Положена ли компенсация удаленщикам за использование личного оборудования

Вопрос

Можно ли принимать в расходы по налогу на прибыль затраты, которые организация возмещает своим работникам за то, что они покупают канцтовары (чаще всего бумагу), заправляют картриджи на свои личные принтеры? В подтверждение работники представляют акты, кассовые чеки. 

Данные сотрудники работают удаленно полностью или на периодической основе.

Если да, то канцтовары относим на материальные расходы?

Мнение эксперта

На вопрос ответила Юлия Галимарданова, эксперт службы правового консалтинга ГАРАНТ.

Для компенсации за использование личного и арендованного работником оборудования, программно-технических и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием по ст. 312.6 ТК, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно по ст. 312.9 ТК, полагаем, необходимы:

• документы, устанавливающие порядок, сроки и размер выплат (трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, коллективный договор, локальный нормативный акт работодателя);

• копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (письмо Минфина от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895);

• копии документов о расходах, понесенных работником при использовании этого имущества в служебных целях (письмо Минфина от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895).

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Таким образом, в целях признания рассматриваемых компенсационных выплат (возмещения расходов) в составе расходов для целей налогообложения прибыли организации необходимы:

• документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;

• осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

По мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях.