Как организовать электронный документооборот по охране труда

Электронный документооборот — один из главных трендов времени. Если его правильно оформить, он сэкономит бюджет компании и трудозатраты сотрудников. Это касается и охраны труда. Но как и что в этой сфере можно перевести в цифровой вид?

За последний год изменений по охране труда было немало. Сам электронный документооборот закрепили с 1 марта 2022 — в ст. 214.2 ТК. Оттого и вопросов немало.

Всё самое важное о новшествах для бухгалтера в кадровом учете рассказываем и учим учитывать в работе в новом курсе повышения квалификации «Клерка» «Актуальные изменения в работе бухгалтера 2022».

120 академических часов, топовые преподаватели, официальное удостоверение о повышении квалификации. Узнать подробнее можно тут

Про кадровый ЭДО

Прежде всего, «в цифру» можно перевести почти все документы, которые делались на бумаге. В старом формате должны остаться четыре документа:

  1. приказ об увольнении;
  2. акт о несчастном случае;
  3. трудовые книжки;
  4. инструктажи с подписями работников.

Другими словами, с учетом ст. 22.1 ТК, все документы по охране труда, кроме акта расследования и документов по инструктажам можно оформлять электронно. Чтобы перейти на новый формат, потребуется соответствующий ЛНА, в котором надо указать порядок, сроки и весь процесс взаимодействия. Переводить можно все процессы или частично.

Важно получить согласие сотрудников на переход. Возможно, кто-то откажется. Тогда, увы, для них придется готовить документы на бумаге. Так или иначе расходы на перевод, создание электронной подписи будет нести работодатель.

В зависимости от вида документа, подписывать его можно разными электронными подписями. К счастью, разъяснения есть в законе: какую подпись в каких случаях применять, перечислено в ст. 22.3 ТК.

Документы по охране труда

В целом, сегодня охрана труда позволяет перевести в электронный вид большую часть задач.

В их числе:

  • протоколы проверки знаний;
  • листы ознакомления;
  • документы на медосмотр;
  • предписания;
  • документы по спецоценке;
  • средствам индивидуальной защиты;
  • оценке профрисков.

Также можно оформлять акт по работам повышенной опасности и вести учет микротравм. Между прочим, в совокупности на эти темы приходится более 50% рабочего времени специалиста по охране труда.

А еще отвлекаться приходиться и HR-специалисту, который проверяет документы сотрудников.

Ответственность

Что касается ответственности за нарушения, то ЭДО в охране труда также «базируется» на ст. 5.27.1 КоАП. В зависимости от вида нарушения компания может получить до 150 тыс. рублей штрафа на одного сотрудника.

В этой связи надо учесть новый риск: если электронный документ будет подписан неправильно, проверка может приравнять это к отсутствию подписи или отсутствию документа в целом. Поэтому подходить к электронному документообороту надо внимательно.

Да, электронный формат сегодня имеет свои ограничения, например, документ нельзя подписать «позже», а только сегодняшней датой, доступ в ЭДО для проверки придется предоставлять надзорным органам, на первом этапе компании придется потратиться на программное обеспечение, приобретение ЭЦП.

С учетом этого, лучше всего провести аудит по охране труда, оценить финансовые затраты, взвесить трудозатраты. Но и выгоды будут видны очень скоро, так что переход на ЭДО, даже частичный, — это вопрос времени.

Разберитесь с самым сложным налогом - НДС! Даже входящий-исходящий НДС не будет вызывать у вас сложностей, заполняйте книги покупок и продаж играючи!

Курс повышения квалификации

120 ак. часов
удостоверение в ФИС ФРДО
профстандарт «Бухгалтер»

После курса любые проверки ФНС вас больше не будут пугать! Старт потока 15 августа, запишитесь прямо сейчас пока есть места, курс стоит всего 18 800 рублей.

Смотрите полную программу курса тут, или оставьте заявку ниже, менеджер подробно проконсультирует вас!