробнее ознакомиться с его работой можно здесь.

Как работают профессионалы

Став корпоративным клиентом OZON.Travel, приобретать авиабилеты на особых условиях и бронировать отели по специальным тарифам становится обычным делом. Оплата возможна безналичным способом или корпоративной банковской картой. Кроме того, если забронировать билет нужно срочно, и вы уже какое-то время пользовались сервисом, оператор предоставляет отсрочку платежа, что здорово экономит время.  Нужные для отчетности документы за каждый отчетный период доступны онлайн, в личном кабинете. Оригиналы приходят заказным письмом.

И ещё, к вашим услугам  - круглосуточная Служба поддержки корпоративных клиентов.

Зарегистрируйте личный кабинет корпоративного клиента на OZON.travel и начните оформление заказов даже без подписания договора. Это можно сделать позднее.

Отключить рекламу

Бухгалтеру на заметку – учитываем суточные правильно в 2017 году.

В 2017 году суточные при расчете налога на прибыль не нужно нормировать. Их необходимо списывать в том размере, который предусмотрен внутренними документами предприятия: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

С 2017 года предусмотрено предельное значение суточных, не облагаемое НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование. По России это значение составляет 700 рублей в день, а для зарубежных командировок – 2500 рублей в день.

Ещё одна тонкость: если сотрудник командирован в место, откуда он может каждый день возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. И в этом случае расходы на питание, дорогу и т.д. можно учесть в составе расходов, приходящихся на производство и реализацию. Только заранее стоит предусмотреть такую возможность во внутренних документах компании (приказы, распоряжения и т.п.). При этом сотрудник должен предоставить оправдательные документы (чеки из кафе, супермаркетов и т.д.).

Такой выход из положения законодатель предусмотрел в подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку при однодневной командировке суточные выплачиваться не должны, и квалифицировать суммы, уплаченные сотруднику в качестве командировочных расходов, при расчете налога на прибыль нельзя.

А теперь тест для настоящих бухгалтеров от команды OZON.travel 

Мы выбираем, нас выбирают

Итак, если сотрудники вашей организации частенько отправляются в командировки, то организацию процесса можно – и нужно! – упрощать. Тем более, что с сервисом OZON.travel решить все вопросы на одном ресурсе очень удобно. Бронирование транспорта и гостиниц, организация трансфера, оформление страховок – всё это выполняется легко и быстро.

Отключить рекламу

Все что вам потребуется для начала работы – это интернет. Нужно всего лишь зарегистрировать личный кабинет, ну а дальше - начинайте экономить время и деньги!

Отключить рекламу