Как организовать электронный документооборот по охране труда
Электронный документооборот — один из главных трендов времени. Если его правильно оформить, он сэкономит бюджет компании и трудозатраты сотрудников. Это касается и охраны труда. Но как и что в этой сфере можно перевести в цифровой вид?
За последний год изменений по охране труда было немало. Сам электронный документооборот закрепили с 1 марта 2022 — в . Оттого и вопросов немало.
Всё самое важное о новшествах для бухгалтера в кадровом учете рассказываем и учим учитывать в работе в новом курсе повышения квалификации «Клерка» «Актуальные изменения в работе бухгалтера 2022».
120 академических часов, топовые преподаватели, официальное удостоверение о повышении квалификации. Узнать подробнее можно тут
Про кадровый ЭДО
Прежде всего, «в цифру» можно перевести почти все документы, которые делались на бумаге. В старом формате должны остаться четыре документа:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- трудовые книжки;
- инструктажи с подписями работников.
Другими словами, с учетом , все документы по охране труда, кроме акта расследования и документов по инструктажам можно оформлять электронно. Чтобы перейти на новый формат, потребуется соответствующий ЛНА, в котором надо указать порядок, сроки и весь процесс взаимодействия. Переводить можно все процессы или частично.
Важно получить согласие сотрудников на переход. Возможно, кто-то откажется. Тогда, увы, для них придется готовить документы на бумаге. Так или иначе расходы на перевод, создание электронной подписи будет нести работодатель.
В зависимости от вида документа, подписывать его можно разными электронными подписями. К счастью, разъяснения есть в законе: какую подпись в каких случаях применять, перечислено в .
Документы по охране труда
В целом, сегодня охрана труда позволяет перевести в электронный вид большую часть задач.
В их числе:
- протоколы проверки знаний;
- листы ознакомления;
- документы на медосмотр;
- предписания;
- документы по спецоценке;
- средствам индивидуальной защиты;
- оценке профрисков.
Также можно оформлять акт по работам повышенной опасности и вести учет микротравм. Между прочим, в совокупности на эти темы приходится более 50% рабочего времени специалиста по охране труда.
А еще отвлекаться приходиться и HR-специалисту, который проверяет документы сотрудников.
Ответственность
Что касается ответственности за нарушения, то ЭДО в охране труда также «базируется» на . В зависимости от вида нарушения компания может получить до 150 тыс. рублей штрафа на одного сотрудника.
В этой связи надо учесть новый риск: если электронный документ будет подписан неправильно, проверка может приравнять это к отсутствию подписи или отсутствию документа в целом. Поэтому подходить к электронному документообороту надо внимательно.
Да, электронный формат сегодня имеет свои ограничения, например, документ нельзя подписать «позже», а только сегодняшней датой, доступ в ЭДО для проверки придется предоставлять надзорным органам, на первом этапе компании придется потратиться на программное обеспечение, приобретение ЭЦП.
С учетом этого, лучше всего провести аудит по охране труда, оценить финансовые затраты, взвесить трудозатраты. Но и выгоды будут видны очень скоро, так что переход на ЭДО, даже частичный, — это вопрос времени.
Если бухгалтеру требуется 20 минут, чтобы проверить УПД, тут что то не так в системе. И никакой ИИ не поможет. Со временем и его загрузят ненужными проверками, что перегорят все транзисторы.