Клерк.Ру

Полный список документов при увольнении-2017

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье. 

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается  в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в статье.

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию. 

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в статье.

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:

  • 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
  • копии приказа о приеме на работу;
  • копии приказов о переводах на другую работу;
  • копия приказа об увольнении;
  • справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя – от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

  • для организации – от 50 000 до 70 000 рублей;
  • для руководителя – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Читайте ещё

Мнения
Зачем СЗВ-М сотруднику? Все сведения есть в ПФ, ему нет доверия что ли? Можно подумать СЗВ-М чем-то поможет будущему пенсионеру, он замучается доказывать, что справка настоящая и соответствует действительности. Да и правила игры поменяют еще три раза.

Svetishe, Вы писали:

Зачем СЗВ-М сотруднику? Все сведения есть в ПФ, ему нет доверия что ли? Можно подумать СЗВ-М чем-то поможет будущему пенсионеру, он замучается доказывать, что справка настоящая и соответствует действительности. Да и правила игры поменяют еще три раза.

 

 В 27-ФЗ нет конкретного уточнения выдается СЗВ-М за весь период или за последний месяц. На практике СЗВ-М выдается при увольнении за последний месяц работы. Данный вопрос я уточняла у сотрудников ПФР, на что был получен ответ, что им не нужны СЗВ-М за прошлые периоды по сотруднику при назначении ему пенсии.

СЗВМ, СЗВ-СТАЖ и расчет по страховым взносам выдаются по заявлению сотрудника. Если заявления нет, то и обязанности выдать тоже нет.

room111, сошлитесь, пожалуйста, на статью в законе. Я встречала только мнение фондов и трудовиков, что эта обязанность не зависит от заявления сотрудника.
Вот выдержка из ч. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ: "В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 - 2.3 настоящей статьи". 
СЗВМ, СЗВ-СТАЖ и расчет по страховым взносам выдаются по заявлению сотрудника. Если заявления нет, то и обязанности выдать тоже нет.

 При увольнении выдать это не желания работодателя, а прямая обязанность. По заявлению выдавать организация будет работающему сотруднику, а увольняющемуся в обязательном порядке.

Получается, такими требованиями ПФ лишь подтверждает свою несостоятельность. И всю ответственность за учет данных и их подтверждение при назначении пенсии перекладывает на конкретного человека. В чем тогда смысл всей отчетности, которую мы сдаем?
С другой стороны сотрудники более защищены. В прошлом году я восстанавливала учет в одном ООО. Все сотрудники свято верили,что работают официально. При увольнении получали трудовые книжки с записью. Так бы и далее все работали "официально", если бы не беременность одной сотрудницы и ее желание получить пособие. На данный момент то ООО ликвидировано,а многие сотрудники,уволенные ранее,так и не в курсе,что никакого стажа у них то и нет. А вот если бы при увольнении получили весь комплект документов, по горячим следам можно было бы вопрос решить. К сожалению,это далеко не единичный случай.

Сотрудники могут проконтролировать свои пенсионные отчисления в личном кабинете.Понимаю НДФЛ, трудовая, медицинская и справка для расчета пособий, а  СЗВ-М,СЗВ-СТАЖ и РСВ-1 -только лишняя суета и потеря времени. 99,9% потеряют или к моменту выхода на пенсию уже что-то другое понадобится.

Жемчужинка, так обязанность выдавать сведения работнику было и раньше. Причем выдавать персонифицированные сведения обязаны были каждый квартал.
, так обязанность выдавать сведения работнику было и раньше.

 Совершенно верно, что обязанность была и есть. Своим постом выше я просто акцентировала внимание, что не  всегда работодателями выполняются все требования законодательства и описала реальную историю из своей практики. 


