Как сейчас устроен процесс планирования и бюджетирования в компаниях?
— Организация процесса во многом зависит от размера бизнеса и его структуры. На старте деятельности компании традиционно оформляют бизнес-процесс в виде расчетных моделей в Excel.
С масштабированием бизнеса руководство переводит процессы в специализированные системы для формирования планов и бюджетов. Это связано с ростом объемов данных, учетных статей и записей, которые создает компания в ходе своей деятельности, а также усложнением моделей расчетов бизнес-показателей. Кто уже проходил автоматизацию прекрасно помнят, что именно привело их к такому решению.
Например, таблицы с бесконечными колонками, множество книг с отдельными фрагментами данных, поскольку в один файл их не уместить. Или, как обычно бывает при формировании бюджета, множество однотипных файлов в одной папке от разных подразделений.
При этом даже высокий уровень автоматизации не исключает использования Excel в качестве базового инструмента аналитики.
По данным Gartner 87% финансовых специалистов используют Excel для решения рутинных задач по планированию и бюджетированию.
Суть в том, что при всей продвинутости, крупные аналитические системы не дают той гибкости в части построения гипотез или аналитики, которую может предоставить Excel.
Почему?
Объясняется это все сложностью самих систем и построением архитектуры учета бизнеса.
Внедрение этих систем всегда сопровождается командой консультантов и разработчиков, которые прописывают методологию и пишут код. Простой пользователь при дальнейшем использовании системы не сможет внести изменения в формулы или справочники. Для решения этой задачи нужно снова привлекать разработчиков и консультантов.
Какие сейчас есть тренды на рынке автоматизированных систем?
— Основной тренд последних лет — полная цифровая трансформация предприятий. Она включает все направления бизнеса: производство, ремонты, управление запасами и, конечно же, финансы.
Крупные российские холдинги стараются полностью уйти от ручной обработки информации и автоматизировать все участки деятельности. Эта цель реальна. Мы видим множество примеров компаний, которым это удается.
Сейчас появляется все больше бизнес-систем для решения различных производственных и административных задач.
Например: для планирования занятости сотрудников, реализации проекта, контроля деятельности или производства продукции.
И эти проекты можно вписать в существующий системный контур.
Интересно, что в среде финансовых специалистов становятся все более популярны гибридные платформы. Они совмещают пользовательскую работу в Excel и функционал крупных автоматизированных систем для планирования и бюджетирования.
Эти системы сохраняют преимущества обоих аналитических инструментов: гибкость, доступность и функционал Excel с одной стороны, динамичность и производительность — с другой.
Именно в таком классе систем мы сделали собственную разработку — платформу для планирования и бюджетирования бизнеса Планум.
Пользователь взаимодействует с платформой полностью через Excel: создает там справочники, модели расчетов, вводит данные, делает аналитику. При этом вся информация хранится на сервере и доступна всем пользователям в любой момент.
С какими сложностями сейчас сталкивается российский рынок автоматизации финансовых процессов?
— Основная сложность — уход иностранных вендоров. Крупные системы, такие как IBM, Oracle и SAP, больше не доступны для внедрения российскими потребителями.
Сейчас возможна только сервисная поддержка тех компаний, которые установили эти системы ранее. Дальнейшая работа оставшихся иностранных вендоров ПО пока остается под вопросом, а это не располагает к их внедрению в бизнес-процесс.
Конечно, на повестке сейчас стоит вопрос поиска отечественных решений для автоматизации. При этом современные потребности клиентов в функциональности аналитических систем создают новые вызовы для отечественных решений и пока не все ниши закрыты.
Что именно важно учитывать при автоматизации финансовой деятельности компании?
— Мы внедряем системы автоматизации финансов уже 10 лет. За это время у нас было множество проектов из разных сфер: логистика, ритейл, банки, агробизнес — где используются абсолютно разные методологии учета и расчета ключевых показателей бизнеса.
Поэтому однозначно могу сказать, что самый главный критерий при выборе системы — это ее гибкость.
Например, наш клиент из агробизнеса внедрял IBM Planning Analytics для организации системы операционного планирования по методологии снизу-вверх. Однако, стратегический план компания формировала по сверху-вниз.
Беда в том, что даже в такой мощной системе, как IBM Planning Analytics, совместить эти 2 подхода просто невозможно, поэтому для решения задачи мы внедряли ПО собственной разработки — платформу для планирования и бюджетирования Планум.
Автоматизированные решения должны связывать все бизнес-процессы в компании в одну расчетную модель.
Например, изменения в объемах производства сразу должны показывать планируемый финансовый результат. Изменение цен, например, также должно отражаться на итоговой выручке.
При этом важно, чтобы внедрение систем в бизнес было поэтапным. То есть автоматизировали один процесс, посмотрели, как он работает, как ведет себя система, насколько комфортно с ней взаимодействовать и т. д. Если по всем этим критериям система подходит, то можно переходить к автоматизации других участков.
Большая часть крупных систем не дает такой возможности, при этом их стоимость очень высока.
Наша платформа Планум позволяет идти поэтапно: компания может сначала автоматизировать сбор финансовой отчетности и консолидацию, потом перейти к сбору производственных показателей, труда, логистики и т.д.
