Позиция по расчетным листкам меняется
В письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что информировать работника о составных частях заработной платы в электронном виде могут только те компании, которые перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Раньше (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) ведомство указывало на возможность использовать любую форму извещения без ограничений.
Единственным требованием было, чтобы она закрепляласьв локальном нормативном акте.
Любопытно, что ранее столичная Государственная инспекция труда (ГИТ Москвы) допускала возможность рассылать расчетные листки с помощью мессенджеров, если такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА (письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Хотя Роструд признавал, что нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листков с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена.
Однако в конце 2022 года в ТК добавлена статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (введена законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
После изменений в ТК мнение Минтруда изменилось.
Теперь официальная позиция ведомства состоит в том, что «извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22.3 Кодекса».
Стоит понимать, что в письме отражено мнение Минтруда – оно носит разъяснительный характер, но не имеет силу закона. В ТК нет прямого запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.
В нем указывается лишь то, что порядок и форма расчетного листка должны быть прописаны в локальном нормативном акте. Чаще всего это «Порядок внутреннего трудового распорядка» (ПВТР).
Если в этом документе указано, что компания рассылает листки с помощью электронной почты, и все сотрудники с ним ознакомлены – нарушения действующего законодательства нет.
Подавляющее большинство компаний рассылает расчетные листки по электронной почте. Например, многие предприятия используют 1С, где формирование и отправка листка на почту сотруднику происходит автоматически.
Сервисами КЭДО на сегодня пользуется около 1 млн работников в России из более чем 55 млн сотрудников различных компаний. Извещение их о составе заработной платы обязательно для любого работодателя.
А значит, законодательное закрепление позиции Минтруда сделает нарушителями больше 90% компаний. И это станет ощутимым стимулом для перехода на КЭДО.
Тренд на удаленные проверки
Еще одним сигналом о неминуемой цифровизации кадрового делопроизводства является унификация документов, связанных с работой.
1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, закрепляющий единые форматы электронных документов.
Если раньше их можно было оформлять в любом удобном виде, то теперь нужно следовать принятым стандартам.
Кстати для компаний, которые используют продвинутые платформы КЭДО, это новшество не добавило хлопот – форматы документов изменились в соответствии с законодательством прямо в сервисах.
Унифицированные формы документов – это подготовка к автоматизации проверок трудовой инспекцией.
Одинаковая структура файлов позволит государственным системам легко распознавать и обрабатывать данные, автоматически выявляя нарушения трудового законодательства.
Вероятно, скоро предоставление документов в электронном виде для контроля ГИТ станет обязательным – независимо от того, перешла ли компания на КЭДО.
И тогда для тех, кто использует бумажные документы, ведение двойного документооборота станет экономически нецелесообразным: проще перевести весь документооборот в цифровой вид.
Возможно, надзор в сфере трудовых отношений будет развиваться по пути налогового контроля.
Сейчас в России проходит эксперимент по налоговому мониторингу – новой форме взаимодействия бизнеса и ФНС, который предусматривает онлайн-доступ специалистов налоговой к учетным системам компании.
Вместо выездных проверок инспекторы изучают данные удаленно и сразу уведомляют о наличии нарушений. Точно так же инспекторы ГИТ смогут подключаться к системам КЭДО компаний и в режиме реального времени мониторить выполнение требований трудового законодательства.
Пока использование кадровых электронных документов – добровольное решение и для компаний, и для работников.
Однако мнение Минтруда и подготовка к автоматизации контрольных мероприятий в сфере трудовых отношений – подтверждают заметный курс на всеобщую и обязательную цифровизацию кадрового делопроизводства.
Начать дискуссию