 
Аватар
Жемчужинка) я с вами полностью солидарна. Отправилась в ПФ достаю свою трудовую..сверяю с их данными. 1,5 года стажа тю тю. Организация данные не подала. Ладно трудовая хоть есть. Все подправить обещали. Потеряла время 1 год ходила в пФ.. то программа не работает, то ещё чего.  Вообщем следить надо за бизнесом и жестко! Как В Советском союзе было.
Аватар
Самым лучшим выходом было бы убрать обязанность работодателей платить взносы за своих сотрудников! Пусть каждый работающий человек сам покупает себе пенсионное и социальное обеспечение. Вот тогда и "серой" зарплаты сразу не стало бы и работники сами решали какой соцпакет приобрести. Личные кабинеты давно уже реализованы, поэтому сложности в учете индивидуальных поступлений не будет. А работодатель должен платить только налоги с оборота (прибыли), чтобы не скрывали доходы работников, а наоборот, показывали все.
1,5 года стажа тю тю. Организация данные не подала.

 Вы так в этом уверены? Уж сколько историй у нас было на форуме от бухгалтеров, которые сами и подают эти данные, а по приходу в ПФ за пенсией их не обнаруживают ;)

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

 Задачка. "Условия - Сотрудник увольняется 5 мая 2017г. Вопрос - выписку из СЗВ-М за какой период необходимо предоставить сотруднику????" Варианты ответа:

1. За март 2017г.

2. За апрель 2017г.

3. За май 2017г.

У кого какие варианты???????

Аноним, Вы писали:

За май 2017г.

 А как????? Форма СЗВ-М за май 2017г будет сформирована и передана в ПФР до 15.06.2017г. и на 05.05.2017г. её в природе нет..... Выписку из несуществующего отчета выдавать сотруднику???? Как вы это себе представляете????? Не логично.)))) Выписка из СЗВ-М есть, а самой СЗВ-М еще нет и планируется ее появление только в период с 01.06.2017 по 15.06.2017г. Разве бывает выписка из будущего документа???????

"Выписка из СЗВ-М за май 2017 от 15.06.2017г. выдана гр. ХХХ ....... дата выписки 05.05.2017"))))) К тому же согласно этой выписки получается, что сотрудник в мае 2017г. работает у работодателя.....

Намного логичнее и правильнее было бы тогда выдавать выписку из приказа об увольнении. Он как минимум на момент выдачи существует и реально свидетельствует о прекращение трудовых отношений с работодателем.


Как вы это себе представляете?????

 Формируем в программе СЗВ-М на одного сотрудника в день его увольнения и выдаем ему на руки. Все. Если действовать по вашей логике, то на СЗВ-СТАЖ сотрудник совсем не может рассчитывать, мы то ее будем сдавать впервые только в 2018г., Но тем не менее СЗВ-СТАЖ при увольнении работодатель также обязан выдать и в 2017г.

К тому же согласно этой выписки получается, что сотрудник в мае 2017г. работает у работодателя.....

 Так и должно быть, в 4 пункте СЗВ-М  написано: " указываются данные о застрахованных лицах-работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры........."

Жемчужинка, Вы писали:


Как вы это себе представляете?????

 Формируем в программе СЗВ-М на одного сотрудника в день его увольнения и выдаем ему на руки. Все. Если действовать по вашей логике, то на СЗВ-СТАЖ сотрудник совсем не может рассчитывать, мы то ее будем сдавать впервые только в 2018г., Но тем не менее СЗВ-СТАЖ при увольнении работодатель также обязан выдать и в 2017г.

К тому же согласно этой выписки получается, что сотрудник в мае 2017г. работает у работодателя.....

 Так и должно быть, в 4 пункте СЗВ-М  написано: " указываются данные о застрахованных лицах-работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры........."

 Выписка может быть из чего-либо (приказа, распоряжения, отчета). Должна содержать обязательные реквизиты документа из которого делается выписка - номер, дата, наименование. Если вы сформировали СЗВ-М на одного человека, то значит вы должны его зарегистрировать и сдать в ПФР.... А по итогам месяца получается, что обязаны будете подать корректировочный отчет СЗВ-М в ПФР.... Так как первичный отчет за май 2017г. вы уже сдали, а два первичных отчета в одном периоде ПФР не предусмотрено.

