Что такое служебная командировка
Основные правила, гарантии и требования при организации служебных командировок, содержатся в гл. 24 ТК.
Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:
чтобы поездка носила производственный характер;
сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).
Научитесь вести кадровый учет на курсе «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП».
После обучения вы сможете правильно увольнять и принимать сотрудников на работу, вести трудовые книжки и без ошибок работать в 1С: ЗУП.
До конца новогодних каникул курс можно купить со скидкой 78%, всего за 6 499 рублей.
Вы получите официальный красный диплом на 256 ак. часов, который внесем в ФИС ФРДО, а оригинал отправим вам по почте.
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
женщин, имеющих детей до 3 лет;
отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
кандидатов в депутаты в период выборов.
Вот примерный образец бланка на согласование командировки:
ООО «РАССВЕТ» УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(-ая) ____________________________________________________ Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________. Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________ «...» ................... 20... года /................... |
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
Статус пребывания иностранного работника в РФ | Ограничение по должностям | Ограничение по сроку командирования |
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент) | нет | ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования |
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу) | Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
Временно проживающие | Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство | нет | нет |
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием | нет |
|
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ | нет | нет |
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Срок командировки
Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на выплату аванса
Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.
Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.
На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.
В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.
Генеральному директору ООО «СТИЛЬ» Уважаемый Иван Иванович! В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 22 января по 31 января 2024 года. Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере: – 20 000 на проживание в гостинице. Подпись «__» ___________________ 2024 г. |
Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.
Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.
После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.
Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.
При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.
Также можно ограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.
В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.
Приказ о командировке
Каждая командировка начинается с оформления приказа.
С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.
Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.
Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:
ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
куда оформлена командировка;
в какие даты и на сколько календарных дней;
цель поездки;
кто финансирует поездку (работодатель).
Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:
Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
Т-9а, если командированных несколько.
Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.
Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.
Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Выплата суточных
Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.
Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).
Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).
Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.
Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.
Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:
посадочные талоны;
билеты;
чеки;
документы, подтверждающие расходы на проживание;
другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).
Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.
Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:
договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
кассовым чеком;
документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).
После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:
собрать все сохраненные расходные документы;
заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).
После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.
Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.
Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
Разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:
работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период их нахождения на указанных территориях им положены:
выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.
Начать дискуссию