Клерк.Ру

Как заполнить в 2-НДФЛ и РСВ персональные данные сотрудников

ФНС в своем письме № ГД-4-11/26889@ от 29.12.2017 разъяснила порядок отражения персональных данных физлиц в справках 2-НДФЛ и расчете по страховым взносам.

2-НДФЛ

Форма и порядок заполнения формы сведений о доходах физлица (2-НДФЛ) утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

В поле «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

В поле «Серия и номер» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

При представлении налоговым агентом Справок по форме 2-НДФЛ в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего данные о физлице (при отсутствии иных нарушений форматного контроля), такие сведения считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.

В случае если у физлица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненная Справка по форме 2-НДФЛ не представляется.

Напомним, что подобное разъяснение ФНС давала и раньше. Об этом, в частности, сообщается в письме от 01.11.2016 № БС-4-11/20817.

Отметим, в конце прошлого года у инспекторов ФНС резко повысился интерес к справам 2-НДФЛ за 2016 год, в которых они стали массово выявлять неверные паспортные данные.

Как правило, речь идет о тех сотрудниках, которые достигли возраста, предполагающего смену паспорта (20 и 45 лет). При этом сама смена паспорта либо выходит за рамки даты сдачи справок в ИФНС, либо произошла после увольнения работника, о чем бухгалтер по прежнему месту работы знать не обязан.

РСВ

Форма РСВ и порядок заполнения расчета утверждены приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/511@.

В разделе 3 РСВ персональные данные физлица (в частности, ФИО, сведения о документе, удостоверяющем личность) указываются в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

При этом при заполнении расчета за расчетный (отчетный) период в разделе 3 следует указывать актуальные персонифицированные сведения о застрахованных лицах по состоянию на дату формирования отчетности.

В случае, если в РСВ указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физлиц, такой расчет считается непредставленным, о чем плательщику не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме (10 дней, следующих за днем получения расчета на бумажном носителе), направляется соответствующее уведомление.

Такая норма содержится в п.7 ст. 431 НК, а также в контрольных соотношениях показателей РСВ.

Отметим, новая, третья по счету, версия контрольных соотношений к РСВ доведена до сведения письмом ФНС № ГД-4-11/27043@ от 29.12.2017 г.

В случае если от налогового органа плательщиком не получены в установленном порядке Уведомления об отказе (Уведомления об уточнении) либо требования о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных застрахованных физлиц, необходимости в представлении в налоговый орган уточненного расчета у плательщика не имеется.

Напомним, страхователи регулярно жалуются на то, что налоговики выявляют в РСВ недостоверные персональные данные, хотя те же данные, содержащиеся в СЗВ-М и ранее в РСВ-1, прекрасно проходили проверку в ПФР. Так, результаты опроса на нашем сайте показали, что в первую отчетную кампанию по сдаче РСВ, с подобными проблемами столкнулись 85% бухгалтеров.

Актуальные данные

ФНС в письме № ГД-4-11/26889@ от 29.12.2017 также сообщила, что организациям, являющимся налоговыми агентами и плательщиками страховых взносов, необходимо проводить мероприятия по актуализации персональных данных физлиц — получателей доходов в целях представления в налоговые органы достоверных сведений.

Актуальными считаются персональные данные, заполненные в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность физлица, на дату представления в налоговый орган сведений (в том числе уточненных).

Отметим, ранее свои рекомендации по актуализации персональных данных сотрудников дало УФНС по Новгородской области.

Для этого на официальном сайте ФНС России в сервисах «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица» и «Личный кабинет налогоплательщика индивидуального предпринимателя» необходимо воспользоваться программой для проверки персональных данных.

В разделе «Сервисы» выбрать вкладку «Проверить данные ФЛ для заполнения расчета по страховым взносам». Направить запрос можно двумя способами: вручную или отправить сведения в формате xml.

Для направления запроса по первому способу необходимо заполнить СНИЛС, ФИО сотрудника и дату рождения. В случае заполнения вкладки ИНН, паспортные данные могут не вноситься. Заявка в данном случае направляется не более чем на 200 человек. Если сотрудников больше, формируется дополнительный запрос.

В случае применения второго метода, сведения выгружаются из бухгалтерской программы. Число сотрудников в таком файле не ограничено.

Сведения об отправке и состоянии запроса отражаются в разделе «Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган». Обработка запроса осуществляется в течение нескольких часов. В случае выявления недостоверных сведений, необходимо письменно обратиться в налоговый орган для устранения несоответствий.

Читайте ещё

Мнения
Люди которым это нравится