Что эта выписка дает работнику????? Работник будет знать, что по данным ПФР в мае 2017г. он состоит в трудовых отношениях хотя он их уже по факту прекратил... СЗВ-М не содержит данных о периодах трудового стажа(((((((((

Этот отчет придумывался с одной целью - не индексировать пенсию работающим пенсионерам, побочным эффектом стало получение дополнительных доходов ПФР в виде штрафов.

Если вы сформировали СЗВ-М на одного человека, то значит вы должны его зарегистрировать и сдать в ПФР.... А по итогам месяца получается, что обязаны будете подать корректировочный отчет СЗВ-М в ПФР.... Так как первичный отчет за май 2017г. вы уже сдали

Вы не имеете права выдать уволенному сотрудника СЗВМ на руки с данными других сотрудников (нарушение персональных данных). На руки вы выдаете только данные на уволенного сотрудника, а в ПФР сдадите раз в месяц по всем сотрудникам. У вас нет обязанности подавать в ПФР СЗВ-М на каждого уволенного отдельно. 

Понятна, что форма СЗВ-М ценна для сотрудников, выходящих на пенсию или работающих пенсионеров. Но на сегодня есть норма закона 27-ФЗ, которая обязывает выдать сотруднику документ в день увольнения.

Жемчужинка, вы писали:
Вы не имеете права выдать уволенному сотрудника СЗВМ на руки с данными других сотрудников (нарушение персональных данных). На руки вы выдаете только данные на уволенного сотрудника, а в ПФР сдадите раз в месяц по всем сотрудникам.
Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

 Именно поэтому в статье речь идет не о выдаче работнику СЗВ-М на руки, а выписки из СЗВ-М содержащей данные только по увольняемому сотруднику. Видимо вы не совсем внимательно читали статью.

Если вы сформируете СЗВ-М на одного сотрудника и выдадите её ему на руки, а он с ней придет в ПФР, то ПФР в своей базе не обнаружит этого отчета и не признает её - это раз. А выписку можно сделать только из существующего документа и если организация сдает СЗВ-М в последний день сдачи отчета, то и выписку она сможет сделать только из уже сданного отчета, получается 5 мая из СЗВ-М за март)))))))

Сама СЗВ-М при выходе на пенсию абсолютно не в чем не поможет бывшему работнику, так ПФР при назначении будет ориентироваться на данные трудовой, на персонифицированные данные СЗВ-6, РСВ-1 и СЗВ-СТАЖ. Кроме самого ПФР СЗВ-М не нужна ни кому, а им она нужна только с единственной целью не индексировать пенсию работающим пенсионерам.

А речь в общем идет о законодательном бреде. Видимо те кто писал закон сам этим формы ни когда не видел, не знает какая информация в каких формах содержится и для чего эта информация используется)))))))))))

На практике еще не встречал ни одну организацию, которая бы при увольнении выдавала бы на руки увольняемому СЗВ-М)))))) Даже карточку расчета страховых взносов не выдают, хотя она более информативна и имеет хоть какую-то логику в предоставлении её сотруднику.

Всё это нужно только для того, чтобы иметь лишний формальный повод для наложения штрафных санкций на организации((((((((((

Аватар

Svetishe, Вы писали:

Зачем СЗВ-М сотруднику? Все сведения есть в ПФ, ему нет доверия что ли? Можно подумать СЗВ-М чем-то поможет будущему пенсионеру, он замучается доказывать, что справка настоящая и соответствует действительности. Да и правила игры поменяют еще три раза.

 Если законом предусмотрено, не имеете право не дать. Жалоба в трудовую инспекцию и штраф вам обеспечен. 

Люди которым это нравится