Потребители все больше отдают предпочтение коробочным, или готовым, решениям, которые можно быстро вписать в бизнес-процесс и начать пользоваться ими как можно скорее. Заказная разработка, которая создается под конкретного клиента, интересна, но больше для нестандартных случаев.
Фактор времени, которое затрачивается на внедрение и адаптацию, становится как никогда определяющим. Дело в том, что в ситуации рыночной волатильности менеджменту необходимо отслеживать состояние бизнеса в реальном времени, чтобы оперативно видеть риски возникновения кассовых разрывов, просроченных задолженностей, находить те ресурсы предприятия, которые можно направить на инвестирование.
Например, крупная система для планирования и бюджетирования может внедряться до 12 месяцев. В Планум мы сократили период интеграции до 2 месяцев, если не требуется сложная методология расчетов. Например, списание издержек в конце вегетативного периода в агробизнесе.
Важна возможность полной интеграции с другими приложениями, которые уже установлены в компании, или со сторонними порталами. Если мы говорим о бухгалтерии, то это интеграция с 1С, системами банк-клиент, а также со сторонними веб-сервисами.
Пример из нашего опыта — настройка регулярной и автоматизированной загрузки данных по курсам валют с сайта ЦБ. Мы это делали для клиента, которому устанавливали Планум, как первую систему управления финансами.
На базе платформы мы настроили передачу данных с сайта так, чтобы каждый день в определенное время в систему поступали свежие данные о курсах валют. При загрузке новых курсов все финансовые модели пересчитывались.
Какие конкретные проблемы помогает решить автоматизация финансов?
— Основная задача автоматизации — максимально сократить ручной труд и ускорить процесс получения результата.
Один из наиболее трудоемких процессов — сбор и консолидация данных.
Как обычно собираются бюджетные данные в компаниях? Пересылкой файлов по электронной почте или загрузкой файлов на общий диск.
В итоге получается список однотипных файлов от разных подразделений, который надо свести к агрегированным показателям, и при необходимости учесть возможность детализации.
Кроме того, после сбора и консолидации идет долгий процесс утверждения, и в итоге непонятно, какая версия документа последняя, и где находятся актуальные данные.
Многим, кто собирает бюджет в Excel, такая ситуация хорошо знакома.
Нашему клиенту мы решили аналогичную задачу за счет внедрения Планум. На базе платформы мы сделали единую модель, доступную всем пользователям.
Права доступа к отдельным массивам информации в модели были разграничены в соответствии с регламентами безопасности. Пользователи могли создавать неограниченное количество версий одного документа.
Редактирование одной версии документа могло производиться несколькими пользователями одновременно прямо в Excel. При этом данные о том, кто и когда вносил изменения, сохранялись на сервере.
В целом организация хранения данных на сервере помогает решить множество рутинных задач. К примеру, оптимизировать процесс работы с большими массивами данных, а процесс управления справочниками и формулами модели сделать более универсальным.
Например, для одного клиента из строительной сферы мы с помощью Планум автоматизировали процесс проектного планирования. Хранение данных, формул и управление структурой было организовано на облачном сервере.
В результате, вместо множества вкладок в Excel с разными проектами, пользователь стал работать только с одним листом Excel, где можно было выбирать проекты с помощью фильтра. Если администратор системы вносил изменения, то они отображались у остальных пользователей мгновенно.
Важно, чтобы администраторами системы выступали сами целевые заказчики.
Как обычно устроен процесс сервиса системы?
Есть разработчик, который по запросам конечных пользователей, в нашем случае финансовых отделов, вносит изменения в расчеты и структуру данных. При этом конечные пользователи не могут самостоятельно оперативно внести какие-либо изменения, или даже просто посмотреть формулу, по которой считается показатель. Им все равно приходится перепроверять расчет вручную, а в случае ошибки — обращаться к разработчику, чтобы последний внес корректировки.
При разработке Планума мы учли этот момент. Многие клиенты приходят с вопросом, а могут ли они самостоятельно что-то поменять? С нашей платформой это возможно.
Принцип работы платформы полностью опирается на логику и интерфейс Excel, а значит в ячейках отображаются формулы, которые применяются для расчета того или иного показателя. Пользователи с соответствующими правами доступа могут менять справочники продукции, складов и номенклатуры: изменения будут доступны мгновенно всем участникам процесса.
Какие у вас дальнейшие планы?
— В связи с уходом Microsoft с российского рынка становится актуальным вопрос дальнейшей работы Excel и других систем. Однако у большинства коммерческих компаний куплены пожизненные лицензии на офисное ПО Microsoft.
Переход на другие приложения с электронными таблицами пока регламентирован нормативно-правовыми актами для министерств, государственных учреждений и компаний.
Кроме того, пока ни один другой продукт для работы с электронными таблицами не предоставляет такой набор функционала, как Excel. Поэтому наиболее перспективным вариантом дальнейшего развития продукта мы видим создание собственного интерфейса для работы с платформой.
Реклама: ООО «ПЛАНОМЕТРИКА», ИНН 7751254386, erid: LjN8K9Ry5
Комментарии